Справочники и Данные · 10 мин
Как выгрузить справочник «Сотрудники» из 1С
Как выгрузить справочник сотрудников из 1С в Excel, CSV или файл обмена: универсальные отчёты, типовые механизмы ЗУП и БП, обработка результата и типичные ошибки.
Справочник «Сотрудники» — один из самых востребованных списков в 1С: его выгружают для сверки с кадровыми документами, переноса в другую базу, подготовки отчётности или рассылки. В зависимости от конфигурации (ЗУП, Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) и версии платформы доступно несколько способов выгрузки: через типовой отчёт, универсальную обработку, механизм «Выгрузка/загрузка данных» или прямое копирование табличной части.
Выбор способа зависит от цели. Если нужен простой список ФИО с табельными номерами для Excel — достаточно стандартного отчёта. Если требуется перенести сотрудников вместе с физлицами, ИНН и СНИЛС в другую базу 1С — понадобится обмен через XML. Ниже разобраны все рабочие варианты с условиями применения и проверкой результата.
Перед любыми массовыми операциями с данными убедитесь, что у вас есть резервная копия информационной базы или хотя бы понимание, что выгрузка сама по себе не изменяет данные — она их только читает. Риск появляется только на этапе последующей загрузки.
Определите, какая у вас конфигурация и что именно нужно выгрузить
Первый шаг — понять, в какой программе вы работаете. Откройте раздел «Администрирование» → «О программе» (или меню «Справка» → «О программе» в старых интерфейсах). Там указано название конфигурации и её версия: «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:ERP» и т.д. От этого зависит, какие инструменты доступны.
Второй вопрос — состав данных. Справочник «Сотрудники» в типовых конфигурациях хранит ссылку на физическое лицо, организацию, подразделение и должность, но личные данные (дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт) лежат в связанном справочнике «Физические лица». Если нужны персональные данные, простой выгрузки списка сотрудников недостаточно — потребуется отчёт, который подтянет поля из связанных таблиц.
Как выбрать способ выгрузки
Выгрузка через типовые отчёты в 1С:ЗУП
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» самый прямой путь — раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников». Отчёт формируется по организации и дате, показывает табельные номера, ФИО, подразделения и должности. В настройках (кнопка «Настройки») можно добавить дополнительные поля: дату приёма, вид занятости, дату рождения.
После формирования отчёт сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели). Выберите формат «Лист Excel» (xlsx) — так данные останутся таблицей, пригодной для фильтрации. Форматы mxl и pdf подходят только для просмотра и печати, для дальнейшей обработки они неудобны.
Сохранение и проверка файла
Откройте сохранённый файл и сверьте количество строк с ожидаемым числом сотрудников. Обратите внимание на итоговые строки и объединённые ячейки шапки — перед дальнейшей обработкой в Excel их часто нужно удалить. Если в отчёте есть группировки по подразделениям, а нужен плоский список, отключите группировку в настройках отчёта и сформируйте заново.
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников»
- 2Укажите организацию и дату, на которую нужен список
- 3В настройках добавьте нужные поля (дата приёма, табельный номер)
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте состав строк
- 5Сохраните результат через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel
- 6Откройте файл и убедитесь, что количество сотрудников совпадает с ожиданием
Универсальный отчёт в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии предприятия» нет полноценных кадровых отчётов, поэтому используйте «Универсальный отчёт»: раздел «Отчёты» → «Универсальный отчёт». В поле вида данных выберите «Справочники», далее — «Сотрудники». Программа выведет таблицу с основными реквизитами справочника.
Через кнопку «Настройки» (или «Показать настройки») добавьте нужные поля в список выбранных: наименование, код, физическое лицо, дата приёма. Если нужны только действующие сотрудники, задайте отбор по признаку «В архиве» = «Нет» (в БП 3.0 уволенные сотрудники помечаются этим флагом). Аналогичный универсальный отчёт есть в УТ, КА и ERP — механика одинаковая.
Быстрые способы: копирование списка и вывод в табличный документ
Для небольшого списка подойдёт самый простой приём. Откройте справочник «Сотрудники», установите нужный отбор (по организации, без пометки удаления), затем выделите строки: Ctrl+A для всех или Ctrl+клик для выборочных. Через меню «Ещё» → «Вывести список» откроется окно, где можно отметить выводимые колонки. Результат — табличный документ, который сохраняется в Excel или копируется в буфер обмена.
Ограничение способа: «Вывести список» показывает только те колонки, что есть в форме списка. Добавить произвольные поля (дату рождения, ИНН) таким путём нельзя. Зато это самый быстрый вариант, когда нужен перечень ФИО прямо сейчас и без настроек.
Сравнение способов выгрузки
Гибкие настройки полей и отборов; подходит для регулярных выгрузок. Не переносит данные между базами.
Работает в любой типовой конфигурации; ограничен реквизитами одного справочника.
Самый быстрый для малых объёмов; только колонки формы списка, без настроек.
Единственный вариант для переноса в другую базу 1С; требует прав администратора и аккуратности.
Перенос сотрудников в другую базу через XML
Когда задача — не распечатать список, а перенести сотрудников в другую информационную базу, используйте типовую обработку «Выгрузка и загрузка данных XML». Она входит в состав большинства конфигураций на БСП: «Администрирование» → «Перенос данных» или открывается как внешняя обработка через «Файл» → «Открыть».
В обработке на вкладке «Выгрузка» отметьте объект «Справочник.Сотрудники» и обязательно включите выгрузку связанных объектов — «Физические лица», иначе в базе-приёмнике сотрудники останутся без персональных данных или загрузка прервётся с ошибкой. Укажите файл выгрузки и нажмите «Выгрузить данные». Загрузка выполняется той же обработкой в базе-приёмнике.
Альтернатива: планы обмена
Если обмен между базами регулярный (например, ЗУП → Бухгалтерия), настройте типовой план обмена вместо разовых выгрузок: «Администрирование» → «Синхронизация данных». Там сотрудники передаются автоматически по расписанию вместе с кадровыми документами. Настройка сложнее, но исключает ручные операции и дубли.
Выгрузка через запрос и консоль кода
Для нестандартных наборов полей (например, ФИО + ИНН + дата приёма + руководитель подразделения в одной строке) удобна консоль запросов или консоль кода. Это инструменты для пользователей с правами разработчика. Пример простого запроса по справочнику сотрудников с выборкой физлица:
ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Код КАК ТабельныйНомер,
Сотрудники.Наименование КАК ФИО,
Сотрудники.ФизическоеЛицо КАК ФизическоеЛицо
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
НЕ Сотрудники.ПометкаУдаления
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
ФИОРезультат запроса в консоли выводится таблицей, которую можно скопировать или сохранить. Этот способ требует понимания структуры метаданных конкретной конфигурации: имена реквизитов в ЗУП и БП отличаются, и запрос из одной базы может не сработать в другой без правки.
Проверка результата и типичные ошибки
После выгрузки всегда сверяйте результат с источником. Минимальный контроль: количество строк в файле против количества записей в справочнике (с учётом отбора), наличие ключевых сотрудников, корректность кодировки при открытии CSV. Если файл открывается «кракозябрами», сохраняйте в xlsx вместо csv или открывайте csv через импорт данных Excel с выбором кодировки UTF-8.
Как проверить результат выгрузки
Совпадает с числом сотрудников по отбору в 1С
Строк меньше — сработал скрытый отбор; больше — попали помеченные на удаление
ИНН, СНИЛС заполнены по всем строкам
Пустые поля — данные не заполнены в карточке физлица, а не ошибка выгрузки
Русские буквы отображаются корректно
Нечитаемые символы — неверная кодировка при открытии CSV
Если выгрузка нужна регулярно (например, ежемесячно для службы безопасности), сохраните настройки отчёта как вариант — кнопка «Сохранить вариант отчёта». В следующий раз список формируется одним нажатием без повторной настройки полей и отборов.
Частые вопросы
Почему в выгрузке нет ИНН и СНИЛС сотрудников?
Эти данные хранятся не в справочнике «Сотрудники», а в связанном справочнике «Физические лица». Постройте отчёт по физлицам с отбором действующих сотрудников или используйте кадровый отчёт ЗУП, где эти поля добавляются через настройки.
Можно ли выгрузить только действующих сотрудников?
Да. В ЗУП отчёт «Списки сотрудников» по умолчанию показывает работающих на указанную дату. В универсальном отчёте БП добавьте отбор «В архиве = Нет» и «Пометка удаления = Нет».
В каком формате лучше сохранять выгрузку?
Для обработки и фильтрации — xlsx. CSV подходит для загрузки в сторонние системы, но следите за кодировкой (UTF-8). Форматы mxl и pdf годятся только для просмотра и печати.
Как перенести сотрудников в пустую базу той же конфигурации?
Используйте обработку «Выгрузка и загрузка данных XML»: выгрузите справочники «Сотрудники» и «Физические лица» вместе, затем загрузите файл в новую базу. Перед загрузкой сделайте резервную копию приёмника.
Нет прав на универсальный отчёт и обработки — что делать?
Используйте вывод списка: откройте справочник, установите отбор и выберите «Ещё» → «Вывести список». Эта функция доступна большинству пользователей без административных прав. Если и она недоступна, запросите выгрузку у администратора базы.
Почему после загрузки XML появились дубли сотрудников?
Обработка сопоставляет объекты по уникальным идентификаторам. Если в базе-приёмнике сотрудник уже был создан вручную, у него другой идентификатор, и загрузка создаёт вторую карточку. Дубли ищутся поиском по наименованию и удаляются вручную после сверки.
Что важно запомнить
Для списка в Excel используйте типовой отчёт или «Вывести список», для переноса между базами — выгрузку XML вместе с физлицами. Персональные данные лежат в справочнике «Физические лица». Всегда проверяйте количество строк и делайте копию базы перед загрузкой.