Как из 1С выгрузить всех контрагентов

Список контрагентов — один из самых востребованных справочников для выгрузки: он нужен при переходе на новую базу, передаче данных в CRM, рассылках, сверке с банком или подготовке отчётности во внешних системах. В 1С есть несколько рабочих способов получить полный список: от встроенных механизмов платформы до специализированных обработок и программной выгрузки.

Выбор способа зависит от конфигурации (Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация, самописная), от того, какие поля нужны (только наименования или ещё ИНН, адреса, банковские счета), и от формата результата — Excel, CSV, XML или прямая загрузка в другую базу 1С.

Ниже разобраны основные методы с пошаговыми действиями, ограничениями каждого подхода и способами проверить, что выгрузились действительно все контрагенты, а не часть списка.

Определите, что именно нужно выгрузить

Перед выгрузкой ответьте на три вопроса. Первый — нужен ли только «плоский» список (наименование, ИНН, КПП) или полная карточка с контактной информацией, банковскими счетами, договорами и адресами. От этого зависит инструмент: простой список выводится прямо из формы справочника, а полная карточка требует обмена данными.

Второй вопрос — куда пойдут данные. Для анализа в Excel достаточно табличного документа. Для загрузки в другую базу 1С нужен XML-формат обмена. Для CRM или сторонних систем чаще всего подходит CSV или Excel с заранее согласованным набором колонок.

Третий вопрос — нужны ли помеченные на удаление и архивные элементы. По умолчанию многие способы выгрузки захватывают и помеченные объекты, что потом создаёт «мусор» в целевой системе. Решите заранее, фильтровать их на этапе выгрузки или очищать уже в файле.

Способ 1: выгрузка списка справочника в Excel

Самый простой метод, доступный без прав администратора и работающий в любой типовой конфигурации. Откройте раздел со справочником контрагентов (в Бухгалтерии это «Справочники — Контрагенты», в Управлении торговлей — «CRM и маркетинг» или «НСИ — Контрагенты»).

Настройте видимые колонки: через меню «Ещё — Изменить форму» или кнопку настройки списка добавьте нужные поля — ИНН, КПП, полное наименование, группу. Затем снимите ограничения: убедитесь, что в списке не установлен отбор по группе или поисковая строка, иначе выгрузится только часть данных.

Далее выведите список в табличный документ: «Ещё — Вывести список». В появившемся окне отметьте нужные колонки и нажмите «ОК». Полученный табличный документ сохраните через «Файл — Сохранить как» в формате Excel (xlsx) или лист Excel. Все строки справочника попадут в файл, включая помеченные на удаление — они будут отображаться с соответствующим признаком, если колонку включить.

1. 1
   Откройте справочник «Контрагенты» и снимите все отборы
2. 2
   Добавьте нужные колонки через настройку формы списка
3. 3
   Выполните «Ещё — Вывести список» и отметьте колонки
4. 4
   Сохраните табличный документ в формате Excel
5. 5
   Проверьте количество строк в файле против количества элементов в справочнике

Ограничения метода

Через «Вывести список» доступны только реквизиты, которые можно показать в форме списка. Контактная информация (адреса, телефоны), банковские счета и договоры хранятся в связанных таблицах и в список не попадут. Для них потребуется другой подход.

Способ 2: универсальная обработка «Выгрузка и загрузка данных XML»

Эта обработка входит в состав типовых конфигураций или доступна на диске ИТС и подходит для переноса контрагентов между базами 1С с идентичной или близкой конфигурацией. Она выгружает объект целиком: все реквизиты, табличные части, контактную информацию и связанные объекты по ссылкам.

Откройте обработку через «Файл — Открыть» (файл ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML.epf) или найдите её в разделе «Администрирование» в конфигурациях, где она встроена. На вкладке «Выгрузка» отметьте в дереве метаданных «Справочники — Контрагенты». При необходимости включите выгрузку связанных объектов — договоров, банковских счетов, — установив соответствующие флажки «по ссылкам».

Укажите имя файла выгрузки и нажмите «Выгрузить данные». Результат — XML-файл, который загружается в целевую базу той же обработкой на вкладке «Загрузка». Важно: конфигурации источника и приёмника должны иметь совместимую структуру справочника, иначе часть данных не сопоставится.

Способ 3: выгрузка через групповую обработку и печатные формы

Во многих типовых конфигурациях для справочника контрагентов доступна групповая печать реестра. Выделите все элементы списка (Ctrl+A), затем через кнопку печати выберите что-то вроде «Реестр контрагентов» или «Список контрагентов» — набор форм зависит от конфигурации. Полученный печатный документ сохраняется в Excel так же, как обычный табличный документ.

Плюс метода — печатная форма часто уже содержит ИНН, КПП, адреса и телефоны, собранные из контактной информации, чего не даёт простой вывод списка. Минус — состав колонок жёстко задан формой, и изменить его без доработки нельзя.

Способ 4: выгрузка произвольных полей через запрос

Когда нужен файл с конкретным набором полей — например, наименование, ИНН, адрес из контактной информации и основной договор, — используйте консоль запросов или обработку произвольной выгрузки. Этот способ требует минимальных навыков работы с запросами 1С или помощи специалиста.

Запрос выбирает данные из справочника «Контрагенты» с левым соединением к регистру сведений «Контактная информация» и справочникам «Договоры контрагентов» и «Банковские счета». Результат запроса выводится в табличный документ и сохраняется в Excel или построчно записывается в CSV.

ВЫБРАТЬ
	Контрагенты.Ссылка КАК Контрагент,
	Контрагенты.Наименование КАК Наименование,
	Контрагенты.ИНН КАК ИНН,
	Контрагенты.КПП КАК КПП
ИЗ
	Справочник.Контрагенты КАК Контрагенты
ГДЕ
	НЕ Контрагенты.ПометкаУдаления
	И НЕ Контрагенты.ЭтоГруппа

Условие НЕ Контрагенты.ЭтоГруппа исключает папки, а отбор по пометке удаления убирает неактуальные элементы. Если нужны все элементы без исключений — уберите отбор, но будьте готовы очистить результат вручную.

Проверка полноты выгрузки

Главный риск при массовой выгрузке — незаметно потерять часть данных из-за отбора в списке, иерархии или ограничений прав. Поэтому после выгрузки обязательно сверьте количество строк в файле с количеством элементов справочника.

Количество элементов можно узнать, выведя список полностью и посмотрев итог, либо простым запросом ВЫБРАТЬ КОЛИЧЕСТВО(*) ИЗ Справочник.Контрагенты. Учтите, что группы (папки) тоже считаются элементами — сравнивайте либо с учётом групп, либо без них в обоих источниках.

Дополнительно проверьте несколько случайных контрагентов из разных папок: совпадают ли ИНН и наименования в файле и в карточке. Расхождения в формате (обрезанные лидирующие нули ИНН в Excel) — частая проблема: сохраняйте колонку ИНН как текст, а не как число.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — выгрузка с активным отбором. Если перед этим пользователь искал контрагента через строку поиска или стоял на конкретной папке, «Вывести список» выгрузит только видимые элементы. Перед выгрузкой нажмите «Ещё — Установить стандартные настройки» или очистите поиск.

Вторая ошибка — потеря лидирующих нулей в ИНН и банковских счетах при открытии CSV в Excel. Excel интерпретирует такие значения как числа. Решение: сразу сохранять в xlsx с текстовым форматом колонок или импортировать CSV в Excel через мастер импорта с явным указанием текстового типа.

Третья ошибка — попытка перенести контрагентов между разными конфигурациями (например, из Управления торговлей в Бухгалтерию) обработкой «Выгрузка и загрузка данных XML». Структуры справочников отличаются, и загрузка завершится ошибками или потерей реквизитов. Для разных конфигураций используйте «Универсальный обмен данными в формате XML» с правилами конвертации или типовые механизмы синхронизации.

Особые ситуации

Выгрузка с контактной информацией

Адреса, телефоны и email в типовых конфигурациях хранятся в регистре сведений «Контактная информация», а не в самом справочнике. Получить их можно запросом с соединением к этому регистру, через печатную форму реестра (если она включает контакты) или через отчёт, построенный на СКД с нужным набором полей.

Очень большой справочник

При сотнях тысяч контрагентов вывод списка в табличный документ может занять много времени и памяти. В этом случае надёжнее программная выгрузка порциями в CSV или использование обработки обмена — она пишет XML потоково и не держит весь объём в памяти.

Нет прав на выгрузку

Если пункты меню недоступны, вероятно, у учётной записи ограничены права. Вывод списка и сохранение табличного документа обычно доступны всем, а вот внешние обработки и консоль запросов требуют прав администратора. Обратитесь к администратору базы или попросите включить профиль с нужными правами.

Частые вопросы