Как пользоваться номенклатурой в 1С

Номенклатура — это центральный справочник в любой конфигурации 1С: в нём хранятся товары, услуги, материалы и работы, которые участвуют в документах закупки, продажи, производства и складского учёта. От того, насколько грамотно заполнен этот справочник, зависит корректность остатков, себестоимости, налогов и отчётности.

Основная ошибка начинающих пользователей — создавать позиции «на лету» в документах, не задумываясь о структуре справочника. Через несколько месяцев это приводит к дублям («Сахар 1 кг», «Сахар, 1кг», «сахар песок»), невозможности свернуть остатки и ошибкам в отчётах. Правильная работа с номенклатурой начинается с понимания её структуры: виды, группы, единицы измерения, характеристики и цены.

В статье разобраны практические шаги для конфигураций «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия» — логика везде схожа, отличается только расположение разделов меню. Все действия выполняются в пользовательском режиме и не требуют навыков программирования.

Где находится номенклатура и как устроен справочник

В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» справочник находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или в разделе «Закупки» / «Продажи». В «1С:Бухгалтерии» — раздел «Справочники» → «Номенклатура». В «1С:Управление нашей фирмой» — раздел «Закупки» или «Продажи» → «Номенклатура».

Справочник иерархический: позиции можно раскладывать по папкам (группам), например «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги». Группы не участвуют в учёте сами по себе — это просто удобная навигация. Учётные параметры задаются либо в самой карточке, либо через вид номенклатуры, который объединяет однотипные позиции.

Перед массовым заведением позиций определитесь со структурой папок и наименованиями. Договоритесь внутри компании о едином формате: например, сначала сущность, потом параметры — «Краска водно-дисперсионная, белая, 10 л». Это избавит от половины будущих проблем с поиском и дублями.

Как создать карточку номенклатуры

Откройте справочник и нажмите «Создать». Форма карточки зависит от конфигурации, но ключевые поля везде одинаковые:

• Наименование — рабочее название для внутреннего использования;
• Наименование для печати / полное наименование — то, что попадёт в документы для контрагентов;
• Вид номенклатуры — определяет тип позиции и учётные настройки;
• Единица измерения — шт., кг, м, упаковка и т.д.;
• Артикул и штрихкод — для поиска и работы со сканером;
• Ставка НДС — подставляется в документы автоматически.

Заполните обязательные поля и нажмите «Записать и закрыть». Если позиция — услуга, убедитесь, что вид номенклатуры имеет тип «Услуга»: такие позиции не попадут на склад и не будут путать остатки. Смешение товаров и услуг в одном виде — частая причина ошибок в проводках и отчётах по запасам.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и выберите нужную группу
2. 2
   Нажмите «Создать», заполните наименование по принятому в компании шаблону
3. 3
   Укажите вид номенклатуры с типом «Товар»
4. 4
   Задайте единицу измерения, артикул и ставку НДС
5. 5
   При необходимости добавьте штрихкод и изображение
6. 6
   Запишите карточку и проверьте, что она находится в документе поступления

Настройка видов номенклатуры и типов позиций

Виды номенклатуры задаются один раз и используются постоянно. Минимальный рабочий набор для торговой компании: «Товары», «Услуги», «Материалы» (если есть производство или переработка). В «1С:Бухгалтерии» вид определяет счета учёта — например, товары на счёте 41, материалы на счёте 10, услуги списываются на затраты.

В виде номенклатуры также включается учёт по характеристикам и сериям. Характеристики нужны, когда один товар существует в нескольких модификациях: размер, цвет, объём. Серии применяют для учёта сроков годности или партионного учёта. Включайте эти опции только там, где они реально нужны: лишние обязательные поля замедлят оформление документов.

Характеристики или отдельные позиции

Одна позиция с характеристиками

Подходит для модификаций одного товара (размер, цвет). Меньше дублей, удобный анализ продаж по товару в целом. Ограничение: цена и штрихкод привязываются к каждой характеристике отдельно.

Отдельные карточки на каждую модификацию

Подходит, когда модификации — фактически разные товары с разными артикулами поставщика и учётом. Минус: разрастание справочника и сложность сводного анализа.

Цены, единицы измерения и штрихкоды

Цены в 1С хранятся не в карточке номенклатуры, а в отдельном регистре и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Видов цен может быть несколько: закупочная, оптовая, розничная. В документах продажи цена подставляется по выбранному виду цен, но её всегда можно изменить вручную, если это разрешено правами.

С единицами измерения есть нюанс: базовая единица задаётся в карточке, а упаковки (коробка по 12 шт., палета) добавляются как дополнительные с коэффициентом пересчёта. Остатки на складе всегда хранятся в базовых единицах, поэтому ошибка в коэффициенте упаковки напрямую искажает складские остатки. Проверяйте коэффициент до первого оприходования товара.

Штрихкоды вводятся в карточке вручную или сканером. Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, для разных упаковок. Если штрихкод уже привязан к другой позиции, программа выдаст предупреждение: не игнорируйте его, иначе сканер на кассе и складе будет находить не тот товар.

Массовое заполнение и загрузка из файла

Если позиций десятки или сотни, заводить их вручную нерационально. В большинстве конфигураций есть встроенная загрузка из табличного файла (Excel, CSV): «Загрузка данных из внешних источников» или обработка «Загрузка номенклатуры». Подготовьте файл с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена.

Перед загрузкой почистите файл: уберите лишние пробелы, приведите наименования к единому виду, проверьте, что одинаковые товары не повторяются с разным написанием. После загрузки обязательно выгрузите список обратно в таблицу и сверьте количество строк и итоговые значения с исходником.

Как проверить результат и поддерживать порядок

После создания или загрузки номенклатуры выполните контрольные проверки. Сформируйте отчёт «Остатки на складах» (или «Оборотно-сальдовая ведомость» в бухгалтерии) и убедитесь, что новые позиции корректно участвуют в движениях. Проведите тестовый документ поступления и продажи на одну позицию и проверьте, какие проводки и записи регистров он сформировал.

Поддержание порядка — регулярная работа. Раз в месяц ищите дубли (в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей»), проверяйте позиции без движений и архивируйте неиспользуемые. Удалять позиции, по которым были документы, нельзя — для них используйте пометку на удаление с отложенной обработкой или статус «не используется».

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск позиции в подборе товаров

Норма

Позиция находится по наименованию, артикулу и штрихкоду, подставляется в документ

Тревожный признак

Позиция не находится или подставляется с пустой ценой и единицей

Проводки документа поступления

Норма

Товар встаёт на нужный счёт/склад с корректным количеством

Тревожный признак

Движения идут не на тот счёт или количество искажено из-за упаковки

Отчёт по остаткам

Норма

Остатки совпадают с фактическими после оприходования

Тревожный признак

Расхождения кратны коэффициенту упаковки — ошибка в единицах измерения

Типичные ошибки при работе с номенклатурой

Большинство проблем со справочником возникает не из-за сложности программы, а из-за отсутствия регламента. Закрепите правила: кто создаёт позиции, по какому шаблону называет, кто проверяет дубли. Даже простое правило «новую позицию создаёт только кладовщик или менеджер по закупкам» резко сокращает количество мусора в справочнике.

Частые вопросы

Как найти и объединить дубли номенклатуры?

Используйте типовую обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит похожие элементы по наименованию и реквизитам, позволяет выбрать «правильную» позицию и автоматически заменяет дубли во всех документах. Перед запуском сделайте резервную копию базы.

Можно ли удалить позицию номенклатуры?

Позицию, которая используется хотя бы в одном документе, физически удалить нельзя — нарушится целостность данных. Её можно пометить на удаление, но удаление выполнится только после удаления всех ссылающихся документов. Практичнее исключить такую позицию из использования: переименовать с пометкой «не использовать» или скрыть настройкой прав.

Чем характеристика отличается от серии?

Характеристика описывает постоянное свойство товара — размер, цвет, объём. Серия описывает партию: номер производственной серии, срок годности. Одна позиция может использовать и то, и другое одновременно, например лекарство определённой дозировки с учётом сроков годности.

Почему в документе не подставляется цена?

Цена подставляется из регистра цен по виду цен, указанному в документе или соглашении с клиентом. Проверьте: установлена ли цена документом «Установка цен номенклатуры» на дату не позже даты документа, совпадает ли вид цен, не отличается ли валюта цены от валюты документа.

Как правильно завести комплект из нескольких товаров?

Создайте отдельную позицию для комплекта, а его состав опишите в справочнике «Варианты комплектации». Сборка комплекта оформляется документом «Сборка (комплектация)»: составляющие списываются со склада, комплект оприходуется. Продавать комплект «виртуально» без сборки можно только если конфигурация поддерживает такой режим.