Справочники и Данные · 11 мин
Как добавить справочник в 1С:Документооборот
Как добавить элемент в справочник 1С:Документооборот и создать новый справочник через конфигуратор или расширение. Права, проверка результата, типичные ошибки.
В 1С:Документооборот справочники хранят нормативно-справочную информацию: контрагентов, организации, сотрудников, виды документов, вопросы деятельности, грифы доступа. Под фразой «добавить справочник» обычно скрываются две разные задачи: внести новый элемент в уже существующий справочник либо создать принципиально новый объект метаданных. Первая задача решается штатными средствами пользовательского режима за пару минут, вторая требует работы в конфигураторе или через механизм расширений.
Разница принципиальна. Добавление элемента не меняет конфигурацию и доступно пользователю с соответствующими правами. Создание нового справочника меняет структуру базы данных, требует обновления конфигурации и в типовой поставке на поддержке может привести к сложностям при последующих обновлениях. Поэтому перед созданием нового объекта стоит проверить, нельзя ли решить задачу существующими средствами: дополнительными реквизитами, дополнительными сведениями или иерархией в уже имеющемся справочнике.
Ниже разобраны оба сценария: пользовательский (добавление элементов) и административный (создание нового справочника), а также способы проверки результата и типичные ошибки.
Где находятся справочники в 1С:Документооборот
Основная точка входа — раздел «Настройка» (в некоторых редакциях интерфейса — «НСИ и администрирование»). В нём сгруппированы ссылки на справочники: «Организации», «Контрагенты», «Сотрудники», «Пользователи», «Виды документов», «Вопросы деятельности», «Грифы доступа», «Структура предприятия» и другие. Часть справочников доступна также из разделов «Документы и файлы», «Бухгалтерия», «Проекты» — в зависимости от настроенного интерфейса и ролей.
Если нужного справочника не видно в меню, это почти всегда вопрос прав, а не отсутствия объекта в базе. Проверьте у администратора, включена ли ваша роль в доступ к соответствующему разделу. В типовой поставке разграничение построено на профилях групп доступа: например, работа с контрагентами и организациями может быть закрыта для рядовых пользователей.
Для быстрого поиска справочника удобно использовать строку поиска в верхней части окна программы: начните вводить название («контрагенты», «виды документов»), и система покажет подходящие команды интерфейса.
Как добавить элемент в существующий справочник
Это самая частая задача. Порядок действий одинаков для большинства справочников:
- 1Откройте раздел «Настройка» (или «НСИ») и перейдите в нужный справочник, например «Контрагенты».
- 2Нажмите кнопку «Создать» в командной панели списка.
- 3Заполните обязательные реквизиты: наименование и поля, отмеченные как обязательные для данного вида.
- 4Для иерархических справочников предварительно выберите группу, в которую попадёт элемент, или создайте её командой «Создать группу».
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и убедитесь, что элемент появился в списке.
Для некоторых справочников действуют особые правила. Так, справочник «Сотрудники» в Документообороте связан со справочником «Пользователи»: чтобы сотрудник мог работать в системе, для него нужно создать пользователя и назначить права. Простое добавление записи в «Сотрудники» не даёт доступа к базе.
Справочник «Виды документов» требует особой внимательности: от его настроек зависят нумерация, доступность процессов, обязательность реквизитов и хранение файлов. Прежде чем создавать новый вид, изучите настройки существующего похожего вида и скопируйте их логику. Ошибки в настройке вида документа проявляются уже после того, как пользователи завели десятки документов, и исправлять их приходится массовой обработкой.
При добавлении контрагентов используйте проверку дублей: перед созданием выполните поиск по ИНН или наименованию. Дубли контрагентов — частая причина путаницы в документах и отчётах, а склеивать их потом приходится вручную или специальной обработкой поиска и удаления дублей.
Как создать новый справочник через конфигуратор
Если типовых справочников не хватает — например, нужен реестр производителей оборудования или перечень типовых формулировок — новый объект создают в конфигураторе. Это работа для специалиста с правами на изменение конфигурации и пониманием последствий.
Общий порядок такой. Откройте конфигуратор, в дереве конфигурации найдите ветку «Справочники», вызовите контекстное меню и выберите «Добавить». Задайте имя (латиницей, без пробелов), синоним (его увидят пользователи) и представление объекта. Определите структуру: длину кода и наименования, нужна ли иерархия, подчинённость другим объектам, дополнительные реквизиты и табличные части. Затем создайте формы списка и элемента (можно автоматически), настройте права для ролей и добавьте объект в нужные подсистемы, чтобы он появился в интерфейсе.
После сохранения конфигурации выполните обновление конфигурации базы данных (F7 или через меню «Конфигурация»). На этот шаг потребуется монопольный доступ либо будет выполнено динамическое обновление — но динамическое обновление при изменении структуры данных ненадёжно и в рабочих базах его лучше не использовать.
Альтернатива: расширение конфигурации
Более безопасный способ добавить справочник — механизм расширений. Расширение не изменяет типовую конфигурацию, поэтому база остаётся на поддержке, а обновления типовых релизов проходят без снятия доработок. Для типовой 1С:Документооборот это предпочтительный путь.
Порядок похож на работу с конфигуратором: создайте новое расширение, добавьте в него справочник с нужной структурой, формами и подсистемами, сохраните. Затем в пользовательском режиме откройте «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Расширения» и подключите файл расширения. После перезапуска сеанса новый справочник станет доступен пользователям с соответствующими правами.
Сравнение вариантов
Подходят, когда нужно добавить пару полей к существующему справочнику или документу. Настраиваются пользователем без конфигуратора. Ограничение: нельзя создать отдельный список объектов.
Оптимально для нового справочника в типовой базе на поддержке. Сохраняет обновляемость. Ограничение: не все механизмы доступны в расширениях, нужны навыки разработки.
Даёт полную свободу доработки. Минусы: усложняет обновление, требует контроля при каждом релизе, ошибки затрагивают всю базу.
Как проверить результат
После добавления элемента или создания нового справочника убедитесь, что всё работает так, как задумано. Проверка занимает несколько минут и избавляет от проблем у пользователей.
Как проверить результат
Новый элемент отображается в списке справочника, открывается и редактируется
Элемент не виден — проверьте отборы списка, группу и права доступа
Элемент доступен для выбора в реквизитах документов и задач
Элемент не выбирается — проверьте параметры выбора и связи реквизитов
Пользователи с нужной ролью видят справочник в интерфейсе
Справочник не виден — объект не включён в подсистему или не назначены права
Роли содержат права на чтение/добавление нового справочника
Ошибка «Нарушение прав доступа» при открытии
Для новых справочников, созданных через конфигуратор или расширение, дополнительно проверьте журнал регистрации после обновления: там не должно быть ошибок реструктуризации. Также полезно создать тестовый элемент, использовать его в документе и удалить — так вы убедитесь, что механизм работает целиком.
Типичные ошибки и ограничения
Отдельно стоит упомянуть ограничения. В файловом варианте базы обновление конфигурации требует завершения работы всех пользователей. В клиент-серверном варианте реструктуризация крупных таблиц может занять заметное время — планируйте её на нерабочие часы. Если конфигурация находится на полной поддержке без возможности изменения, сначала потребуется включить возможность изменения, что само по себе влияет на дальнейшую стратегию обновлений.
Прежде чем заказывать разработку нового справочника, посмотрите механизм «Дополнительные реквизиты и сведения» в разделе администрирования. Значительная часть потребностей — добавить поле к контрагенту, виду документа или сотруднику — закрывается им за несколько минут без единой строки кода.
Частые вопросы
Можно ли добавить новый справочник без конфигуратора?
Полноценный новый объект метаданных — нет. Без конфигуратора доступны дополнительные реквизиты и сведения для существующих объектов, а также подключение готового расширения, подготовленного разработчиком. Само расширение всё равно создаётся в конфигураторе.
Почему созданный справочник не виден пользователям?
Чаще всего две причины: объект не включён ни в одну подсистему, поэтому его нет в интерфейсе, либо ролям пользователей не назначены права на чтение и добавление. Проверьте оба пункта в конфигураторе или в настройках расширения.
Что будет с данными при удалении справочника или реквизита?
Данные удаляются безвозвратно вместе с объектом. Если на элементы справочника ссылались документы, ссылки станут битыми. Перед удалением сделайте резервную копию и проверьте, где используется объект, через поиск ссылок.
Нужен ли монопольный доступ для добавления элемента справочника?
Нет. Добавление и редактирование элементов — обычная пользовательская операция, выполняемая в многопользовательском режиме. Монопольный доступ нужен только для обновления конфигурации базы данных при создании нового объекта.
Чем расширение лучше изменения типовой конфигурации?
Расширение хранится отдельно от типовой конфигурации, поэтому база остаётся на поддержке и типовые обновления устанавливаются штатно. При изменении основной конфигурации каждое обновление потребует сравнения и объединения с доработками, что увеличивает трудозатраты и риск ошибок.
Как массово загрузить элементы в справочник?
Используйте типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа» (доступна в разделе администрирования при включённых функциях) либо универсальные обработки обмена. Перед загрузкой подготовьте файл с колонками, соответствующими реквизитам справочника, и сначала проверьте загрузку на небольшой порции строк.
Что важно запомнить
Элемент в существующий справочник добавляется в пользовательском режиме через кнопку «Создать» — это безопасно и не требует остановки работы. Новый вид справочника создаётся только средствами разработки, предпочтительно через расширение, с резервной копией, настройкой прав и проверкой на копии базы.