Справочники и Данные · 10 мин
Как добавить в базу 1С еще одно юридическое лицо
Пошаговая инструкция, как добавить новую организацию в 1С:Бухгалтерию 8.3: реквизиты, учетная политика, подписанты, банковские счета, типичные ошибки и проверка результата.
Добавление второго юридического лица в существующую базу 1С — штатная операция: конфигурации линейки 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой и 1С:ERP изначально рассчитаны на ведение учета по нескольким организациям в одной информационной базе. Новая организация создается в справочнике «Организации», после чего для нее заполняются реквизиты, учетная политика, банковские счета и ответственные лица.
Главное — не ограничиться созданием карточки с названием и ИНН. Если не настроить учетную политику, систему налогообложения и подписантов, документы по новой организации либо не будут проводиться, либо будут формироваться с ошибками: без печатных форм, с чужими реквизитами или с неверными налоговыми настройками.
Ниже разобран полный порядок действий для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 с пояснениями, что делать в других конфигурациях, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.
Проверьте, что база готова к работе с несколькими организациями
Перед добавлением второго юрлица убедитесь, что конфигурация и лицензия это позволяют. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 ПРОФ и КОРП многофирменный учет поддерживается полностью. Базовая версия ограничена одной организацией — если у вас базовая поставка, кнопка создания второй организации будет недоступна, и потребуется апгрейд версии.
Проверить версию можно через раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Результат проверки версии» либо по надписи в окне «О программе». Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на изменение справочника «Организации» — обычно это роли «Полные права» или «Бухгалтер» с правом добавления организаций.
Перед любыми изменениями состава организаций сделайте резервную копию базы: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Резервное копирование». Само добавление организации данных не портит, но последующая настройка учетной политики и налогов может потребовать отката, если что-то пойдет не так.
Создайте новую организацию в справочнике
Откройте раздел «Главное» → «Организации» (в некоторых релизах путь: «Справочники» → «Организации»). Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма новой организации. Если в базе уже есть одна организация, программа может предложить заполнить новую копированием — для второго юрлица это удобно только частично, реквизиты придется заменить вручную.
Заполните ключевые поля: вид организации (юридическое лицо), полное и сокращенное наименование, ИНН, КПП, ОГРН. Если ИНН введен корректно и включен сервис автозаполнения реквизитов, программа подтянет наименование, адрес и руководителя из официальных реестров — это заметно снижает риск опечаток.
Укажите юридический адрес, коды ОКПО, ОКВЭД и другие регистрационные данные. Эти сведения попадут в печатные формы счетов, актов и накладных, поэтому сверяйте их с выпиской из ЕГРЮЛ, а не с внутренних документов.
- 1Сделайте резервную копию базы
- 2Откройте «Главное» → «Организации» → «Создать»
- 3Введите ИНН и используйте автозаполнение реквизитов по ИНН
- 4Проверьте наименование, адрес, ОГРН по выписке из ЕГРЮЛ
- 5Заполните учетную политику и систему налогообложения
- 6Добавьте банковский счет и кассу
- 7Назначьте руководителя, главного бухгалтера и подписантов
- 8Проведите тестовый документ и сформируйте печатную форму
Настройте учетную политику и налогообложение
Это самый важный этап после создания карточки. Откройте «Главное» → «Учетная политика» и создайте настройку для новой организации. Укажите систему налогообложения (общая или упрощенная), при необходимости — признак плательщика НДС, способ оценки МПЗ, методы начисления амортизации и другие параметры.
Учетная политика в 1С привязана к организации и периоду. Если вы добавляете организацию, которая уже вела деятельность ранее, установите дату начала действия настроек с начала года или с даты регистрации — от этого зависит корректность налогового учета.
Отдельно проверьте настройки налогов и взносов: «Главное» → «Налоги и отчеты». Здесь задаются ставки, льготы, коды ИФНС и порядок уплаты страховых взносов. Для новой организации эти параметры не наследуются от первой автоматически — их нужно задать явно.
Добавьте банковские счета, кассу и подписантов
Из карточки организации перейдите по ссылке «Банковские счета» и создайте расчетный счет: укажите банк (подберите по БИК из классификатора), номер счета и валюту. Счет, отмеченный как основной, будет подставляться в документы по умолчанию. Если счетов несколько, добавьте все — порядок выбора можно менять в документах.
Далее заполните ответственных лиц: «Главное» → «Организации» → карточка организации → «Подписанты» (или «Ответственные лица»). Укажите руководителя и главного бухгалтера с датой начала полномочий. Именно эти ФИО попадут в печатные формы счетов-фактур, накладных и приказов. Если подписант не задан, печатные формы будут выходить с пустыми строками подписи.
При необходимости настройте кассу организации, логотип и факсимиле для печатных форм, а также префикс нумерации документов — он поможет визуально отличать документы разных юрлиц в общих журналах.
Задайте разные префиксы нумерации для каждой организации (например, «АА-» и «ББ-»). Это не обязательно, но сильно упрощает поиск документов и предотвращает случайное проведение документа по чужой организации при пакетной работе.
Особенности для других конфигураций 1С
В 1С:Управление нашей фирмой организация добавляется через «Компания» → «Организации». Там же задаются касса, банковский счет и подписи. Учетная политика настраивается в разделе «Компания» → «Еще больше возможностей» и в карточке организации на вкладке налогов.
В 1С:ЗУП добавление новой организации требует особой внимательности: помимо реквизитов нужно настроить учетную политику по страховым взносам, графики работы, подразделения и территориальные условия. Кадровые документы по сотрудникам нового юрлица оформляются только после этих настроек.
В 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация организация создается в разделе «НСИ и администрирование» → «Организации», а учетная политика разделена на бухгалтерскую и налоговую части. Там же настраивается финансовая структура и распределение затрат, если юрлица входят в группу компаний.
Как выбрать действие
Проверьте результат перед началом работы
После завершения настройки создайте тестовый документ — например, «Реализация (акты, накладные)» — от имени новой организации. Проверьте, что в документе подставились правильные реквизиты, расчетный счет и что документ проводится без ошибок.
Сформируйте печатную форму счета или акта и сверьте: наименование, ИНН/КПП, адрес, банковские реквизиты, ФИО подписантов. Затем откройте оборотно-сальдовую ведомость с отбором по новой организации — она должна строиться пустой, но без сообщений об ошибках настроек.
Как проверить результат
Документ проводится, проводки формируются
Ошибка «не заполнена учетная политика» или пустые проводки
Корректные реквизиты, счет, подписанты
Пустые поля подписи, чужой банк или ИНН первой организации
Отчет строится, отбор работает
Организация отсутствует в списке отбора
Для организации заданы ИФНС и система налогообложения
Настройки пустые или скопированы от другого юрлица
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — создание карточки организации без учетной политики. Внешне все выглядит готовым, но первые же документы не формируют проводки или неверно считают налоги. Вторая типичная проблема — копирование настроек налогов от первой организации: у разных юрлиц могут быть разные системы налогообложения, и шаблонное копирование приводит к ошибкам в отчетности.
Еще одна ошибка — добавление обособленного подразделения как отдельной организации. Обособленное подразделение не является самостоятельным юрлицом: оно оформляется как подразделение внутри существующей организации с соответствующим признаком. Создание лишней организации искажает отчетность и регистрацию в налоговой.
Частые вопросы
Можно ли вести два юрлица в одной базе 1С:Бухгалтерии?
Да, версии ПРОФ и КОРП поддерживают неограниченное число организаций в одной базе. Ограничение есть только у базовой версии — в ней доступна одна организация. Все отчеты и документы формируются с отбором по конкретной организации.
Что делать, если кнопка «Создать» в справочнике «Организации» неактивна?
Проверьте две вещи: версию программы (в базовой версии добавление второй организации заблокировано) и права пользователя. Если версия ПРОФ или выше, попросите администратора выдать права на изменение справочника «Организации».
Нужно ли заново настраивать обмен с банком для новой организации?
Да. Настройка обмена с клиент-банком или сервисом прямого обмена привязана к конкретному расчетному счету. Для счета новой организации настройте обмен отдельно: раздел «Банк и касса» → «Настройка обмена с банком».
Как перенести контрагентов и номенклатуру на новую организацию?
Переносить не нужно: справочники «Контрагенты» и «Номенклатура» в типовых конфигурациях общие для всех организаций базы. Организация указывается в самих документах, а не в карточках контрагентов и товаров.
Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?
Да, если по ней еще нет документов — пометьте ее на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов». Если документы уже созданы, организацию удалить нельзя: сначала пометьте на удаление все связанные документы, либо просто не используйте эту организацию, установив ей пометку и сняв с основных списков.
Повлияет ли добавление второй организации на отчетность первой?
Нет, при корректной настройке отчеты формируются раздельно по каждой организации. Риск ошибок появляется только если в документах случайно выбрать не ту организацию — поэтому полезно задать разные префиксы нумерации и проверять организацию перед проведением.
Что важно запомнить
Новое юрлицо добавляется через справочник «Организации», но работоспособной она становится только после настройки учетной политики, налогов, банковского счета и подписантов. Перед началом работы проведите тестовый документ и проверьте печатную форму. В базовой версии 1С:Бухгалтерии вторая организация не поддерживается.