Справочники и Данные · 11 мин
Как изменить паспортные данные сотрудника в 1С ЗУП
Как изменить паспортные данные сотрудника в 1С ЗУП: редактирование документа удостоверяющего личность, история изменений, регистрация для отчетности, типичные ошибки.
Паспортные данные сотрудника в 1С:ЗУП хранятся не в карточке физического лица напрямую, а в специальном регистре сведений «Документы физических лиц». Поэтому простое исправление серии и номера в форме сотрудника — не всегда правильный путь: программа ведет историю документов, удостоверяющих личность, и от этой истории зависят персонифицированная отчетность, сведения для воинского учета и миграционного контроля.
Различают две ситуации. Первая — ошибка при первоначальном вводе: опечатка в серии или номере, которую нужно исправить задним числом. Вторая — законная смена паспорта: сотрудник получил новый документ по достижении возраста, при замене, утере или смене фамилии. Для каждого случая в программе предусмотрен свой порядок действий, и смешивать их нельзя.
Ниже разобраны оба сценария с точным указанием, где в интерфейсе находятся нужные команды, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.
Где в 1С ЗУП хранятся паспортные данные
Документ, удостоверяющий личность, привязан к физическому лицу, а не к сотруднику. Это принципиально: у одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), и паспорт у них общий. Поэтому изменение данных в одном месте автоматически отразится на всех связанных сотрудниках.
Сами сведения хранятся в регистре сведений «Документы физических лиц» с периодичностью — у каждой записи есть дата, с которой документ действует. Благодаря этому программа «помнит», по какому паспорту сотрудник проходил в отчетности за прошлые периоды, и умеет показывать актуальный документ на текущую дату.
Попасть к данным можно несколькими путями: из карточки сотрудника (раздел «Кадры» — «Сотрудники»), из справочника «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от настроек интерфейса) и из регистра напрямую, если у пользователя есть соответствующие права.
Как открыть форму редактирования паспортных данных
Самый быстрый путь — через карточку сотрудника. Откройте раздел «Кадры», выберите «Сотрудники», найдите нужного человека в списке и откройте его карточку двойным щелчком. В шапке карточки, рядом с ФИО, расположена гиперссылка «Личные данные» (в некоторых версиях — «Личные данные, семья» или отдельная ссылка на документ в поле «Документ, удостоверяющий личность»).
При нажатии на ссылку откроется форма со списком документов физического лица. Если паспорт уже введен, он отобразится в таблице с указанием вида документа, серии, номера и даты выдачи. Если записей нет, список будет пустым — тогда документ нужно добавить командой «Добавить».
Альтернативный путь — через справочник «Физические лица». Откройте карточку физлица и перейдите по ссылке «Документы» в панели навигации формы. Этот вариант удобен, когда нужно проверить данные человека, у которого несколько сотрудников, или когда сотрудник еще не создан, а физлицо уже заведено.
- 1Откройте карточку сотрудника: раздел «Кадры» — «Сотрудники»
- 2Перейдите по ссылке «Личные данные» или к списку документов физлица
- 3Добавьте новую строку: вид документа — «Паспорт РФ», серия, номер, дата выдачи, кем выдан
- 4Укажите дату, с которой действует новый документ (обычно дата выдачи)
- 5Запишите форму и проверьте актуальный документ в карточке сотрудника
- 6Проверьте, что новые данные подтягиваются в печатные формы и отчеты
Как внести новый паспорт при его замене
Когда сотрудник получил новый паспорт, старую запись удалять не нужно. Добавьте в список документов новую строку: выберите вид документа «Паспорт гражданина РФ», введите серию (четыре цифры, в программе обычно вводятся с пробелом или без — формат не критичен), номер, дату выдачи и наименование органа, выдавшего документ. Поле «Кем выдан» желательно заполнять полностью — оно используется в некоторых отчетах и может потребоваться при проверках.
Ключевой момент — период действия записи. Программа определяет актуальный документ по дате: действующим считается документ с максимальной датой, не превышающей текущую. Поэтому дату выдачи указывайте точно по новому паспорту. Если ввести будущую дату, до ее наступления актуальным останется старый документ — это нормальное поведение, а не ошибка.
После записи проверьте карточку сотрудника: в поле документа должны отображаться новые серия и номер. Если отображается старый паспорт, проверьте даты записей — скорее всего, у новой записи дата в будущем или она не сохранилась.
Как исправить ошибку в уже введенных данных
Если при первоначальном вводе допущена опечатка — перепутана цифра в серии, неверно указан орган выдачи — правильнее исправить существующую запись, а не создавать новую. Откройте список документов физлица, выделите нужную строку и отредактируйте поля. После записи изменения сразу станут актуальными.
Однако перед исправлением оцените последствия. Если по ошибочным данным уже сдавалась отчетность (например, сведения в ПФР или персонифицированные формы), после исправления может потребоваться подача корректирующих форм. Если паспортные данные использовались только внутри программы и в отчетность не попадали, исправление безопасно.
Отдельный случай — задвоение записей, когда один и тот же паспорт введен дважды с разными датами. Лишнюю запись можно удалить из списка документов, оставив корректную. Перед удалением убедитесь, что удаляемая запись не является той, по которой формировались документы.
Что проверить после изменения: отчеты и связанные данные
Паспортные данные из регистра подтягиваются в печатные формы кадровых приказов (прием, перевод, увольнение), личную карточку Т-2, штатное расписание при выводе расширенных сведений, а также в отчеты: сведения для воинского учета, формы персонифицированного учета, данные для миграционного учета иностранных работников.
После смены паспорта сформируйте личную карточку Т-2 сотрудника и убедитесь, что в разделе паспортных данных указан новый документ. Если сотрудник военнообязанный, проверьте карточку формы 10 и отчет для военкомата — туда должны попасть актуальные серия и номер.
Обратите внимание: ранее созданные и проведенные кадровые документы при переформировании печатной формы могут показать уже новые паспортные данные, поскольку берут их из регистра на дату формирования или дату документа — поведение зависит от конкретной формы. Это не ошибка, но при восстановлении архивных документов учитывайте, что печатная форма может отличаться от первоначально выданной на руки.
Как проверить результат
Отображаются новые серия, номер и дата выдачи
Виден старый паспорт — проверьте дату записи
В разделе паспортных данных актуальный документ
Данные не обновились — запись не сохранена
Две записи: старая со старой датой, новая с датой выдачи
Одна перезаписанная запись — история потеряна
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространенная ошибка — перезапись старого паспорта новыми данными вместо добавления новой строки. Внешне все выглядит правильно: актуальный паспорт отображается верно. Но история утрачена, и при формировании сведений за прошлые периоды программа покажет уже новые данные, которые на тот момент не существовали.
Вторая частая проблема — неверная дата записи. Если поставить дату ввода данных в программу вместо даты выдачи паспорта, в промежутке между этими датами отчеты могут подтянуть не тот документ. Всегда ориентируйтесь на дату выдачи из самого паспорта.
Третья ошибка — редактирование данных через физлицо, когда у человека несколько сотрудников в разных организациях одной информационной базы. Изменение применится ко всем сразу, что обычно правильно, но если база ведется по нескольким организациям и есть сомнения, сверьте результат по каждой.
Особые случаи: смена фамилии, иностранные документы, права доступа
При смене фамилии меняется не только паспорт, но и само ФИО физического лица. ФИО в 1С ЗУП тоже хранится с историей: изменение выполняется в карточке физлица через специальную команду смены ФИО с указанием даты и документа-основания. Сначала зафиксируйте новую фамилию, затем добавьте новый паспорт — тогда печатные формы будут согласованы.
Для иностранных сотрудников в поле вида документа выбирается соответствующее значение: паспорт иностранного гражданина, разрешение на работу, патент. У таких документов критичны сроки действия — программа умеет контролировать их и напоминать о приближении окончания, если соответствующий контроль включен в настройках учетной политики.
Если ссылка на личные данные недоступна или поля не редактируются, причина почти всегда в правах. Изменение документов физических лиц требует роли с доступом к персональным данным. Обратитесь к администратору базы: ему нужно проверить профиль группы доступа пользователя и включить право на изменение регистра «Документы физических лиц».
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы о паспортных данных в 1С ЗУП
Можно ли удалить старую запись о паспорте, если она больше не нужна?
Технически можно — через список документов физического лица. Но делать это стоит только если запись ошибочна и нигде не использовалась. Если по старому паспорту сдавалась отчетность или оформлялись документы, запись лучше сохранить: она подтверждает, какие данные были актуальны в прошлых периодах.
Почему после ввода нового паспорта в карточке сотрудника виден старый?
Программа показывает документ, действующий на текущую дату. Проверьте дату новой записи: если она в будущем, актуальным остается прежний документ. Также убедитесь, что форма со списком документов была записана, а не просто закрыта.
Где менять паспортные данные, если у физлица несколько сотрудников?
В любом месте — данные хранятся на уровне физического лица и общие для всех его сотрудников. Изменение через карточку одного сотрудника автоматически отразится на остальных, отдельно править каждого не нужно.
Попадут ли новые паспортные данные в уже проведенные приказы?
Сам документ не изменится, но при повторном формировании печатной формы она может подтянуть актуальные данные из регистра. Если нужна форма в первоначальном виде, используйте сохраненную ранее копию или учитывайте дату документа при выводе.
Нужно ли сообщать в программе о смене паспорта по достижении 20 или 45 лет?
Да, это обычная замена документа: добавьте новую запись с реквизитами нового паспорта и датой выдачи. Никаких специальных документов в базе для этого создавать не требуется — достаточно записи в регистре документов физлица.
Кто должен вносить изменения — кадровик или расчетчик?
Обычно это зона ответственности кадровой службы, поскольку документ, удостоверяющий личность, относится к кадровым данным. На практике определяющим является не должность, а наличие у пользователя прав на редактирование персональных данных в профиле доступа.
Что важно запомнить
Паспортные данные в 1С ЗУП хранятся в регистре документов физических лиц с историей. При замене паспорта добавляйте новую запись с датой выдачи, при опечатке — исправляйте существующую. После изменения проверьте карточку сотрудника и личную карточку Т-2, а если отчетность уже сдавалась — согласуйте корректировки.