Как перенести номенклатуру в 1С:УНФ

Перенос номенклатуры — одна из первых задач при запуске учёта в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ). В зависимости от того, где хранятся данные сейчас, подходят разные инструменты: встроенная загрузка из Excel, универсальный обмен через файл данных или типовая синхронизация между конфигурациями. Выбор способа определяется объёмом справочника, наличием исходной базы 1С и тем, нужно ли переносить только наименования или также цены, характеристики и остатки.

В УНФ есть штатный механизм «Загрузка данных из файла», который умеет читать таблицы Excel и CSV без установки дополнительных обработок. Для перехода из другой конфигурации 1С (например, из «Управление торговлей» или «Комплексной автоматизации») чаще используют обработку «Универсальный обмен данными в формате XML» или готовые правила конвертации. Оба пути подробно разобраны ниже.

Перед любыми действиями сделайте резервную копию информационной базы. Ошибка при загрузке может создать тысячи дублей или перезаписать существующие карточки, а откатить массовые изменения без копии невозможно. Для файловой базы достаточно скопировать каталог с файлом 1Cv8.1CD, для клиент-серверной — выполнить выгрузку через конфигуратор или средствами СУБД.

Подготовка: что проверить до начала переноса

Качество загрузки на 80% определяется подготовкой исходных данных. Если в файле Excel один и тот же товар встречается под разными наименованиями («Кружка 300 мл» и «Кружка керамическая 300мл»), в справочнике появятся дубли, которые потом придётся искать и объединять вручную. Поэтому перед загрузкой файл нужно почистить: убрать дубли строк, привести единицы измерения к единому виду, заполнить обязательные колонки.

Определите, какие реквизиты реально нужны в УНФ. Минимальный набор — наименование, вид номенклатуры (товар, услуга, работа), единица измерения. Дополнительно переносят артикул, штрихкод, ставку НДС, цену закупки и продажи, группу (папку) номенклатуры. Чем меньше колонок вы загружаете, тем меньше точек отказа — лишние реквизиты всегда можно дополнить позже.

Проверьте релиз конфигурации и права пользователя. Загрузка данных доступна пользователю с правами администратора или полными правами на справочник «Номенклатура». В разных релизах УНФ состав сопоставляемых полей в обработке загрузки может отличаться, поэтому инструкцию стоит сверять с тем, что видно в вашей базе.

Способ 1. Загрузка номенклатуры из Excel или CSV

Штатная обработка находится по пути: «Компания» → «Администрирование» → «Загрузка данных из файла». В открывшемся окне выберите вид загружаемых данных — «Номенклатура», затем укажите файл формата XLSX, XLS, CSV или MXL. Обработка прочитает таблицу и покажет её содержимое на закладке сопоставления колонок.

На этапе сопоставления для каждой колонки файла укажите соответствующий реквизит справочника: «Наименование», «Артикул», «Единица измерения», «Штрихкод» и так далее. Колонки, которые не нужны, помечайте как «Не загружать». Если в файле есть строка заголовков, включите опцию её пропуска, чтобы названия колонок не попали в справочник как товар.

Обратите внимание на ключ поиска дублей. По умолчанию обработка ищет существующие элементы по наименованию; если в вашем учёте наименования не уникальны, переключите поиск на артикул или штрихкод. Неверно выбранный ключ — главная причина дублей после загрузки.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы и подготовьте файл: уберите дубли, проверьте единицы измерения
2. 2
   Откройте «Компания» → «Администрирование» → «Загрузка данных из файла» и выберите вид данных «Номенклатура»
3. 3
   Укажите файл и сопоставьте колонки таблицы реквизитам справочника, лишние колонки отметьте «Не загружать»
4. 4
   Выберите ключ поиска дублей (наименование, артикул или штрихкод) и режим: создавать новые / обновлять существующие
5. 5
   Нажмите «Загрузить», дождитесь отчёта о результатах и проверьте количество созданных элементов в справочнике

Как подготовить файл Excel правильно

Файл должен представлять собой плоскую таблицу: одна строка — одна позиция номенклатуры, без объединённых ячеек, промежуточных итогов и пустых строк внутри данных. Объединённые ячейки обработка читает некорректно: значение попадёт только в первую строку объединения, остальные окажутся пустыми.

Цены и количественные значения храните как числа, а не как текст. Признак текстового числа в Excel — зелёный треугольник в углу ячейки; такие значения либо не загрузятся, либо загрузятся с ошибкой. Десятичный разделитель в файле должен совпадать с региональными настройками компьютера, на котором выполняется загрузка.

Загрузка цен вместе с номенклатурой

Цены в УНФ хранятся не в карточке номенклатуры, а в регистре «Цены номенклатуры» и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Поэтому колонка с ценой в файле загружается отдельным шагом: после загрузки самой номенклатуры выполняется загрузка цен с указанием вида цен (закупочная, оптовая, розничная). Виды цен должны быть созданы в справочнике заранее.

Способ 2. Перенос из другой базы 1С через универсальный обмен

Если номенклатура уже ведётся в другой конфигурации 1С (УТ 10.3, УТ 11, КА, ERP, розница), рациональнее использовать обработку «Универсальный обмен данными в формате XML» (файл обычно называется УниверсальныйОбменДаннымиXML.epf). Она выгружает данные из базы-источника в XML-файл по правилам конвертации, а затем загружает этот файл в УНФ.

Для типовых пар конфигураций правила конвертации поставляются в составе конфигурации или доступны на портале 1С. Если точных правил для вашей пары «источник → УНФ» нет, используют промежуточный вариант: выгрузить номенклатуру из источника в табличный документ или Excel и дальше действовать по первому способу.

Последовательность такая: в базе-источнике открываете обработку обмена, выбираете правила выгрузки, отмечаете объект «Справочник.Номенклатура» и связанные объекты (единицы измерения, виды номенклатуры), выполняете выгрузку в файл. Затем в УНФ открываете ту же обработку на закладке «Загрузка данных» и загружаете полученный XML.

Способ 3. Типовая синхронизация и сервисы переноса

Для регулярного обмена между УНФ и другими продуктами 1С предусмотрена настройка синхронизации данных: «Компания» → «Администрирование» → «Синхронизация данных». Этот вариант подходит, когда обе базы продолжают работать параллельно и номенклатура должна быть актуальна в обеих. Для разового переезда синхронизация избыточна — достаточно разовой выгрузки.

Для перехода из «облачных» решений и сторонних учётных систем, у которых есть выгрузка в Excel или CSV, используют тот же первый способ с предварительной конвертацией файла. Главное — привести структуру выгрузки к плоской таблице, понятной обработке УНФ.

Сравнение способов переноса

Загрузка из Excel/CSV

Подходит для старта с нуля и данных из сторонних систем. Не требует доступа к другой базе 1С. Ограничение: цены и штрихкоды загружаются отдельными шагами, остатки переносятся документами.

Универсальный обмен XML

Подходит для переезда из другой конфигурации 1С со сложной структурой (характеристики, наборы, упаковки). Требует правил конвертации и навыков работы с обработкой.

Синхронизация данных

Подходит, когда обе базы работают постоянно и номенклатура должна совпадать. Для разового переноса избыточна и сложнее в настройке.

Проверка результата после загрузки

Сразу после загрузки сверьте количество строк в файле с количеством созданных элементов справочника. Откройте справочник «Номенклатура» и отсортируйте по дате создания или отберите по группе, если загружали в отдельную папку. Расхождение количества — первый признак проблем: часть строк могла не загрузиться из-за ошибок формата или распознаться как дубли.

Выборочно откройте 5–10 карточек и проверьте ключевые реквизиты: вид номенклатуры, единицу измерения, ставку НДС, артикул. Частая ошибка — все позиции загрузились с видом «Товар», хотя часть должна быть услугами: это влияет на документы реализации и отчёты. Исправить вид можно групповой обработкой «Групповое изменение реквизитов».

Отдельно проверьте цены: сформируйте прайс-лист или отчёт по ценам номенклатуры и убедитесь, что цены установлены нужным видом цен и актуальной датой. Если прайс пуст — цены не записались, чаще всего из-за отсутствующего вида цен или ошибок в числовом формате файла.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество элементов в справочнике

Норма

Совпадает с числом строк в файле (с учётом пропущенных дублей)

Тревожный признак

Элементов заметно меньше или больше — есть ошибки загрузки или дубли

Вид номенклатуры и единицы измерения

Норма

Товары, услуги и работы распределены корректно, единицы соответствуют учёту

Тревожный признак

Все позиции одного вида, единицы пустые или неверные

Цены в прайс-листе

Норма

Цены видны по нужному виду цен с актуальной датой

Тревожный признак

Прайс пуст или цены нулевые

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — дубли номенклатуры из-за неверно выбранного ключа поиска или неочищенного файла. УНФ не запрещает элементы с одинаковыми наименованиями, поэтому контроль уникальности полностью на пользователе. Найденные дубли объединяют штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования.

Второй класс ошибок связан с форматом файла: текстовые числа, объединённые ячейки, скрытые листы, формулы вместо значений. Перед загрузкой сохраните нужный лист как отдельный файл и замените формулы значениями («Вставить как значения» в Excel).

Учтите ограничение: штатная загрузка не переносит остатки на складах и не создаёт документы. Остатки вводятся отдельно — документом «Ввод начальных остатков» или оприходованием. Характеристики номенклатуры (размеры, цвета) также требуют отдельной настройки и загрузки, если ведётся учёт по характеристикам.

Частые вопросы

Можно ли загрузить номенклатуру в УНФ без Excel, прямо из буфера обмена?

Да, обработка «Загрузка данных из файла» позволяет вставить таблицу из буфера обмена. Скопируйте диапазон в Excel и вставьте его в табличное поле обработки, затем выполните сопоставление колонок как обычно. Это удобно для небольших списков до нескольких сотен позиций.

Как перенести штрихкоды вместе с товарами?

Штрихкоды хранятся в отдельном регистре сведений, но штатная загрузка умеет записывать их, если в файле есть колонка со штрихкодом и она сопоставлена соответствующему полю. Если штатный механизм вашего релиза не сопоставляет штрихкоды, их загружают отдельной обработкой или вводят через карточку номенклатуры.

Что делать, если после загрузки появились дубли?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование». Она найдёт элементы с совпадающими наименованиями или артикулами и объединит их с автоматической заменой ссылок во всех документах. Перед объединением проверьте список найденных пар вручную, чтобы не склеить разные товары.

Можно ли загрузить номенклатуру с картинками?

Массовая загрузка изображений штатной обработкой из Excel не поддерживается. Картинки прикрепляются к карточкам вручную или через специализированные обработки, которые сопоставляют файлы изображений с номенклатурой по артикулу или имени файла. Для больших каталогов это отдельная задача, которую обычно поручают специалисту по 1С.

Как перенести остатки товаров на складах?

Остатки не загружаются вместе со справочником. Они вводятся документом «Ввод начальных остатков» (раздел «Компания») на дату начала учёта в УНФ. Табличную часть документа можно заполнить из файла тем же механизмом загрузки табличных частей, либо ввести вручную при небольшом объёме.

Нужно ли сначала создавать группы (папки) номенклатуры?

Не обязательно: если в файле есть колонка с группой, обработка создаст папки автоматически при загрузке. Но при сложной иерархии надёжнее создать структуру групп заранее вручную и в файле ссылаться на существующие папки — так вы контролируете итоговое дерево справочника.