Как из 1С выгрузить список контрагентов с ИНН

Список контрагентов с ИНН нужен регулярно: для сверки с налоговой, загрузки в банк-клиент, проверки партнёров через сервисы ФНС, передачи данных аудиторам или миграции в другую программу. В любой типовой конфигурации 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) эта задача решается штатными средствами без доработок.

Есть три рабочих способа: универсальный отчёт по справочнику, групповая обработка списка с выводом табличного документа и внешняя обработка выгрузки. Выбор зависит от версии платформы (обычные или управляемые формы), роли пользователя и требуемого формата результата — Excel, CSV или структурированный файл для обмена.

Ниже разобраны все варианты с точными действиями, проверкой результата и ограничениями. Инструкции актуальны для платформы 1С:Предприятие 8.3 и типовых конфигураций на её основе.

Что понадобится перед выгрузкой

Убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на чтение справочника «Контрагенты» и на запуск отчётов или обработок. В типовых конфигурациях это роли «Бухгалтер», «Чтение контрагентов» или полные права. Если отчёт не запускается с ошибкой «Нарушение прав доступа», запросите у администратора соответствующую роль.

Определите, какие поля нужны в итоговом файле. Минимальный набор — наименование и ИНН, но чаще требуются также КПП, полное наименование, юридический адрес и признак «юридическое/физическое лицо». Заранее решите, нужны ли помеченные на удаление записи: по умолчанию лучше их исключить, чтобы не передавать «мусор» дальше.

Проверьте качество данных в справочнике. Если ИНН заполнен не у всех контрагентов, выгруженный список будет содержать пустые строки. Имеет смысл сначала запустить штатную проверку заполнения или отобрать записи с пустым ИНН и дозаполнить их.

Способ 1: универсальный отчёт по справочнику

Это основной метод для конфигураций на управляемых формах: Бухгалтерия 3.0, ERP 2, Управление торговлей 11. Универсальный отчёт строится по любому справочнику и позволяет вывести произвольный набор реквизитов.

Откройте раздел «Отчёты» → «Универсальный отчёт» (в некоторых конфигурациях — «Отчёты» → «Список / кросс-таблица» или аналогичный пункт). В поле объекта данных выберите «Справочник» → «Контрагенты». Вид отчёта установите «Список».

В настройках отчёта (кнопка «Настройки» или «Показать настройки») на закладке «Поля» добавьте: «Наименование», «ИНН», при необходимости «КПП», «Наименование полное». На закладке «Отбор» задайте условие «Пометка удаления = Нет», чтобы исключить удалённые записи. Нажмите «Сформировать».

Результат — табличный документ. Сохраните его через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel (*.xlsx) или лист Excel 97–2003. Файл готов для передачи или дальнейшей обработки.

1. 1
   Откройте Отчёты → Универсальный отчёт
2. 2
   Выберите объект: Справочник — Контрагенты, вид — Список
3. 3
   В настройках добавьте поля Наименование и ИНН
4. 4
   Добавьте отбор: Пометка удаления = Нет
5. 5
   Сформируйте отчёт и проверьте несколько строк
6. 6
   Сохраните табличный документ как файл Excel

Способ 2: вывод списка справочника в табличный документ

Метод подходит для конфигураций на обычных формах (Бухгалтерия 2.0, Управление торговлей 10.3, УПП 1.3) и как быстрый вариант, когда универсального отчёта под рукой нет.

Откройте справочник «Контрагенты». В меню «Действия» (или по правой кнопке мыши) выберите «Вывести список». В появившемся окне настройки колонок отметьте нужные поля: «Наименование», «ИНН», «КПП» и другие. Состав доступных колонок зависит от настроек формы списка — если ИНН не виден в списке, сначала включите его отображение через «Действия» → «Настройка списка».

После нажатия «ОК» программа сформирует табличный документ со всеми записями справочника по текущему отбору. Если перед выводом вы установили отбор (например, только поставщиков или по группе), в файл попадут именно отобранные записи — это удобно для частичных выгрузок.

Сохраните документ через «Файл» → «Сохранить копию» в нужном формате. Для обмена с внешними системами удобен CSV, для передачи людям — Excel.

Способ 3: обработка и запрос для нетиповых задач

Если нужен строго заданный формат файла (например, CSV с разделителем «точка с запятой» и конкретным порядком колонок), используйте внешнюю обработку или консоль запросов. В типовых поставках часто есть обработка «Выгрузка и загрузка данных XML», но она выгружает данные для переноса между базами 1С, а не «плоский» список.

Для гибкой выгрузки удобна консоль запросов: простой запрос по справочнику «Контрагенты» с полями Наименование, ИНН, КПП выводит результат в таблицу, которую можно скопировать или сохранить. Такой подход требует прав разработчика или администратора и навыков работы с запросами.

Пример текста запроса для консоли:

ВЫБРАТЬ
 Контрагенты.Наименование КАК Наименование,
 Контрагенты.ИНН КАК ИНН,
 Контрагенты.КПП КАК КПП
ИЗ
 Справочник.Контрагенты КАК Контрагенты
ГДЕ
 НЕ Контрагенты.ПометкаУдаления
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
 Контрагенты.Наименование

Результат запроса сохраняется стандартно: правой кнопкой по таблице → «Вывести список» или через сохранение табличного документа. Этот способ даёт полный контроль над составом полей и отбором, но требует аккуратности: не запускайте произвольные внешние обработки из непроверенных источников — они могут содержать вредоносный код.

Как проверить результат выгрузки

Откройте полученный файл и сравните количество строк с количеством контрагентов в справочнике (без учёта помеченных на удаление). Расхождение в несколько записей обычно объясняется отбором или отключённым отображением части данных.

Выборочно сверьте 5–10 контрагентов: ИНН в файле должен совпадать с ИНН в карточке контрагента в 1С. Обратите внимание на длину ИНН: у юридических лиц — 10 цифр, у физических лиц и ИП — 12. Если Excel «съедает» ведущие нули или преобразует ИНН в число, при сохранении в CSV откройте файл через «Данные» → «Из текста» и задайте столбцу ИНН текстовый формат.

Проверьте, не попали ли в выгрузку дубли. В Excel это делается через «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» по столбцу ИНН. Дубли по ИНН — признак задвоения справочника, который стоит устранить в самой базе.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — потеря ведущих нулей в ИНН при открытии CSV в Excel. Excel воспринимает ИНН как число. Решение: импортировать файл через мастер текстов с указанием текстового формата столбца или сохранять выгрузку сразу в XLSX.

Вторая ошибка — выгрузка вместе с помеченными на удаление. Такие записи внешне неотличимы от активных, и получатель файла может принять их за действующих контрагентов. Всегда добавляйте отбор по пометке удаления.

Третья типичная ситуация: в управляемых формах пользователь не находит пункт «Вывести список». В БСП-конфигурациях он скрыт в меню «Ещё» формы списка либо недоступен — тогда используйте универсальный отчёт.

Особенности для разных конфигураций

В 1С:Бухгалтерии 3.0 универсальный отчёт находится в разделе «Отчёты». Также доступен отчёт «Анализ контрагентов» и обработка проверки контрагентов по базе ФНС — она не выгружает список, но помогает заранее выявить недействующие ИНН.

В Управлении торговлей 11 и ERP 2 контрагенты хранятся в справочнике «Контрагенты», а партнёры — отдельно. Если нужен список именно партнёров с ИНН, выгружайте справочник «Партнеры» с реквизитом ИНН из связанного контрагента через универсальный отчёт с соединением таблиц, либо выгружайте «Контрагенты» и «Партнеры» по отдельности.

В конфигурациях на обычных формах (2.0, 10.3) универсального отчёта в современном виде нет, но есть одноимённая обработка «Универсальный отчёт» в разделе «Отчёты», которая работает аналогично: выберите справочник, постройте список, выведите реквизиты.

Частые вопросы