Справочники и Данные · 12 мин
Как выгрузить данные по сотрудникам из 1С
Способы выгрузки данных по сотрудникам из 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: универсальные отчёты, списки, Excel, обработки. Пошаговые инструкции и типичные ошибки.
Данные по сотрудникам из 1С требуются кадровикам и бухгалтерам регулярно: для сверки с фондами, подготовки списков в банк, миграции в другую программу или внутренней аналитики. В зависимости от конфигурации — 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:КА или УПП — набор инструментов отличается, но логика везде одинаковая: сначала определяется состав нужных полей, затем выбирается способ выгрузки.
Самый простой путь — выгрузить список справочника «Сотрудники» или «Физические лица» прямо из формы списка. Для произвольного набора полей (табельный номер, подразделение, должность, дата приёма, ИНН, СНИЛС) используются штатные отчёты и универсальные обработки. Для регулярного обмена с внешними системами настраивают типовую синхронизацию или выгрузку через обработку «Универсальный обмен данными в формате XML».
Ниже разобраны основные способы: от выгрузки списка в два клика до настройки произвольного отчёта с нужными колонками. Отдельно описаны проверка результата, типичные ошибки и ограничения по правам доступа, из-за которых выгрузка может не получиться или выдать неполные данные.
Определите, какие данные нужны и откуда их брать
Прежде чем выгружать, сформулируйте состав выгрузки. «Данные по сотрудникам» в 1С физически хранятся в разных местах: личные данные (ФИО, дата рождения, документы, ИНН, СНИЛС) — в справочнике «Физические лица», кадровые сведения (приём, переводы, увольнение, должность, подразделение) — в справочнике «Сотрудники» и регистрах кадровой истории, начисления и удержания — в расчётных регистрах.
Если нужен простой список работающих с должностями — достаточно справочника «Сотрудники». Если требуется история изменений (например, все переводы за период) — понадобится отчёт по кадровым документам или регистру «Кадровая история сотрудников». Для зарплатных данных (ФОТ, средний заработок, задолженность) используются расчётные отчёты, а не справочники.
Уточните также формат результата: таблица Excel для ручной обработки, CSV или XML для загрузки в другую систему, печатная форма для архива. От этого зависит выбор инструмента: форма списка отдаёт табличный документ, обменные обработки — файлы XML, отчёты можно сохранить в Excel, CSV, PDF или HTML.
Выгрузка списка сотрудников из формы списка
Это самый быстрый способ, подходящий для списка с небольшим числом колонок. Откройте раздел «Кадры» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» (в Бухгалтерии), затем «Сотрудники». В форме списка настройте отбор при необходимости: например, только действующие сотрудники, конкретное подразделение или организация в многофирменной базе.
Далее нажмите кнопку «Ещё» в командной панели списка и выберите пункт «Вывести список». В открывшемся окне отметьте нужные колонки — состав доступных полей зависит от настроек формы, обычно доступны ФИО, табельный номер, подразделение, должность, дата приёма. Программа сформирует табличный документ, который сохраняется через «Файл → Сохранить как» в формате Excel (xlsx), CSV, PDF или mxl.
Ограничение способа: состав колонок ограничен настройками формы списка. Поля вроде СНИЛС, ИНН, даты рождения или телефона там обычно отсутствуют — для них нужен отчёт или настройка произвольных колонок через «Ещё → Изменить форму», что требует прав настройки и аккуратности, чтобы не сломать форму для других пользователей.
- 1Откройте «Кадры → Сотрудники» и установите нужные отборы (организация, подразделение, работающие).
- 2Нажмите «Ещё → Вывести список» и отметьте необходимые колонки.
- 3В сформированном табличном документе выберите «Файл → Сохранить как» и формат xlsx или CSV.
- 4Откройте файл и проверьте число строк и полноту колонок.
Выгрузка через штатные отчёты по кадрам
Для расширенного набора полей удобнее штатные отчёты. В 1С:ЗУП в разделе «Кадры → Кадровые отчёты» доступны «Штатные сотрудники», «Список сотрудников», «Личные данные сотрудников», «Семьи сотрудников», «Остатки отпусков» и другие. В 1С:Бухгалтерии кадровые отчёты скромнее, но «Список сотрудников» с основными полями присутствует.
Откройте нужный отчёт, задайте период и организацию, затем нажмите «Настройки». В расширенном варианте настроек на вкладке «Поля» добавьте недостающие реквизиты: ИНН, СНИЛС, дату рождения, пол, дату приёма и увольнения. На вкладке «Отбор» ограничьте выборку — например, только работающих на дату или только уволенных за период. После нажатия «Сформировать» результат сохраняется в Excel или CSV стандартным образом.
Полезный приём: сохраните настроенный вариант отчёта под понятным именем («Выгрузка для банка», «Список для сверки с ПФР») через «Ещё → Сохранить вариант отчёта». В следующий раз выгрузка займёт секунды — открыли вариант, сформировали, сохранили файл.
Универсальный отчёт и произвольные поля
Когда штатного отчёта нет, помогает «Универсальный отчёт» (в ЗУП: «Отчётность, справки → Универсальный отчёт»; в Бухгалтерии: «Отчёты → Универсальный отчёт»). Он строится по любому справочнику, документу или регистру сведений. Выберите тип «Справочник», объект «Сотрудники» или «Физические лица», укажите период и в настройках добавьте произвольные поля, включая связанные: например, из сотрудника можно вытащить реквизиты физического лица.
Для регистров сведений (контактная информация, документы физлиц, статусы налогоплательщиков) универсальный отчёт часто единственный способ получить плоскую таблицу без программирования. Выберите регистр «Документы физических лиц» — получите паспортные данные; «Контактная информация» — телефоны и адреса.
Учтите нюанс: универсальный отчёт по регистру сведений с периодичностью покажет либо всю историю, либо срез последних — это настраивается в параметрах. Для паспортных данных обычно нужен срез последних на текущую дату, иначе в выгрузку попадут устаревшие документы и сотрудник окажется в файле несколько раз.
Какой способ выбрать
Выгрузка для переноса в другую базу
Если цель — перенести сотрудников в другую информационную базу 1С (например, из ЗУП в свежую базу или из Бухгалтерии в ЗУП), табличные форматы не подходят: нужна структурированная выгрузка. Типовой инструмент — обработка «Универсальный обмен данными в формате XML», которая работает по правилам обмена. Она выгружает объекты (физлица, сотрудники, документы) в XML-файл, а в базе-приёмнике загружает их с сохранением связей.
Для стандартного сценария ЗУП ↔ Бухгалтерия используйте встроенную синхронизацию данных («Администрирование → Синхронизация данных»): настройте соответствие организаций, и сотрудники с кадровыми и расчётными данными будут передаваться автоматически по расписанию или вручную.
Такие операции выполняйте на копии базы или после создания резервной копии. Ошибка в правилах обмена или сопоставлении объектов может создать дубли сотрудников в базе-приёмнике, и вычищать их вручную долго и рискованно.
Проверка результата и типичные ошибки
После выгрузки сверьте результат с исходными данными. Базовая проверка — количество строк: сравните число сотрудников в файле с числом в списке при тех же отборах. Затем выборочно проверьте 3–5 сотрудников: совпадают ли подразделение, должность, дата приёма, ИНН с карточкой в 1С.
Частая проблема — дубли строк. Она возникает, когда отчёт строится по регистру с историей (кадровые переводы, документы), а сотрудник менял должность или паспорт. Это не обязательно ошибка: решите, нужна ли история или только актуальное состояние, и настройте отчёт соответственно (срез последних, группировка по сотруднику).
Вторая типичная ошибка — пустые колонки в файле. Обычно причина в том, что данные физически не заполнены в базе (например, ИНН не внесён в карточку физлица) либо у пользователя нет прав на чтение части данных — тогда платформа молча отдаёт пустые значения. Проверьте карточку конкретного сотрудника и права доступа своей учётной записи.
Как проверить результат выгрузки
Совпадает с числом сотрудников в списке при тех же отборах
Строк больше (дубли из истории) или меньше (лишний отбор, нет прав)
Значения совпадают с карточками сотрудников в 1С
Пустые ячейки при заполненных карточках — проблема прав или выбран не тот источник
Подразделение и должность соответствуют текущему состоянию
В файле старые должности — отчёт показал историю вместо среза последних
CSV открывается в Excel с читаемой кириллицей и разделителями
Кракозябры или все данные в одном столбце — сохраните в xlsx или укажите разделитель
Ограничения по правам и когда нужен программист
Если кнопки «Вывести список» нет, отчёт недоступен или колонки пустые — вероятнее всего, дело в правах. В типовых конфигурациях доступ к персональным и зарплатным данным разграничен: кадровик видит кадровые сведения, но не суммы; расчётчик видит начисления, но может не видеть паспортные данные. Обратитесь к администратору 1С за назначением нужного профиля доступа либо попросите выгрузку у сотрудника с достаточными правами.
Самостоятельная работа безопасна, пока вы только формируете отчёты и сохраняете файлы — это не меняет данные в базе. К программисту 1С стоит обращаться, когда нужны: выгрузка по расписанию в файл или на FTP, нестандартный формат (например, XML заданной структуры для банка или госоргана), объединение данных из нескольких регистров в одну строку, обмен с самописной системой. Такие задачи решаются внешними обработками и регламентными заданиями, и тестировать их нужно на копии базы.
Что важно запомнить
Простой список выгружается из формы списка через «Ещё → Вывести список», расширенный набор полей — через штатные кадровые отчёты и универсальный отчёт, перенос между базами — через типовой обмен XML или синхронизацию. Всегда проверяйте число строк, заполненность колонок и актуальность данных, а перед любыми обменами делайте резервную копию. Персональные данные выгружайте только при служебной необходимости и храните защищённо.
Частые вопросы
Как выгрузить сотрудников вместе с ИНН и СНИЛС?
Используйте отчёт «Список сотрудников» или «Штатные сотрудники» в 1С:ЗУП: в настройках на вкладке «Поля» добавьте ИНН и СНИЛС — они подтягиваются из карточки физического лица. Если поля недоступны в отчёте, постройте универсальный отчёт по справочнику «Физические лица» и добавьте нужные реквизиты там.
Почему в выгрузке одни и те же сотрудники повторяются несколько раз?
Отчёт построен по данным с историей: кадровым переводам, изменениям документов или нескольким местам работы (совместительство). Если нужен список без повторов, включите срез последних на дату, сгруппируйте строки по сотруднику или выгружайте справочник «Физические лица» вместо «Сотрудники».
Можно ли выгрузить данные, если нет прав администратора?
Да, формирование отчётов и вывод списков доступны обычным пользователям с профилем кадровика или расчётчика. Ограничение касается состава данных: без соответствующих прав часть полей (паспорт, зарплата) будет пустой или недоступной. Права назначает администратор через профили групп доступа.
В каком формате лучше сохранять выгрузку?
Для просмотра и ручной обработки — xlsx: сохраняет структуру колонок и кириллицу без проблем. CSV подходит для загрузки в сторонние системы, но проверяйте кодировку (UTF-8) и разделитель. Для обмена между базами 1С табличные форматы не подходят — используйте XML через типовые обработки обмена.
Как выгрузить только уволенных за определённый период?
В отчёте «Список сотрудников» или «Штатные сотрудники» откройте настройки, на вкладке «Отбор» добавьте условие по дате увольнения в нужном интервале. В ЗУП также есть отдельные кадровые отчёты по приёмам и увольнениям, где период задаётся параметром.
Что делать, если в Excel вместо русских букв нечитаемые символы?
Файл сохранён в CSV с кодировкой, которую Excel не распознал. Самое простое решение — сохранить выгрузку из 1С сразу в формате xlsx. Если нужен именно CSV, открывайте его в Excel через «Данные → Получение данных из текстового файла» с указанием кодировки UTF-8 или 1251.