Справочники и Данные · 10 мин
Как набивать номенклатуру в 1С: практическое руководство
Как правильно заводить номенклатуру в 1С: создание карточек, группы, единицы измерения, загрузка из Excel, типовые ошибки и способы проверки результата.
Номенклатура — это центральный справочник почти в любой конфигурации 1С: от него зависят документы закупок и продаж, складской учёт, себестоимость и отчёты. Ошибки на этапе заполнения приводят к дублям, неверным остаткам и искажённой себестоимости, поэтому заводить позиции нужно по единым правилам, а не «как получилось».
Дальше разобран практический порядок работы: подготовка данных, создание карточки вручную, массовая загрузка из Excel, настройка единиц измерения и характеристик, а также проверка результата. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP и «Бухгалтерия предприятия»; названия пунктов меню могут немного отличаться, но логика везде одинаковая.
Подготовка: что настроить до ввода первой позиции
До того как набивать номенклатуру, определите структуру справочника. Создайте группы (папки) верхнего уровня — например, «Товары», «Материалы», «Услуги», «Комплектующие», — и при необходимости вложенные подгруппы. Продуманная иерархия упрощает поиск, настройку отчётов и назначение групповых правил, таких как счета учёта или ставки НДС.
Второй обязательный шаг — настройка видов номенклатуры. Вид определяет тип позиции (товар, услуга, работа, набор) и набор реквизитов, которые будут доступны в карточке. В «Управлении торговлей» это делается в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» → «Виды номенклатуры». Для товаров обычно включают учёт по характеристикам или сериям только там, где это реально нужно: лишние включённые механизмы усложняют ввод документов.
Третий блок подготовки — классификаторы. Проверьте, что в базе заполнены единицы измерения по ОКЕИ, страны мира и при необходимости коды ТН ВЭД. Они понадобятся для корректного оформления первичных документов и печатных форм. Также заранее договоритесь о формате наименований: например, «Товар, марка, артикул, фасовка» — и зафиксируйте его для всех, кто будет вводить данные.
Создание карточки номенклатуры вручную
Ручной ввод подходит, когда позиций немного или они появляются по одной в процессе работы. Откройте раздел «НСИ и администрирование» (или «Справочники» в «Бухгалтерии») → «Номенклатура», выберите нужную группу и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать вид номенклатуры, если их настроено несколько.
Минимальный набор полей карточки: наименование (рабочее и для печати), единица измерения, вид номенклатуры, ставка НДС. Для товаров дополнительно заполняют артикул, производителя, вес и объём — эти данные используются в заказах поставщикам и при расчёте доставки. Наименование для печати попадает в счета, накладные и УПД, поэтому оно должно быть полным и понятным контрагенту.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Проверьте, что позиция появилась в нужной группе и открывается без ошибок. Если карточка создаётся копированием существующей, обязательно измените артикул и уникальные реквизиты — копирование с сохранением артикула поставщика создаёт скрытые дубли.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и перейдите в нужную группу
- 2Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры
- 3Заполните наименование, единицу измерения, ставку НДС и артикул
- 4Укажите наименование для печати в документах
- 5Запишите карточку и проверьте её отображение в списке
- 6При необходимости задайте цену документом «Установка цен номенклатуры»
Группы, характеристики и серии
Характеристики нужны, когда один и тот же товар различается по параметру: размер, цвет, объём. Вместо десяти отдельных карточек «Футболка белая S», «Футболка белая M» создаётся одна позиция «Футболка» с характеристиками. Это сокращает справочник и упрощает аналитику. Учёт по характеристикам включается в виде номенклатуры, после чего в карточке появляется соответствующая вкладка.
Серии применяются для учёта по срокам годности и номерам партий — это актуально для продуктов, косметики, медикаментов. Включать серии стоит только там, где они реально требуются: с включёнными сериями каждое складское движение потребует их указания, что замедляет работу кладовщиков.
Отдельный вопрос — упаковки. Если товар приходит коробками, а продаётся штучно, заведите упаковки с коэффициентом пересчёта (например, «Коробка 12 шт»). Тогда в документах закупки можно указывать коробки, а остатки и продажи будут вестись в базовой единице — штуках.
Как выбрать способ учёта
Массовая загрузка номенклатуры из Excel
Когда нужно завести сотни или тысячи позиций, ручной ввод неприемлем. В типовых конфигурациях есть встроенная обработка «Загрузка данных из табличного документа» или функция загрузки из файла прямо в списке справочника (кнопка «Ещё» → «Загрузить данные из файла»). Она принимает файлы xlsx, csv и mxl.
Подготовьте файл: одна строка — одна позиция, столбцы соответствуют реквизитам (наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, группа). Уберите объединённые ячейки, итоговые строки и пустые колонки — они ломают сопоставление. Единицы измерения лучше указывать по наименованию из классификатора («шт», «кг»), чтобы загрузка подтянула существующие элементы, а не создала новые с ошибками.
При загрузке сопоставьте столбцы файла с реквизитами справочника, затем выполните пробную загрузку на небольшом фрагменте — 10–20 строк. Проверьте результат в справочнике и только после этого загружайте весь файл. Если в базе уже есть данные, используйте режим поиска по артикулу или наименованию, чтобы обновить существующие позиции вместо создания дублей.
Цены, штрихкоды и дополнительные сведения
Сама по себе карточка номенклатуры не содержит цену — цены хранятся отдельно и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (в «Бухгалтерии» — через типы цен и тот же механизм). После ввода позиций создайте этот документ, заполните его списком товаров (можно кнопкой «Заполнить» → «По номенклатуре») и укажите значения по видам цен: закупочная, розничная, оптовая.
Штрихкоды вводятся в карточке на вкладке «Штрихкоды» или загружаются списком вместе с номенклатурой. Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, для разных упаковок. Проверьте, что штрихкоды не привязаны к другим позициям: дубли штрихкодов приводят к ошибкам на кассе и при сканировании на складе.
Дополнительные реквизиты и сведения позволяют хранить нестандартные данные — бренд, коллекцию, материал — без доработки конфигурации. Они настраиваются в разделе «НСИ и администрирование» → «Дополнительные реквизиты» и затем появляются в карточке. Используйте их для аналитики и отборов в отчётах, но не плодите десятки реквизитов, которые никто не будет заполнять.
Проверка результата и типовые ошибки
После ввода или загрузки выполните контроль. Откройте список номенклатуры и отсортируйте по наименованию — дубли с похожими названиями видны сразу. Дополнительно проверьте позиции без единицы измерения, без ставки НДС и без группы: такие карточки вызовут ошибки в документах. В типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), которая находит дубли по совпадению реквизитов.
Самая частая ошибка — заведение одной и той же позиции несколько раз с разными написаниями («Кабель ВВГ 3х2,5» и «Кабель ВВГ 3x2.5»). Вторая типичная проблема — неверная базовая единица: если базовой выбрана «коробка», а продажи идут в штуках, остатки и себестоимость будут искажены. Третья — услуги, заведённые как товары: по ним начинают «висеть» складские остатки.
Как проверить результат
Нет дублей, все позиции в своих группах, заполнены единицы и НДС
Повторяющиеся наименования, пустые единицы измерения
Цена подставляется автоматически, остаток списывается корректно
Цена нулевая, программа требует указать единицу или серию
Количество в ожидаемых единицах измерения
Дробные или неожиданно большие остатки — признак неверной базовой единицы
FAQ: частые вопросы по заполнению номенклатуры
Можно ли изменить единицу измерения, если по товару уже есть движения?
Технически базовую единицу изменить можно, только если по позиции нет документов. Если движения уже есть, корректный путь — создать новую карточку с правильной единицей, перенести остатки документом «Оприходование»/«Списание» и пометить старую позицию на удаление или закрыть её для использования.
Как найти и объединить дубли номенклатуры?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она сравнивает элементы по выбранным реквизитам и заменяет дубли на основной элемент во всех документах, после чего лишние позиции можно пометить на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию.
Чем загрузка из Excel отличается от обмена с сайтом или прайсом поставщика?
Загрузка из Excel — разовый ручной инструмент для первичного наполнения. Если прайсы поставщиков приходят регулярно, удобнее настроить типовой механизм «Загрузка цен поставщиков» или регламентный обмен: файл сопоставляется по шаблону, и повторная настройка не требуется.
Нужно ли заводить услуги в справочнике номенклатуры?
Да, услуги заводятся в тот же справочник, но с видом «Услуга». Для них не ведётся складской учёт, не указываются вес и упаковки, а в документах заполняется содержание услуги, которое выводится в акты и счета.
Как массово изменить ставку НДС у группы товаров?
Выделите нужные позиции в списке справочника (можно с отбором по группе) и используйте команду «Изменить выделенное» — обработка группового изменения реквизитов позволит установить новую ставку НДС сразу для всех выбранных элементов. Изменение действует на новые документы; уже проведённые документы оно не пересчитывает.
Что важно запомнить
Сначала настройте группы, виды номенклатуры и правила наименования, затем заводите позиции вручную или загрузкой из Excel через пробный фрагмент. Цены устанавливаются отдельным документом, характеристики и серии включаются только там, где реально нужны. После ввода обязательно проверьте дубли, единицы измерения и подстановку цен в документы.