Как добавить номенклатуру в 1С: полное руководство

Номенклатура — это основной справочник товаров, материалов, услуг и работ в любой конфигурации 1С: от «Управления торговлей» до «Бухгалтерии предприятия». Без корректно созданной карточки номенклатуры невозможно оформить поступление, реализацию, счет на оплату или складской документ. Поэтому умение быстро и правильно добавлять позиции — базовый навык для менеджера, бухгалтера и кладовщика.

Добавить номенклатуру можно тремя способами: вручную через форму элемента справочника, копированием существующей позиции или массовой загрузкой из файла Excel. Выбор зависит от объема: одна-две позиции проще ввести вручную, а прайс поставщика на сотни строк рациональнее загрузить обработкой. Ниже разобраны все сценарии с указанием обязательных полей, типичных ошибок и способов проверки результата.

Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах — 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Бухгалтерия 8.3. Названия команд в вашей версии могут немного отличаться, но логика действий совпадает.

Где находится справочник номенклатуры

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура». В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь другой: «Справочники» → «Номенклатура». Если у вас настроен интерфейс по ролям, пункт может находиться в разделе «Продажи» или «Склад».

Перед созданием позиций проверьте, есть ли у вас права на добавление элементов справочника. Если кнопка «Создать» неактивна или справочник открывается только на просмотр, обратитесь к администратору 1С — в типовых конфигурациях нужна роль «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации» или полные права.

Ручное создание карточки номенклатуры

Нажмите кнопку «Создать» в списке справочника. Откроется форма нового элемента. Минимальный набор полей, без которых позиция не будет корректно работать в документах:

• Наименование — рабочее название, которое увидят пользователи в документах и отчетах;
• Наименование для печати — полное название для счетов, накладных и УПД; если не заполнено, подставляется рабочее;
• Вид номенклатуры — определяет тип (товар, услуга, работа, материал) и настройки учета по умолчанию;
• Единица измерения — штуки, килограммы, метры и т.д.; выбирается из классификатора ОКЕИ;
• Ставка НДС — влияет на налоговые документы и отчеты.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Позиция появится в списке и станет доступна для подбора в документы. Если товар весовой или штучный с фиксированным весом упаковки, дополнительно заполните вкладку «Единицы измерения» с коэффициентами пересчета.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры (товар, услуга, материал)
3. 3
   Заполните наименование и наименование для печати
4. 4
   Укажите единицу измерения и ставку НДС
5. 5
   При необходимости заполните артикул, производителя, штрихкод
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в списке

Заполнение артикула, штрихкода и дополнительных реквизитов

Артикул — внутренний код товара, удобный для поиска и обмена с поставщиками. Штрихкод вводится на отдельной вкладке и нужен для работы сканеров на кассе и складе. Дополнительные реквизиты (цвет, размер, бренд) настраиваются через «Дополнительные реквизиты» в карточке и позволяют строить отчеты по этим признакам.

Создание номенклатуры копированием

Если новая позиция похожа на существующую — например, тот же товар другого цвета или объема, — быстрее использовать копирование. Выделите нужную строку в списке и нажмите F9 или кнопку «Скопировать» в меню «Ещё». Откроется форма с уже заполненными реквизитами.

Измените наименование, артикул и отличающиеся характеристики, затем запишите элемент. Этот способ снижает риск ошибок в видах номенклатуры, счетах учета и ставках НДС, так как они наследуются от исходной позиции. Не забудьте удалить скопированный штрихкод — один штрихкод не должен быть привязан к двум разным товарам.

Массовая загрузка номенклатуры из файла

Для загрузки прайса поставщика в типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла». В УТ 11 она находится в разделе «НСИ и администрирование» или открывается прямо из списка справочника через «Ещё → Загрузить данные из файла».

Подготовьте файл Excel: одна строка — одна позиция, столбцы соответствуют реквизитам (наименование, артикул, единица измерения, цена). В обработке сопоставьте столбцы файла с полями справочника, запустите загрузку и проверьте протокол: программа покажет, сколько элементов создано и какие строки пропущены с указанием причины.

Настройка цен и счетов учета

Само по себе создание карточки не задает цену продажи. Цены устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки», в зависимости от конфигурации). Создайте документ, добавьте новые позиции, укажите вид цены и значения, затем проведите. Без этого в документах продажи цена не подставится автоматически.

В 1С:Бухгалтерии счета учета (10, 41, 20 и др.) определяются видом номенклатуры. Проверьте настройку через «Справочники → Номенклатура → Счета учета номенклатуры». В УТ 11 складской и финансовый учет настраивается в виде номенклатуры и группах финансового учета. Неверный счет учета приведет к ошибкам в проводках, которые обнаружатся только при закрытии месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в списке справочника

Норма

Элемент открывается, все обязательные поля заполнены

Тревожный признак

Пустой вид номенклатуры или единица измерения

Подстановка в документ

Норма

Товар выбирается в реализации, цена и ставка НДС подставляются

Тревожный признак

Цена нулевая, НДС пустой — не заполнены цены или реквизиты

Отчет по остаткам

Норма

Позиция видна в отчете «Остатки товаров» после поступления

Тревожный признак

Позиция отсутствует или дублируется

Проводки в бухучете

Норма

Счета учета соответствуют типу позиции

Тревожный признак

Счета пустые или неверные — проверьте вид номенклатуры

Частые ошибки при добавлении номенклатуры

Самая распространенная проблема — дубли позиций из-за разного написания наименований («Кабель ВВГ 3х2,5» и «Кабель ВВГ 3*2.5»). Перед созданием новой позиции всегда используйте поиск по справочнику — введите часть названия или артикул в строку поиска списка.

Вторая типичная ошибка — неверный вид номенклатуры. Если услугу создать как товар, программа потребует складское движение и испортит отчеты по остаткам. Третья — пропуск заполнения наименования для печати: в счетах и УПД тогда выводится сокращенное рабочее название, что может вызвать вопросы у контрагентов и налоговой.

Особые случаи: услуги, комплекты и характеристики

Услуги и работы

Для услуг создайте отдельный вид номенклатуры с типом «Услуга». Такие позиции не требуют складского учета и не попадают в отчеты по остаткам. В 1С:Бухгалтерии для услуг важно указать статью затрат и счет списания.

Товары с характеристиками

Если товар различается по размеру, цвету или объему, не создавайте отдельную карточку на каждый вариант — включите в виде номенклатуры использование характеристик. Одна карточка «Футболка» с характеристиками «S, M, L» удобнее для отчетов, чем три отдельные позиции.

Комплекты и наборы

Комплект оформляется как отдельная позиция с вариантом «Набор» или через документ «Комплектация номенклатуры», который собирает комплект из составляющих на складе. Учтите: при сборке списываются комплектующие, и их остатков должно хватать.

Договоритесь внутри компании о едином стандарте наименований: порядок слов, регистр, единицы в названии. Например, всегда «Кабель ВВГнг 3х2,5 ГОСТ», а не наоборот. Это радикально снижает количество дублей при работе нескольких сотрудников.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли добавить номенклатуру прямо из документа поступления?

Да. В табличной части документа нажмите «Добавить», в поле выбора номенклатуры — кнопку создания нового элемента (или F7 в поле ввода, в зависимости от конфигурации). Карточка создастся, и позиция сразу подставится в документ. Это удобно при разборе накладной поставщика, но следите за качеством заполнения реквизитов — в спешке легко пропустить ставку НДС или единицу измерения.

Как загрузить номенклатуру из Excel, если нет кнопки «Загрузить из файла»?

Проверьте права пользователя и включите функциональную опцию загрузки данных, если она отключена администратором. В старых конфигурациях на обычных формах используются внешние обработки загрузки — их подключает администратор или специалист по 1С. Альтернатива — ручное копирование через буфер обмена в табличное поле, если конфигурация это поддерживает.

Что делать, если случайно создали дубль номенклатуры?

Не удаляйте позицию, если по ней уже есть документы — это нарушит ссылки в проведенных документах. Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»): она заменит все ссылки на основной элемент и пометит дубль на удаление. Удаление выполняется через «Удаление помеченных объектов».

Обязательно ли заполнять штрихкод для каждой позиции?

Нет, штрихкод нужен только если вы работаете со сканерами — на кассе, складе или при инвентаризации. Если товар имеет заводской штрихкод на упаковке, внесите его. Для товаров без маркировки штрихкод можно сгенерировать внутренний (в формате EAN-13 с префиксом внутреннего использования) при печати этикеток.

Почему новая позиция не видна в документе продажи?

Чаще всего элемент записан, но не проведена установка цен, а в документе включен отбор по наличию цены. Также проверьте: не стоит ли пометка удаления, соответствует ли вид номенклатуры типу документа (услугу нельзя отгрузить со склада) и не применен ли в списке подбора фильтр по группе или складу.