Справочники и Данные · 11 мин
Как отключить подразделения в 1С
Как отключить или скрыть подразделение в 1С: пометка на удаление, настройка обмена, отключение учета по подразделениям в БП, ЗУП и УТ. Проверка и типичные ошибки.
Отключить подразделение в 1С можно несколькими способами, и выбор зависит от того, что именно требуется: убрать запись из справочника, прекратить её участие в обмене между базами или полностью отключить учёт по подразделениям в программе. Прямого переключателя «отключить» у элемента справочника нет, поэтому используются пометка на удаление, архивирование, настройка синхронизации или изменение функциональных опций.
Главный риск при отключении подразделения — потеря аналитики в учёте. Если на подразделение заведены документы, остатки склада, сотрудники или основные средства, простое удаление записи нарушит отчётность и спровоцирует ошибки при проведении документов. Поэтому перед любыми действиями нужно проверить ссылки на элемент и понять, какая цель стоит: скрыть устаревшую запись или изменить саму методику учёта.
Ниже разобраны рабочие сценарии для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление торговлей и ERP, а также ситуации с обменом данными между базами.
Определите, что именно нужно отключить
Под формулировкой «отключить подразделение» обычно скрывается одна из четырёх задач. Первая — скрыть устаревшую запись из справочника, чтобы сотрудники не выбирали её в новых документах. Вторая — исключить подразделение из обмена между базами, например между ЗУП и Бухгалтерией. Третья — полностью отказаться от учёта по подразделениям в программе, если он был включён ошибочно. Четвёртая — ограничить доступ пользователей к данным конкретного подразделения.
От цели зависит инструмент. Пометка на удаление решает первую задачу и не трогает остальные. Настройка синхронизации работает только для обменов. Функциональные опции меняют поведение всей системы, а ограничение доступа настраивается через профили групп доступа и требует прав администратора.
Как выбрать действие
Пометка подразделения на удаление — базовый способ
Самый безопасный и обратимый способ отключить подразделение — пометить его на удаление. Откройте справочник: в 1С:Бухгалтерии это раздел «Справочники» → «Подразделения», в ЗУП — «Настройка» → «Предприятие» → «Подразделения», в УТ и ERP — «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Подразделения». Выделите нужный элемент и нажмите кнопку удаления или клавишу Delete, подтвердите установку пометки.
Помеченное подразделение перестаёт предлагаться в полях выбора новых документов, но остаётся в базе. Все старые документы продолжают ссылаться на него, отчёты за прошлые периоды формируются корректно, проведение не ломается. Это ключевое преимущество способа перед физическим удалением.
Чтобы запись не мешала в списке справочника, включите фильтр «Не показывать помеченные на удаление» через меню «Ещё» в форме списка. Если подразделение понадобилось снова, пометку можно снять тем же способом — элемент полностью восстановится.
- 1Откройте справочник «Подразделения» в вашей конфигурации
- 2Найдите нужный элемент через поиск или отбор
- 3Выделите запись и нажмите Delete или кнопку «Пометить на удаление»
- 4Подтвердите установку пометки
- 5Проверьте, что элемент исчез из списков выбора в новых документах
- 6При необходимости включите скрытие помеченных элементов в настройке списка
Проверка ссылок перед отключением
Перед пометкой на удаление полезно выяснить, где используется подразделение. Для этого выделите элемент и вызовите команду «Ещё» → «Найти ссылки на объект» (в некоторых конфигурациях — «Поиск ссылок»). Система покажет все документы, записи регистров и другие объекты, где встречается эта ссылка.
Особое внимание обратите на открытые периоды. Если по подразделению есть непроведённые или черновые документы текущего месяца, сначала разберитесь с ними: проведите, перенесите на другое подразделение или удалите. Также проверьте остатки — складские остатки, задолженность сотрудников, основные средства, числящиеся за подразделением. Пометка на удаление не переносит остатки автоматически.
В ЗУП отдельно проверьте штатное расписание и действующих сотрудников: если в подразделении остались работники, отключать его нельзя до перевода персонала. В торговых конфигурациях проверьте, не назначено ли подразделение в настройках распределения продаж, ценообразования или маршрутов.
Отключение учёта по подразделениям целиком
Если учёт по подразделениям был включён, но фактически не ведётся, его можно отключить через функциональные опции. В 1С:Бухгалтерии путь такой: «Главное» → «Настройки» → «План счетов» → «Настройка плана счетов» → снимите флаг «Учёт по подразделениям». Также проверьте раздел «Главное» → «Учётная политика», где могут быть связанные настройки.
Учтите ограничение: если на счетах с признаком учёта по подразделениям уже есть проводки, программа может не дать снять флаг или потребует очистки данных. В этом случае сначала сверните или перенесите остатки, либо оставьте опцию включённой, но пометьте лишние подразделения на удаление — это практичный компромисс.
В ЗУП отключить подразделения как сущность нельзя — они обязательны для кадрового учёта. Там задача решается иначе: неиспользуемые подразделения помечаются на удаление, а в настройках штатного расписания проверяется актуальность позиций.
Исключение подразделения из обмена данными
Частая ситуация: подразделение нужно в одной базе, но не должно передаваться в другую, например из ЗУП в Бухгалтерию. Откройте «Администрирование» → «Синхронизация данных» → «Настройки синхронизации данных» и выберите нужный обмен. В настройках состава отправляемых данных задайте отбор по подразделениям — исключите ненужный элемент.
Если подразделение уже выгружено ранее, изменение отбора не удалит его в приёмнике автоматически. Потребуется либо пометить элемент на удаление в обеих базах, либо дождаться, пока пометка удаления передастся обменом — если синхронизация настроена на передачу пометок удаления.
В сложных обменах через правила конвертации (КД) отбор может задаваться в самих правилах. Тогда изменения вносятся в правила обмена, и без навыков работы с конвертацией данных эту задачу лучше поручить специалисту по 1С.
Ограничение доступа к подразделению для пользователей
Если подразделение должно работать, но часть пользователей не должна видеть его данные, используется механизм ограничения доступа на уровне записей (RLS). Проверьте, что в настройках включён флаг «Ограничивать доступ на уровне записей»: «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей» → «Группы доступа».
Затем в профиле группы доступа на вкладке ограничений добавьте разрешённые значения по виду доступа «Подразделения». Пользователь увидит в списках и отчётах только разрешённые подразделения. Учтите, что RLS заметно нагружает базу на больших объёмах данных, поэтому включайте его осознанно.
Сравнение вариантов
Подходит для скрытия устаревшей записи; обратимо, история сохраняется, но остатки не переносятся
Подходит при полном отказе от учёта по подразделениям; влияет на всю базу и может блокироваться при наличии проводок
Подходит для обменов между базами; не удаляет уже выгруженные данные в приёмнике
Подходит для разграничения прав пользователей; требует прав администратора и снижает производительность
Типичные ошибки и проверка результата
Самая частая ошибка — попытка физически удалить подразделение, на которое ссылаются документы. Обработка «Удаление помеченных объектов» в этом случае либо откажет, либо при монопольном режиме создаст битые ссылки. Вторая ошибка — забыть про регистры сведений: настройки налогов, параметров учёта, отражения зарплаты могут хранить ссылку на подразделение, и после его отключения документы начнут ругаться на незаполненные данные.
Третья ошибка — отключить подразделение в одной базе и забыть про связанную. Например, в ЗУП подразделение помечено, а в Бухгалтерии оно продолжает использоваться в способах отражения зарплаты. Проверяйте обе стороны обмена.
После отключения проверьте результат: создайте тестовый документ и убедитесь, что подразделение недоступно для выбора. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или отчёт по складу — не должно быть новых движений по отключённому подразделению. В ЗУП откройте штатное расписание и список сотрудников с отбором по подразделению — список должен быть пуст.
Как проверить результат
Отключённое подразделение отсутствует в списке выбора
Подразделение по-прежнему предлагается — пометка не установлена
По подразделению нет остатков и новых движений
Остатки висят — их нужно перенести перед отключением
В подразделении нет действующих позиций и работников
Есть сотрудники — выполните кадровый перевод
Подразделение не передаётся в другую базу
Элемент продолжает выгружаться — проверьте отбор обмена
FAQ: частые вопросы об отключении подразделений
Можно ли восстановить подразделение после пометки на удаление?
Да. Откройте справочник, включите отображение помеченных элементов через настройку списка, выделите запись и снимите пометку той же кнопкой. Все связи и история сохраняются, элемент сразу снова доступен в документах.
Почему программа не даёт удалить подразделение окончательно?
Обработка удаления помеченных объектов отказывает, если на элемент есть ссылки из документов, регистров или других справочников. Используйте поиск ссылок, чтобы увидеть список таких объектов. Пока ссылки существуют, оставьте подразделение помеченным — это безопасный рабочий режим.
Что будет со старыми отчётами после пометки на удаление?
Ничего не изменится. Пометка на удаление не влияет на уже проведённые документы и регистры, поэтому отчёты за прошлые периоды формируются с прежними данными. Ограничение касается только выбора значения в новых документах.
Как отключить подразделение, если в нём остались сотрудники в ЗУП?
Сначала переведите сотрудников кадровым переводом в другое подразделение или оформите увольнения. Затем закройте позиции штатного расписания. Только после этого помечайте подразделение на удаление, иначе кадровые документы и расчёты начнут выдавать ошибки.
Можно ли отключить подразделения только для части организаций в базе?
Функциональные опции в большинстве конфигураций задаются на всю информационную базу или на организацию — зависит от конкретной настройки. Проверьте, есть ли нужная опция в карточке организации. Если её там нет, используйте пометку на удаление конкретных подразделений вместо глобального отключения.
Подразделение помечено, но в обмене всё равно создаётся в другой базе. Что делать?
Проверьте, передаёт ли ваша синхронизация пометки удаления — не все типовые обмены это делают. Настройте отбор в составе отправляемых данных, исключив помеченные элементы, а в приёмнике пометьте уже созданный дубль вручную. После следующего сеанса обмена ситуация стабилизируется.
Что важно запомнить
Основной способ отключить подразделение — пометка на удаление: она скрывает запись из новых документов, сохраняя историю. Перед отключением проверьте ссылки, остатки и сотрудников, а при обменах — настройте отбор в синхронизации. Физическое удаление безопасно только после полной очистки связанных данных.