Справочники и Данные · 11 мин
Как настроить структуру предприятия в 1С
Как настроить структуру предприятия в 1С: организации, подразделения, склады и кассы. Пошаговая настройка справочников, типичные ошибки и проверка результата.
Структура предприятия в 1С — это набор взаимосвязанных справочников: организации, подразделения, склады, кассы, должности и сотрудники. От правильности их настройки зависит, как будут проводиться документы, строиться отчёты по подразделениям и рассчитываться зарплата. Ошибки на этом этапе потом «расползаются» по всему учёту: себестоимость не сходится, отчётность по подразделениям пустая, а документы приходится исправлять вручную.
Настройка отличается в зависимости от конфигурации. В «1С:Бухгалтерия 8» структура минимальна — организация и подразделения. В «1С:ERP», «Комплексной автоматизации» и «Зарплате и управлении персоналом» появляются оргструктура, юридические лица, склады, кассы и обособленные подразделения. Ниже разобран универсальный порядок, который подходит для типовых конфигураций на платформе 8.3.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права администратора или хотя бы полные права на справочники, а база развёрнута в тестовой копии, если настройка ведётся впервые. Все примеры ниже даны для управляемого интерфейса «Такси».
Что входит в структуру предприятия в 1С
Под структурой предприятия в 1С понимают несколько уровней. Первый — юридические лица и ИП, которые заводятся в справочнике «Организации». Второй — внутреннее деление: подразделения (отделы, цеха, филиалы), которые используются в документах и отчётах. Третий — материальные и финансовые точки: склады, кассы, кассы ККМ.
Дополнительно в зарплатных конфигурациях есть оргструктура: должности, штатное расписание, территории и условия труда. В ERP-системах добавляются направления деятельности, структура предприятия для производства (рабочие центры, виды рабочих центров) и структурные единицы для обособленного учёта.
Важно понимать разницу между подразделением организации и обособленным подразделением. Обособленное подразделение с выделенным балансом в некоторых конфигурациях заводится как отдельная организация с признаком филиала. Если завести его как обычный отдел, налоговая отчётность и оборотно-сальдовая ведомость сформируются некорректно.
Подготовка: что сделать до настройки
Прежде чем заводить элементы, соберите исходные данные: штатное расписание, список юридических лиц с реквизитами (ИНН, КПП, ОГРН), перечень складов и касс, схему подчинённости отделов. Без этого списка структура получится «как пойдёт», и через месяц её придётся переделывать.
Сделайте резервную копию информационной базы. Для файловой базы достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD или выгрузить базу через конфигуратор («Администрирование — Выгрузить информационную базу»). Для клиент-серверного варианта используйте средства СУБД или выгрузку dt.
Проверьте, что в настройках функциональности включены нужные опции. В «1С:Бухгалтерии» это «Главное — Функциональность»: признаки ведения учёта по нескольким организациям, по подразделениям, складского учёта. Если флаг «Учёт по подразделениям» не включён, поле подразделения вообще не появится в документах.
Создание организации и заполнение реквизитов
Организация создаётся в разделе «Главное — Организации» (Бухгалтерия) или «НСИ и администрирование — Организации» (ERP, Комплексная автоматизация). Нажмите «Создать», выберите тип — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
Заполните ИНН — по нему программа может автоматически подтянуть наименование и адрес из сервиса ФНС, если подключён интернет. Затем укажите КПП, ОГРН, систему налогообложения, основной банковский счёт и адрес. Для обособленного подразделения установите соответствующий признак и укажите головную организацию.
- 1Откройте «Главное — Организации» и нажмите «Создать»
- 2Укажите ИНН и дождитесь автозаполнения реквизитов либо введите их вручную
- 3Заполните КПП, ОГРН, адрес, систему налогообложения
- 4Добавьте банковский счёт и кассу
- 5Проверьте учётную политику организации за нужный период
После создания организации обязательно откройте её учётную политику и задайте параметры на текущий год: метод оценки запасов, способы учёта затрат, признаки применения спецрежимов. Без учётной политики документы либо не проведутся, либо проведутся с настройками по умолчанию, что исказит учёт.
Настройка подразделений и иерархии
Подразделения заводятся в справочнике «Подразделения» (в ERP — «Структура предприятия»). Создавайте элементы в порядке сверху вниз: сначала верхний уровень (дирекция, производство, продажи), затем вложенные отделы. Для вложенности укажите родителя в поле «Входит в» или перетащите элемент в нужную группу в дереве.
В зарплатных конфигурациях у подразделения есть дополнительные реквизиты: соответствие подразделению для отражения в учёте, территория, условия труда. Они влияют на отражение зарплаты в бухучёте и на отчёты вроде СЗВ-ТД и статистики. Если эти поля не заполнить, проводки по зарплате сформируются с пустой аналитикой.
Не плодите лишние уровни. Практический ориентир: подразделение нужно заводить, если по нему требуется отдельный отчёт, отдельное отражение затрат или отдельное кадровое деление. Отдел из двух человек без отдельной аналитики обычно разумно оставить внутри родительского подразделения.
Склады, кассы и прочие структурные элементы
Склады заводятся в справочнике «Склады (магазины)» с указанием типа: оптовый, розничный, неавтоматизированная торговая точка. Тип склада влияет на учёт: для НТТ товар учитывается по продажным ценам суммовым методом, для автоматизированной точки — количественно-суммовым.
Кассы создаются в справочнике «Кассы» с привязкой к организации. Если используется несколько валют, заведите отдельную кассу для каждой валюты — программа не даст провести валютный документ по рублёвой кассе. Кассы ККМ настраиваются отдельно и связываются с фискальным регистратором.
| Элемент | Где создаётся | На что влияет |
|---|---|---|
| Организация | Главное — Организации | Вся отчётность, учётная политика |
| Подразделение | Справочник «Подразделения» | Аналитика документов, зарплата, затраты |
| Склад | Справочник «Склады» | Товарный учёт, инвентаризация |
| Касса | Справочник «Кассы» | Кассовые документы, ДДС |
| Должность | Справочник «Должности» (ЗУП) | Штатное расписание, кадровые отчёты |
В ERP дополнительно настраивается структура предприятия для производства: рабочие центры и их виды, бригады, участки. Эти элементы нужны для планирования производства и расчёта себестоимости. Если производства нет, раздел можно не заполнять — на торговый учёт это не влияет.
Привязка сотрудников и проверка результата
В конфигурациях с кадровым учётом сотрудник привязывается к подразделению через документ «Приём на работу» или «Кадровый перевод», а не напрямую в карточке. Это принципиально: история перемещений хранится в документах, и отчёты по штатной расстановке строятся на любую дату.
В «1С:Бухгалтерии» без полноценного кадрового учёта подразделение указывается в карточке сотрудника и используется при начислении зарплаты. Проверьте, что у каждого сотрудника заполнены организация и подразделение, иначе ведомости и расчётные листки сформируются с ошибками.
Как проверить результат
Обороты распределяются по созданным подразделениям
Все суммы попадают в «пустое» подразделение
В списке выбора видна вся созданная иерархия
Подразделения отсутствуют или неактивны
Остатки видны в разрезе созданных складов
Склад не выбирается в отборе отчёта
Каждый сотрудник отображается в своём подразделении
Сотрудники без подразделения или в устаревших отделах
Дополнительная проверка — сформировать тестовый документ каждого основного вида (поступление, реализация, кассовый ордер, начисление зарплаты) и провести его. Если документ проводится без предупреждений и отчёты по нему строятся корректно, структура настроена правильно.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная группа проблем — обмены между конфигурациями. Если база Бухгалтерии синхронизируется с ЗУП или УТ, подразделения должны сопоставляться по правилам обмена. Изменение наименования подразделения в одной базе без синхронизации приводит к появлению дублей в другой.
Если структура уже запущена в работу и требует перестройки, действуйте через обработку «Поиск и удаление дублей» и документы изменения (кадровые переводы, перемещения между складами), а не прямой правкой документов прошлых периодов.
Что важно запомнить
Настройка структуры предприятия идёт по цепочке: резервная копия → организация с учётной политикой → подразделения с иерархией → склады и кассы → привязка сотрудников через кадровые документы. Проверяйте результат тестовыми документами и отчётами в разрезе подразделений, а ошибочные элементы закрывайте, а не удаляйте.
Частые вопросы
Можно ли вести несколько организаций в одной базе 1С?
Да, типовые конфигурации поддерживают многофирменный учёт. Каждая организация заводится отдельным элементом справочника со своей учётной политикой, а документы оформляются от имени конкретной организации. Учтите, что в «1С:Бухгалтерии» справочник подразделений общий для всех организаций базы.
Как переименовать подразделение, не сломав отчёты?
Наименование подразделения можно менять свободно — документы хранят ссылку на элемент, а не его название, поэтому отчёты за прошлые периоды покажут новое имя с сохранением аналитики. Опасно не переименование, а удаление элемента или создание дубля вместо переименования.
Чем подразделение отличается от обособленного подразделения?
Обычное подразделение — внутренняя аналитика (отдел, цех). Обособленное подразделение — территориально обособленная единица с собственным КПП, по которой сдаётся отдельная налоговая отчётность. В 1С оно заводится либо как организация с признаком филиала, либо с указанием головной организации — в зависимости от конфигурации.
Нужно ли настраивать структуру заново при обновлении конфигурации?
Нет, обновление не затрагивает пользовательские данные справочников. Но новые релизы могут добавлять реквизиты (например, новые поля в учётной политике), которые стоит проверить и заполнить после обновления, особенно в начале нового года.
Как перенести структуру предприятия в новую чистую базу?
Используйте типовую обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» (доступна в разделе «Администрирование») для переноса справочников между идентичными конфигурациями, либо стандартные правила обмена через «Конвертацию данных». Ручное повторное заведение оправдано только при небольшом числе элементов.
Почему в документах не видно созданное подразделение?
Чаще всего не включён учёт по подразделениям в настройках функциональности, либо подразделение помечено на удаление или неактивно. Также проверьте, что в документе выбрана та же организация, к которой привязано подразделение (в конфигурациях с привязкой подразделений к организациям).