Как добавить вторую организацию в 1С Бухгалтерия 8.3

Одна информационная база 1С:Бухгалтерии 8.3 позволяет вести учёт сразу по нескольким юридическим лицам и ИП. Это удобно, когда у собственника несколько компаний, открывается новое направление или бухгалтер обслуживает группу организаций. Добавление второй организации занимает несколько минут, но требует правильного заполнения реквизитов и настройки учётной политики — иначе отчётность сформируется с ошибками.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на редактирование справочников и установлена актуальная версия конфигурации. Если база файловая, желательно сделать архивную копию через меню «Администрирование» — «Обслуживание» — «Резервное копирование». Для клиент-серверной базы копию создаёт администратор средствами SQL или через консоль кластера.

Когда нужна вторая организация в одной базе

Ведение нескольких организаций в одной базе оправдано, если компании связаны общими контрагентами, номенклатурой и сотрудниками. Справочники контрагентов, договоров и товаров будут общими, что исключает дублирование данных. При этом учёт по каждой организации ведётся раздельно: свои документы, свои остатки, своя отчётность.

Отдельную базу стоит создавать, если организации никак не связаны, у них разные бухгалтеры и нет необходимости в общих справочниках. Также отдельная база предпочтительна, когда требуется разграничить доступ: в типовой конфигурации настроить полное разделение прав между организациями одной базы сложно.

Одна база или две

Вторая организация в той же базе

Подходит для связанных компаний с общими контрагентами и номенклатурой. Ограничение — сложнее разграничить права доступа пользователей.

Отдельная информационная база

Подходит для независимых компаний с разными бухгалтерами. Ограничение — справочники придётся вести в каждой базе отдельно.

Создание новой организации: пошаговая инструкция

Откройте раздел «Главное» и выберите пункт «Организации». Если справочник пустой или в нём одна запись, нажмите кнопку «Создать». Откроется форма новой организации, где первым делом нужно указать вид: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Заполните сокращённое и полное наименование, ИНН, КПП (для юрлиц), ОГРН. Если в базе включён обмен с контрагентами или подключён сервис «1С:Контрагент», часть реквизитов подставится автоматически по ИНН — проверьте их актуальность. Укажите юридический адрес: он попадёт в печатные формы и отчётность.

На вкладках формы заполните коды статистики (ОКПО, ОКВЭД и другие — они нужны для отчётности в Росстат), данные руководителя и главного бухгалтера, а также банковский счёт. Банковский счёт можно добавить сразу из карточки организации или позже через справочник «Банковские счета».

1. 1
   Откройте «Главное» — «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Заполните ИНН, КПП, ОГРН, наименование и юридический адрес
4. 4
   Укажите коды статистики, руководителя и главного бухгалтера
5. 5
   Добавьте банковский счёт
6. 6
   Запишите карточку и перейдите к настройке учётной политики

Настройка учётной политики и системы налогообложения

Сразу после создания организации откройте её учётную политику: раздел «Главное» — «Настройки» — «Учётная политика» с выбранной новой организацией. Укажите систему налогообложения (общая, упрощённая, патент или их сочетание), метод оценки запасов, порядок признания расходов и другие параметры, действующие в компании.

Учётная политика в программе задаётся на конкретный период. Если организация уже вела деятельность, установите дату начала применения с начала года, за который будете вводить данные. Не заполненная учётная политика — частая причина ошибок при проведении документов и формировании деклараций.

Дополнительно проверьте функциональность программы («Главное» — «Настройки» — «Функциональность»): если новая организация применяет УСН, ЕНВД-совместимые операции или торговый сбор, соответствующие опции должны быть включены. Функциональность настраивается на всю базу, но отдельные закладки можно открыть только для нужной организации.

Ввод начальных остатков по новой организации

Если организация новая и деятельности не было, остатки вводить не нужно — учёт начнётся с первого документа. Если компания уже работала и вы переносите учёт в эту базу, используйте помощник ввода остатков: «Главное» — «Помощник ввода остатков» с выбранной организацией.

Остатки вводятся на дату, предшествующую началу ведения учёта в программе: по банковским счетам, кассе, расчётам с контрагентами, товарам, основным средствам и расчётам с бюджетом. После ввода сверьте оборотно-сальдовую ведомость с данными прежней системы учёта — сальдо по счетам должно совпасть.

Проверка результата и начало работы

После настройки откройте любой документ, например «Поступление товаров и услуг», и убедитесь, что в поле «Организация» доступна новая компания. Если в базе несколько организаций, полезно установить основную организацию по умолчанию в настройках пользователя — она будет подставляться в документы автоматически.

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость с отбором по новой организации. Для новой компании она будет пустой, для действующей — покажет введённые остатки. Проверьте также, что в разделе «Отчёты» — «Регламентированные отчёты» новая организация доступна для выбора и по ней можно создать декларацию.

Контрольные точки

Как проверить результат

Организация в списке документов

Норма

Новая компания доступна в поле «Организация» при создании документа

Тревожный признак

Организация не отображается — проверьте, записана ли карточка и нет ли пометки на удаление

Учётная политика

Норма

Политика создана на нужный период, система налогообложения указана

Тревожный признак

При проведении документов появляются ошибки о незаполненной учётной политике

Отчётность

Норма

Организация выбирается в форме регламентированных отчётов

Тревожный признак

Организация недоступна — проверьте заполнение ИНН, КПП и кодов

Частые ошибки и ограничения

Типичная ошибка — дублирование организации: пользователь создаёт вторую запись вместо редактирования существующей, и документы размываются между двумя карточками с одинаковым ИНН. Перед созданием убедитесь поиском по ИНН, что такой организации в справочнике ещё нет.

Вторая распространённая проблема — неверные реквизиты для отчётности. Особенно внимательно проверяйте код налогового органа, КПП и регистрационные данные во внебюджетных фондах: ошибка в них приведёт к отказу в приёме отчётности или к отправке её не в тот орган.

Учтите ограничение: в типовой конфигурации нельзя автоматически «разделить» уже введённые документы одной организации на две. Если вы изначально вели две компании под одной карточкой, потребуется ручная корректировка документов или обработка переноса данных.

FAQ

Сколько организаций можно вести в одной базе 1С:Бухгалтерии 8.3?

Жёсткого технического ограничения в типовой конфигурации нет. Практический предел определяется удобством работы и производительностью: при большом числе организаций и документов база растёт, а отборы и отчёты требуют более внимательной настройки. Лицензионные условия при этом зависят от приобретённой версии продукта.

Нужно ли покупать отдельную лицензию на вторую организацию?

Лицензии 1С привязаны к компьютеру или серверу и числу одновременно работающих пользователей, а не к количеству организаций в базе. Добавление второй организации в существующую базу отдельной лицензии не требует. Проверьте условия вашего лицензионного соглашения, если используете специальные поставки.

Можно ли скопировать настройки с первой организации на вторую?

Автоматического копирования учётной политики в типовой конфигурации нет — её заполняют вручную для каждой организации. Зато справочники контрагентов, номенклатуры и договоров общие для всей базы, поэтому повторно вводить их не нужно.

Как пользователю работать только со своей организацией?

В настройках пользователя можно задать основную организацию — она будет подставляться в новые документы по умолчанию. Полноценное запрещение доступа к документам другой организации в типовой конфигурации ограничено; для строгого разграничения используют отдельные базы или доработку прав.

Что делать, если вторая организация создана ошибочно?

Если по ней ещё не введены документы, пометьте карточку на удаление и выполните удаление помеченных объектов через «Администрирование». Если документы есть, сначала перенесите или удалите их — программа не даст удалить организацию, на которую есть ссылки.