Справочники и Данные · 11 мин
Как добавлять товары в 1С: полная инструкция по работе с номенклатурой
Как добавить товар в 1С вручную, копированием и импортом из Excel. Настройка карточки номенклатуры, цен, штрихкодов, проверка и типичные ошибки.
Добавление товара в 1С — базовая операция, без которой невозможно оформить поступление, продажу, перемещение или инвентаризацию. Во всех типовых конфигурациях (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Розница, Бухгалтерия) товары хранятся в справочнике «Номенклатура», и именно с ним работает кладовщик, менеджер или бухгалтер при заведении новой позиции.
Есть несколько способов добавить товар: вручную через форму карточки, копированием похожей позиции, загрузкой из файла Excel или через обработку прайс-листа поставщика. Правильный выбор зависит от количества позиций: один товар проще завести руками, а сотню — импортировать.
Главный риск при добавлении номенклатуры — дубли и ошибки в реквизитах: неверная ставка НДС, неправильная единица измерения или вид номенклатуры ломают отчёты, ценообразование и обмен данными с кассой. Поэтому ниже разобран не только порядок действий, но и то, какие поля обязательны, как проверить результат и каких ошибок избегать.
Где находится справочник товаров и как открыть карточку
В типовых конфигурациях на управляемых формах (УТ 11, КА 2, ERP 2) справочник находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или в разделе «CRM и маркетинг» / «Закупки» в зависимости от настроек интерфейса. В 1С:Бухгалтерии 8 путь короче: «Справочники» → «Номенклатура». В Рознице — раздел «НСИ».
Чтобы создать новую позицию, нажмите кнопку «Создать» в списке номенклатуры. Откроется карточка товара — форма с реквизитами. Если у пользователя нет кнопки «Создать», значит, у его роли нет прав на добавление номенклатуры — это настраивает администратор через профили групп доступа.
Полезный приём перед созданием — поискать товар по наименованию и артикулу в списке. Возможно, позиция уже заведена коллегой, и вместо новой карточки нужно лишь обновить цену или штрихкод. Дубли номенклатуры — одна из самых частых причин некорректных остатков.
Ручное создание карточки товара: обязательные поля
При ручном создании заполните карточку последовательно. Минимальный набор полей, без которых товар нельзя нормально использовать в документах:
- Наименование — рабочее название для внутренних документов. Делайте его уникальным и понятным: «Кабель ВВГнг 3х2,5 (бухта 100 м)», а не просто «Кабель».
- Вид номенклатуры — определяет тип позиции (товар, материал, услуга) и счета учёта в бухгалтерии. Ошибка в виде приводит к неверному отражению в учёте.
- Единица хранения — штуки, упаковки, метры, килограммы. От неё зависят остатки и все складские документы.
- Ставка НДС — подставляется в документы продажи и влияет на налоговую отчётность.
Дополнительно полезно заполнить артикул для поиска, описание для печатных форм, вес и объём (нужны для расчёта доставки), а также привязать товар к группе номенклатуры — это упрощает отчёты и настройку скидок. В УТ 11 и ERP наименование для печати формируется автоматически из рабочего наименования и описания, но его можно переопределить вручную.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка создана, но товар пока нельзя продать осмысленно — у него нет цены. Цена назначается отдельным документом, об этом ниже.
- 1Откройте НСИ и администрирование → Номенклатура и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид номенклатуры (товар, услуга, материал)
- 3Заполните наименование, артикул, единицу измерения и ставку НДС
- 4Добавьте штрихкод и описание при необходимости
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в списке
Добавление товара копированием и из документа поступления
Если новый товар похож на существующий (та же группа, единица измерения, ставка НДС, но другой цвет или размер), быстрее создать его копированием. В списке номенклатуры выделите исходную позицию и нажмите F9 или «Ещё» → «Скопировать». Затем измените наименование и отличающиеся реквизиты. Это снижает риск ошибок в служебных полях.
Второй сценарий — заведение товара прямо из документа «Приобретение товаров и услуг» (или «Поступление товаров и услуг» в Бухгалтерии). В табличной части документа в поле «Номенклатура» введите наименование нового товара: если совпадений нет, программа предложит создать новую позицию. Карточка создастся с минимальным набором реквизитов, а вид номенклатуры и НДС подставятся из настроек по умолчанию.
У этого способа есть ограничение: карточка создаётся «на бегу», и важные поля (шкала единиц, вес, характеристики) часто остаются пустыми. После проведения документа откройте созданные карточки и дозаполните их, иначе позже возникнут проблемы с печатью этикеток и обменом с кассой.
Импорт товаров из Excel и загрузка прайсов поставщика
Когда нужно добавить десятки или сотни позиций, ручной ввод неэффективен. В УТ 11, КА 2 и ERP есть штатная обработка «Загрузка данных из файла»: откройте список номенклатуры и выберите «Ещё» → «Загрузить данные из файла» (в некоторых версиях — «Загрузить номенклатуру из внешних файлов»). Обработка принимает файлы Excel (xlsx, xls), CSV и MXL.
Подготовьте файл заранее: одна строка — один товар, колонки соответствуют реквизитам (наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена). После выбора файла программа покажет таблицу сопоставления колонок с реквизитами справочника — проверьте каждое соответствие вручную. Особое внимание уделите единицам измерения: они должны совпадать с классификатором ОКЕИ, иначе загрузка создаст дубли единиц или завершится ошибкой.
Для регулярной загрузки прайсов поставщиков в УТ 11 есть отдельный механизм «Регистрация цен поставщиков» и обработка загрузки прайс-листов с настраиваемыми шаблонами. Она позволяет не только создавать номенклатуру, но и обновлять цены поставщика без дублирования позиций — сопоставление идёт по артикулу или штрихкоду.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 загрузка доступна через «Номенклатура» → «Загрузить» → «Из табличного документа». Функциональность проще, чем в УТ, но для стартового наполнения справочника её достаточно.
Назначение цены, штрихкодов и характеристик
Созданная карточка не содержит цены — цены в 1С хранятся отдельно и привязаны к видам цен (закупочная, оптовая, розничная). Чтобы назначить цену в УТ 11, создайте документ «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» → «Цены и скидки»), добавьте товары в табличную часть и укажите значения. Цена начинает действовать с даты документа. В Бухгалтерии аналогичный документ называется «Установка цен номенклатуры» в разделе «Склад».
Штрихкоды добавляются в карточке товара по ссылке «Штрихкоды» (в УТ) или в подчинённом регистре (в Бухгалтерии). Если штрихкод поставщика неизвестен, программа может сгенерировать внутренний код EAN-13 автоматически. Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, для штучной единицы и для упаковки.
Характеристики (размер, цвет, объём) включаются на уровне вида номенклатуры: в карточке вида установите признак использования характеристик, после чего в карточке товара появится закладка для их заведения. Учёт остатков и цены при этом можно вести отдельно по каждой характеристике.
Сравнение способов добавления
Подходит для 1–10 позиций. Полный контроль над реквизитами, но медленно при больших объёмах.
Оптимально для однотипных товаров с малыми отличиями. Снижает ошибки в видах номенклатуры и НДС.
Быстро, но карточка создаётся с минимальными реквизитами — требует доработки после ввода документа.
Единственный разумный вариант для сотен позиций. Требует подготовки файла и проверки сопоставления колонок.
Проверка результата и типичные ошибки
После добавления товара убедитесь, что он корректно участвует в учёте. Создайте тестовый документ поступления или продажи с новой позицией и проверьте: подставилась ли цена, правильная ли ставка НДС в печатной форме, отображается ли товар в отчёте «Остатки товаров на складах» после проведения поступления.
Для поиска дублей используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит элементы с совпадающими наименованиями, артикулами или штрихкодами и позволяет объединить их с заменой во всех документах. Регулярная чистка дублей — обязательная практика, если номенклатуру заводят несколько сотрудников.
Как проверить результат
Позиция видна, находится в нужной группе, без пометки удаления
Элемент не найден поиском или лежит не в той группе
При выборе товара цена подставляется автоматически
Цена пустая или нулевая — не создан документ установки цен
Документ проводится, товар появляется в отчёте по остаткам
Ошибка проведения, товар не отображается в остатках
В печатной форме счёта-фактуры верная ставка
Ставка не соответствует товару — ошибка в карточке
Часто задаваемые вопросы
Можно ли удалить ошибочно созданный товар?
Да, если по нему нет ни одного документа: установите пометку удаления и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если документы есть, элемент удалить нельзя — пометьте его на удаление, чтобы он не мешал при подборе, или объедините с правильной позицией через «Поиск и удаление дублей».
Почему при продаже товара не подставляется цена?
Наиболее вероятная причина — не создан или не проведён документ «Установка цен номенклатуры» для нужного вида цен, либо его дата позже даты документа продажи. Также проверьте, что в соглашении с клиентом или настройках продаж указан тот же вид цен, для которого установлена цена.
Как добавить товар, который продаётся и поштучно, и упаковками?
Создайте одну карточку с базовой единицей хранения (например, штука), а упаковку заведите как упаковку с коэффициентом пересчёта — в карточке товара есть раздел «Единицы измерения и упаковки». В документах можно будет выбирать нужную единицу, остатки будут пересчитываться автоматически.
Что делать, если кнопки «Создать» в справочнике нет?
У вашей учётной записи нет прав на добавление номенклатуры. Обратитесь к администратору 1С: нужно добавить соответствующую роль в профиль группы доступа пользователя (в типовых конфигурациях — роль добавления и изменения базовой нормативно-справочной информации).
Можно ли загрузить товары вместе с картинками?
Штатная загрузка из Excel импортирует реквизиты, но не изображения. Картинки присоединяются к карточке вручную через кнопку добавления файла либо массово — сторонними обработками, сопоставляющими файлы с товарами по артикулу в имени файла.
Нужно ли заводить услуги в том же справочнике?
Да, услуги и работы тоже хранятся в справочнике «Номенклатура», но с видом номенклатуры «Услуга» или «Работа». Для них не ведётся складской учёт, поэтому они не появляются в отчётах по остаткам, а в документах не требуют указания склада.
Что важно запомнить
Товар заводится в справочнике «Номенклатура» с обязательными реквизитами: наименование, вид, единица измерения, ставка НДС. Цена назначается отдельным документом установки цен. Для массового ввода используйте загрузку из Excel с предварительной проверкой на тестовой порции. Перед созданием всегда ищите дубли, а после — проверяйте позицию в тестовом документе.