Справочники и Данные · 11 мин
Как настроить номенклатуру в 1С: практическая инструкция
Пошаговая настройка номенклатуры в 1С: виды номенклатуры, группы, единицы измерения, счета учета, характеристики и серии. Проверка результата и типичные ошибки.
Номенклатура — один из базовых справочников в любой конфигурации 1С: от него зависят документы закупки и продажи, складской учет, себестоимость и отчеты. Ошибки на этапе настройки приводят к дублям позиций, неверным счетам учета и «разъезжающимся» остаткам, поэтому справочник лучше настроить до начала ввода документов, а не после.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии справочник проще, в 1С:Управление торговлей и ERP появляются виды номенклатуры, характеристики, серии и упаковки. Ниже разобран универсальный подход с уточнениями для популярных конфигураций.
Перед началом работы определите структуру будущего каталога: какие группы товаров и услуг будут, нужен ли учет по характеристикам (размер, цвет), по сериям и срокам годности, какие единицы измерения используются. Продуманная структура избавит от массовой переработки справочника позже.
Где находится справочник и какие настройки включить заранее
В 1С:Бухгалтерии справочник открывается через раздел «Справочники» → «Номенклатура». В 1С:Управление торговлей и ERP — через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или «CRM и маркетинг» → «Номенклатура», в зависимости от версии. Если пункт не виден, проверьте права пользователя и включенные функциональные опции.
Перед заведением карточек проверьте функциональность программы. В УТ и ERP перейдите в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» и включите нужные опции: многотоварная номенклатура, характеристики, серии, упаковки, наборы и комплекты. В Бухгалтерии аналогичные опции находятся в «Администрирование» → «Параметры учета» и в настройках функциональности на закладке «Запасы».
Важный момент: часть опций после включения меняет состав полей в карточке и в документах, и отключить их обратно без последствий не всегда возможно, если по ним уже есть движения. Включайте только то, что реально потребуется в учете.
Виды номенклатуры и группы: каркас справочника
Вид номенклатуры определяет тип позиции: товар, услуга, работа, материал, набор. От вида зависят счета учета, доступность складских опций и поведение в документах. В Бухгалтерии аналогичную роль играет «Вид номенклатуры» с привязанными счетами учета, в УТ вид задается в карточке и управляет шаблонами наименований и обязательными реквизитами.
Группы (папки) нужны для навигации и отчетности. Стройте иерархию по признаку, который устойчив во времени: «Материалы → Металлопрокат», «Товары → Бытовая химия», «Услуги → Доставка». Не создавайте группы под разовые акции или поставщиков — структура быстро разрастется и станет неудобной.
Практическое правило: один уровень групп обязателен, два–три уровня — оптимально, глубже четырех уровней заходить стоит только при очень большом каталоге. Наименования групп пишите существительными без лишних слов, чтобы они корректно смотрелись в отчетах.
Карточка номенклатуры: что заполнить обязательно
Минимальный набор полей: наименование, вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС, группа. Наименование формируйте по единому шаблону, например «Кабель ВВГнг 3х2,5 (м)» — это снижает риск дублей, когда одна и та же позиция заводится как «кабель ввг», «ВВГ кабель» и «Кабель 3х2.5».
Реквизит «Артикул» заполняйте всегда, если он есть у поставщика или производителя: поиск по артикулу работает быстрее и точнее поиска по наименованию. Штрихкод указывайте для товаров, которые проходят через склад со сканером или кассу.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и выберите нужную группу
- 2Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры (товар, услуга и т.д.)
- 3Заполните наименование по принятому шаблону, артикул и единицу измерения
- 4Укажите ставку НДС и, при необходимости, страну происхождения и номер ГТД
- 5Проверьте счета учета на закладке или через правила для вида номенклатуры
- 6Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе поступления или реализации
Для услуг и работ не заполняйте складские реквизиты и не включайте для них учет по сериям — это создаст лишние обязательные поля в документах. Услуга в Бухгалтерии должна иметь вид «Услуга», чтобы корректно отражаться в актах и счетах-фактурах.
Единицы измерения, упаковки и наборы
Базовая единица измерения выбирается из классификатора ОКЕИ: шт, кг, м, м² и т.д. Менять базовую единицу после появления движений по позиции нельзя — поэтому выбирайте ту единицу, в которой ведется складской учет и считаются остатки, а не ту, в которой удобно продавать.
Если товар закупается коробами, а продается штуками, в УТ и ERP заведите упаковки: «Коробка (12 шт)» с коэффициентом пересчета. В документах тогда можно указывать любую упаковку, а остатки будут считаться в базовой единице. В Бухгалтерии механизм упаковок ограничен — там чаще заводят отдельные позиции или используют комплектацию.
Наборы и комплекты используйте, когда продается сочетание нескольких позиций по единой цене. Уточните заранее, как в вашей конфигурации списываются комплектующие: в одних случаях набор «раскладывается» на составляющие при продаже, в других требуется документ «Сборка».
Счета учета и налоговые реквизиты
В 1С:Бухгалтерии счета учета номенклатуры настраиваются через «Справочники» → «Номенклатура» → ссылка «Счета учета номенклатуры». Счета можно задать для вида номенклатуры, конкретной позиции, склада или организации; более частное правило имеет приоритет над общим.
Типовая ошибка — завести все позиции с одним счетом 41.01, хотя материалы должны идти на 10.01, а товары в рознице — на 41.02 или с учетом торговой наценки. Проверьте соответствие вида номенклатуры счету до начала оприходования: исправлять счета задним числом придется через корректировку документов и перепроведение.
Ставка НДС в карточке подставляется в документы по умолчанию, но её можно изменить в конкретном документе. Если организация работает без НДС или с освобождением, проверьте, что в карточках стоит корректное значение «Без НДС», иначе отчеты по НДС будут содержать ошибки.
Характеристики, серии и сроки годности
Характеристики нужны, когда один товар существует в вариантах: размер, цвет, объем. В УТ и ERP включите опцию «Характеристики номенклатуры», затем в виде номенклатуры задайте режим: общие характеристики для вида или индивидуальные для каждой позиции. Остатки и цены при этом ведутся по каждой характеристике отдельно.
Серии применяют для партионного учета, фармы, продуктов с сроком годности и серийных номеров техники. Настройка политики учета серий выполняется для вида номенклатуры и склада. Не включайте серии «на всякий случай»: каждая серия — обязательное поле в складских документах, и лишняя обязательность замедляет работу кладовщиков.
Как выбрать настройку
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки заведите тестовый документ поступления и реализации по новой позиции, проведите и посмотрите движения: счета, количество, НДС, склад. Затем откройте отчет «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по счету в Бухгалтерии) и убедитесь, что позиция отображается корректно и в нужной единице измерения.
Дубли позиций — самая частая проблема справочника. Периодически проверяйте справочник поиском по фрагментам наименования и артикулам; в УТ и ERP есть штатная обработка поиска и удаления дублей («Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»), которая заменяет дубли во всех документах на одну выбранную карточку.
Как проверить результат
Документ проводится, счета и количество корректны
Ошибки заполнения, неверные счета, позиция не попадает в отчет по остаткам
Позиция находится по наименованию и артикулу единожды
Несколько похожих карточек с одинаковым артикулом
Остаток в правильной единице измерения и на нужном складе
Остаток в других единицах или появляются минусы
НДС и наименование соответствуют карточке
Ставка НДС подставляется неверно или пусто
Частые вопросы
Можно ли загрузить номенклатуру из Excel, а не заводить вручную?
Да. В УТ и ERP есть встроенная загрузка из табличного документа в форме списка справочника, в Бухгалтерии — обработка «Загрузка данных из табличного документа». Подготовьте файл с колонками наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС и проверьте соответствие колонок полям перед загрузкой. Загружайте сначала небольшую партию и проверяйте результат.
Что делать, если нужной единицы измерения нет в списке?
Единицы берутся из общероссийского классификатора ОКЕИ. Откройте классификатор единиц измерения, найдите нужную по коду или наименованию и добавьте в справочник. Произвольные единицы вне классификатора создавать не рекомендуется — они могут не пройти проверку в печатных формах и ЭДО.
Как объединить две одинаковые карточки, по которым уже есть документы?
Используйте обработку поиска и удаления дублей: она находит похожие элементы и заменяет ссылки на дубль во всех документах и регистрах на основную карточку, после чего дубль помечается на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию и проверьте, какая из карточек выбрана основной.
Почему в документе не подставляется цена или счет учета?
Цена подставляется из регистра цен по виду цен, указанному в документе или соглашении, — проверьте, что цена установлена документом «Установка цен номенклатуры» на нужную дату. Счет учета подставляется из правил для вида номенклатуры или карточки — проверьте настройку счетов и приоритет правил.
Нужно ли архивировать неиспользуемые позиции?
Да, если позиция больше не используется, пометьте её на удаление или переведите в служебную группу «Архив». Удалить карточку с движениями нельзя — она нужна для истории документов, но исключить её из подбора можно, чтобы не мешала работе и не провоцировала ошибочный выбор.
Отличается ли настройка в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей?
Базовые принципы одинаковы: группы, единицы, ставка НДС, счета. Различия в глубине: УТ и ERP поддерживают характеристики, серии, упаковки, шаблоны наименований и политики учета, а Бухгалтерия ограничивается более простым справочником с акцентом на счета учета и НДС.
Что важно запомнить
Настройка номенклатуры начинается с продумывания структуры: виды, группы, единицы измерения и счета учета задаются до ввода документов. Характеристики и серии включайте только там, где они реально нужны. После настройки проверьте позицию на тестовом документе и регулярно очищайте справочник от дублей.