Справочники и Данные · 9 мин
Как добавить водительское удостоверение в 1С
Как внести водительское удостоверение в 1С: карточка физлица, документ удостоверяющий личность, справочник видов документов, настройка в ЗУП и ERP.
Водительское удостоверение в 1С используется в двух ролях: как удостоверяющий личность документ сотрудника (например, при отсутствии паспорта) и как подтверждение права управления транспортом — для водителей, экспедиторов, курьеров. В зависимости от задачи данные вносятся в разные места: либо в карточку физического лица, либо в специализированные регистры и справочники конфигурации.
Ниже разобраны инструкции для типовых конфигураций — 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP и Управление торговлей. Точные названия команд могут незначительно отличаться между версиями, но общая логика одинакова: документ всегда привязывается к физическому лицу, а не к сотруднику как штатной единице.
Где хранятся данные удостоверения в 1С
В типовых конфигурациях физическое лицо — центральный объект кадрового учёта. К нему привязываются сотрудники, договоры, документы удостоверяющие личность. Поэтому водительское удостоверение как документ личности хранится в регистре «Документы физических лиц», который заполняется из карточки физлица.
Если удостоверение нужно для производственных целей — назначить водителя на транспортное средство, оформить путевой лист, проверить срок действия прав, — данные вводятся в специализированных объектах: справочнике «Водители», регистрах сведений о транспорте или в документах «Путевой лист». Набор объектов зависит от конфигурации и наличия модуля управления автотранспортом.
Добавление удостоверения как документа, удостоверяющего личность
Этот сценарий подходит для 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерии и других конфигураций, где ведётся кадровый учёт. Порядок действий:
- Откройте раздел «Кадры» (в Бухгалтерии — «Справочники») и перейдите в список «Сотрудники» или «Физические лица».
- Откройте карточку нужного сотрудника. Если физлица ещё нет в базе — создайте его, заполнив ФИО и дату рождения.
- В карточке найдите ссылку «Личные данные», «Документы, удостоверяющие личность» или поле «Документ» — название зависит от конфигурации.
- В открывшейся форме в поле «Вид документа» выберите «Водительское удостоверение». Если такого вида нет в списке — добавьте его в справочник «Виды документов физических лиц» (см. следующий раздел).
- Заполните серию, номер, дату выдачи, кем выдан, срок действия и категорию транспортных средств, если поле предусмотрено.
- Нажмите «ОК» и запишите карточку физического лица.
- 1Откройте карточку физического лица через справочник «Сотрудники» или «Физические лица»
- 2Перейдите по ссылке «Личные данные» или «Документы, удостоверяющие личность»
- 3Выберите вид документа «Водительское удостоверение»
- 4Введите серию, номер, дату выдачи, кем выдан, срок действия
- 5Запишите форму и проверьте, что документ отображается в карточке
После записи удостоверение становится доступным для подстановки в кадровые документы, отчёты и печатные формы, где требуется документ личности. Если у сотрудника уже был указан паспорт и он остаётся основным документом, проверьте признак актуальности — программа может автоматически сделать водительское удостоверение действующим.
Если вида «Водительское удостоверение» нет в списке
Вид документа выбирается из предопределённого справочника «Виды документов физических лиц». В типовых конфигурациях водительское удостоверение обычно присутствует изначально, но после переноса данных или в старых версиях элемента может не быть.
Чтобы добавить вид документа, откройте справочник «Виды документов физических лиц» (обычно доступен через «Все функции» → «Справочники» или из формы выбора вида документа кнопкой создания). Создайте новый элемент с наименованием «Водительское удостоверение» и, если в конфигурации предусмотрено, укажите код по классификатору документов — для водительского удостоверения это код 24 по ОКУД/классификатору документов, удостоверяющих личность. Код используется в отчётности и обменах, поэтому заполнить его стоит, даже если программа не требует этого обязательно.
Учёт водителей в 1С:ERP и Управлении торговлей
Когда удостоверение нужно не как документ личности, а для транспортного учёта, логика другая. В 1С:ERP и УТ с модулем управления перевозками водители ведутся отдельно: физическому лицу присваивается признак водителя, а данные удостоверения (серия, номер, категории, срок действия) вводятся в карточку водителя или в связанный регистр сведений.
Типовой путь: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → включить функциональность управления перевозками/автотранспортом, если она отключена. Затем в разделе транспортного учёта открыть справочник «Водители», создать элемент, связать его с физическим лицом и заполнить реквизиты удостоверения. После этого водитель становится доступен для выбора в путевых листах и заказах на перевозку.
Проверьте срок действия удостоверения при вводе: многие конфигурации контролируют его при проведении путевых листов и выдают предупреждение, если права просрочены. Это удобный встроенный контроль, но он срабатывает только при корректно заполненной дате окончания срока.
Сравнение вариантов ввода
Подходит для кадрового учёта в ЗУП и Бухгалтерии. Не даёт привязки к транспорту и путевым листам.
Нужен для перевозок в ERP и УТ: позволяет назначать водителя на рейс и контролировать срок действия прав.
Запасной вариант, если типовых полей нет. Данные не участвуют в типовых проверках и отчётах.
Если типовых полей недостаточно
В конфигурациях без транспортного модуля (например, базовая Бухгалтерия) отдельных полей для категорий и срока действия прав может не быть. В этом случае используйте механизм «Дополнительные реквизиты и сведения»: в карточке физлица добавьте дополнительное сведение «Водительское удостоверение» с нужными параметрами. Учтите ограничение: такие данные не попадут в типовые отчёты и не будут контролироваться программой — проверку сроков придётся вести вручную или через отчёт по дополнительным сведениям.
Проверка результата и типичные ошибки
После ввода удостоверения убедитесь, что данные сохранились корректно: закройте карточку, откройте её заново и проверьте отображение документа. Если удостоверение вводилось для печатной формы (например, доверенности или приказа), сформируйте документ и проверьте, что реквизиты подставились.
Как проверить результат
Вид, серия, номер и даты отображаются в разделе личных данных
Поля пустые или показан старый документ
Действующим отмечен нужный документ
Актуальным стало удостоверение вместо паспорта
Реквизиты попадают в печатные формы и путевые листы
Поля в документах пустые — значит, данные введены не в тот объект
Если после ввода документ не виден в нужных формах, чаще всего причина в том, что данные внесены не в тот объект: например, в дополнительные сведения вместо регистра документов физлиц, или в карточку сотрудника вместо физического лица. Проверяйте путь ввода по инструкции выше.
Ограничения и безопасная работа с данными
Водительское удостоверение — персональные данные. Доступ к карточкам физических лиц должен быть ограничен ролями: пользователям, которым удостоверение не нужно для работы, доступ лучше не давать. Перед массовым вводом или изменением документов сделайте резервную копию базы, особенно если планируется групповая обработка.
Массовую загрузку удостоверений (например, при первичном заполнении базы) выполняйте через типовые обработки загрузки данных из таблиц, если они есть в конфигурации, либо поручите задачу специалисту. Ручная правка регистров через «Все функции» без понимания структуры данных может нарушить целостность учёта.
Что важно запомнить
Удостоверение привязывается к физическому лицу, а не к сотруднику. Для кадрового учёта используйте регистр документов физлиц, для перевозок — справочник водителей. Проверяйте признак актуальности и срок действия, а перед массовыми изменениями делайте копию базы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли указать несколько категорий в одном удостоверении?
Да, если форма ввода предусматривает список категорий — добавьте каждую отдельной строкой. Если поле одно, укажите категории через запятую в текстовом виде, но учтите, что программный контроль по ним работать не будет.
Что делать, если у сотрудника заменили удостоверение?
Не редактируйте старый документ — введите новый как отдельную запись с новыми серией, номером и датой выдачи. Старый документ останется в истории, что важно для корректности ранее выданных документов и отчётности.
Почему удостоверение не подставляется в путевой лист?
Чаще всего данные введены как документ личности, а не в карточку водителя транспортного модуля. Проверьте, что физлицу присвоен статус водителя и реквизиты прав заполнены именно в справочнике водителей или связанном регистре.
Нужно ли вводить удостоверение, если сотрудник не водитель?
Только если оно используется как документ, удостоверяющий личность. Если у сотрудника есть паспорт, вводить удостоверение в кадровый учёт не обязательно.
Как найти всех сотрудников с просроченными правами?
В конфигурациях с транспортным модулем есть отчёты по водителям и контроль сроков при проведении путевых листов. Если модуля нет, сформируйте универсальный отчёт по регистру документов физических лиц с отбором по виду документа и дате окончания срока.