Как добавить вторую фирму в 1С 8.3

Ведение учёта по нескольким юридическим лицам в одной информационной базе — стандартная возможность типовых конфигураций 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP). Вторая фирма добавляется через справочник «Организации», после чего для неё настраиваются учётная политика, банковские счета и подписанты. Никаких дополнительных лицензий для этого не требуется: ограничение 1С касается числа одновременно работающих пользователей, а не количества организаций в базе.

Перед добавлением важно решить принципиальный вопрос: вести обе фирмы в одной базе или создать отдельную. Единая база удобна, когда у компаний общие контрагенты, товары и сотрудники, а также когда нужны консолидированные отчёты. Отдельная база оправдана при разных системах налогообложения со сложным учётом, разграничении доступа между командами или при продаже одного из бизнесов — выделить базу проще, чем вычищать данные.

Одна база или две: как принять решение

Выбор архитектуры определяет удобство работы на годы вперёд, поэтому оцените условия до создания организации. В одной базе справочники контрагентов, номенклатуры и сотрудников общие — это экономит время на вводе, но требует дисциплины: каждый документ должен быть явно привязан к своей организации, иначе отчёты «перепутаются».

Отдельная база даёт полную изоляцию данных, но удваивает работу по обновлению конфигурации, настройке обменов с банками и ЭДО, ведению справочников. Кроме того, перенести учёт из одной базы в две позже сложнее, чем изначально работать в одной.

Сравнение вариантов

Одна база на обе фирмы

Подходит при общих контрагентах, номенклатуре и сотрудниках. Удобны сводные отчёты. Ограничение: нужен контроль заполнения поля «Организация» в каждом документе.

Отдельная база для второй фирмы

Подходит при полном разделении команд, разных обменах и планах на продажу бизнеса. Ограничение: двойные затраты на обновления, настройку банк-клиентов и ведение справочников.

Подготовка: что проверить перед добавлением

Убедитесь, что у вас есть права на изменение справочника «Организации» — обычно это роль «Полные права» или «Главный бухгалтер». Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к администратору базы. Также подготовьте реквизиты новой фирмы: ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, данные руководителя и реквизиты расчётного счёта.

Перед любыми изменениями в справочниках сделайте резервную копию базы. Для файловой базы достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD или выгрузить базу через конфигуратор («Администрирование» → «Выгрузить информационную базу»). Для серверной базы используйте штатные средства СУБД или выгрузку через конфигуратор.

Создание второй организации: пошаговая инструкция

Откройте раздел «Главное» (в некоторых конфигурациях — «Справочники» или «НСИ и администрирование») и перейдите в пункт «Организации». Нажмите «Создать». В карточке выберите вид организации: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» — от этого зависят состав реквизитов и доступные системы налогообложения.

Введите ИНН и нажмите «Заполнить по ИНН» (в свежих релизах — кнопка «Заполнить реквизиты»). Программа подтянет наименование, КПП, ОГРН и адрес из сервиса 1С:Контрагент при наличии интернет-поддержки. Если сервис недоступен, заполните поля вручную по выписке из ЕГРЮЛ. Проверьте каждое поле: автозаполнение иногда подтягивает устаревший адрес.

Укажите систему налогообложения, префикс базы для нумерации документов (например, «02-»), чтобы документы фирм визуально различались, и заполните подсистемы учёта. Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть».

1. 1
   Сделайте резервную копию базы
2. 2
   Откройте «Главное» → «Организации» → «Создать»
3. 3
   Выберите вид: юридическое лицо или ИП
4. 4
   Введите ИНН и заполните реквизиты автоматически или вручную
5. 5
   Укажите систему налогообложения и префикс нумерации
6. 6
   Заполните учётную политику новой организации
7. 7
   Добавьте банковский счёт и кассу
8. 8
   Проверьте создание тестового документа по новой фирме

Настройка учётной политики и параметров новой фирмы

Учётная политика создаётся отдельно для каждой организации и на каждый год. Откройте её из карточки организации по ссылке «Учётная политика» или через «Главное» → «Налоги и отчёты». Укажите применяемую систему налогообложения (ОСНО, УСН с объектом «доходы» или «доходы минус расходы»), способы оценки МПЗ, порядок признания расходов и другие параметры, действующие в вашей конфигурации.

Если в базе ведётся зарплатный учёт, настройте для новой фирмы учётную политику по зарплате, страховые взносы и территориальные условия. Без этих настроек расчётные документы будут формироваться с ошибками или не проведутся вовсе.

Банковские счета, касса и подписанты

В карточке организации перейдите по ссылке «Банковские счета» и добавьте расчётный счёт: номер, банк (выберите из классификатора по БИК), валюту. Счёт, отмеченный как основной, будет подставляться в документы и платёжные поручения по умолчанию. Аналогично проверьте кассу организации — в большинстве конфигураций она создаётся автоматически.

Заполните ответственных лиц: руководителя, главного бухгалтера и при необходимости кассира. Эти данные попадают в печатные формы счетов, актов, накладных и платёжных документов. Если подписант не указан, в документах останутся пустые поля подписи, что вызовет вопросы у контрагентов и банка.

Как разделить данные двух фирм в одной базе

Главный инструмент разделения — поле «Организация» в каждом документе. Включите в настройках отображение организации в списках документов и настройте отбор по умолчанию, если сотрудники работают только с одной фирмой. В отчётах (ОСВ, анализ счёта, книга покупок и продаж) всегда проверяйте, какая организация указана в шапке отчёта.

Если между фирмами нужно жёсткое разграничение доступа, используйте механизм разделения данных по организациям: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Группы доступа». Создайте профили, где пользователю доступна только его организация. Учтите: тонкая настройка RLS (ограничение доступа на уровне записей) требует аккуратности — ошибка может скрыть документы даже от главного бухгалтера.

Назначьте каждой фирме свой префикс нумерации документов (например, «01-» и «02-»). Это занимает минуту, но избавляет от путаницы при поиске счетов и накладных, а также упрощает сверку с контрагентами, когда номера документов двух фирм не пересекаются.

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки создайте по новой фирме тестовый документ каждого используемого вида: поступление, реализацию, платёжное поручение. Проверьте, что подставляются правильные префикс номера, банковский счёт, подписант и что документ проводится без сообщений об отсутствии учётной политики. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по новой организации — она должна строиться пустой или с тестовыми оборотами, без данных первой фирмы.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по новой организации

Норма

Строится отдельно, содержит только её обороты

Тревожный признак

В отчёте видны данные первой фирмы или отчёт не формируется

Печатная форма счёта или акта

Норма

Верные реквизиты, счёт и подписант новой фирмы

Тревожный признак

Подставлены счёт или подписант первой организации

Номер нового документа

Норма

Начинается с префикса новой фирмы

Тревожный признак

Продолжает общую нумерацию без префикса

Проведение документа

Норма

Проводится без предупреждений

Тревожный признак

Сообщение об отсутствии учётной политики или счёта

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли отдельная лицензия 1С для второй организации?

Нет. Лицензии 1С ограничивают число одновременно работающих пользователей, а не количество организаций в базе. В одной базе можно вести учёт по любому числу юридических лиц и ИП без дополнительных платежей.

Можно ли перенести организацию из одной базы в другую?

Да, но это нештатная операция. Используют обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» или типовые правила обмена, перенося организацию вместе со связанными документами, договорами и остатками. Операцию лучше выполнять на копии базы и сверять обороты после переноса.

Что делать, если документы уже введены без указания второй фирмы?

Поле «Организация» в документе можно изменить, если период не закрыт: откройте документ, укажите нужную организацию и перепроведите. Для массового исправления используйте групповое изменение реквизитов («Администрирование» → «Обслуживание»), предварительно сделав копию базы.

Можно ли у двух фирм в одной базе быть разные системы налогообложения?

Да. Система налогообложения задаётся в учётной политике каждой организации отдельно: одна фирма может работать на ОСНО, вторая — на УСН. Отчёты и декларации формируются по каждой организации со своими настройками.

Как сделать, чтобы бухгалтер видел документы только своей фирмы?

Настройте группы доступа в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав»: включите ограничение доступа на уровне записей, создайте группу с разрешённой организацией и добавьте в неё пользователя. После настройки проверьте под его учётной записью, что видны только нужные документы и отчёты.

Влияет ли добавление второй фирмы на обмен с банком и ЭДО?

Да, обмены настраиваются по каждой организации отдельно. Для новой фирмы нужно создать собственную настройку обмена с банком (DirectBank или выгрузка в клиент-банк) и отдельное соглашение об использовании ЭДО с её учётными данными и сертификатом подписи.