Как добавить организацию в 1С:Розница

Организация в 1С:Розница — это базовый элемент справочника, без которого невозможно оформить ни один документ: продажу, поступление товара, перемещение или кассовую операцию. Карточка организации хранит реквизиты юридического лица или ИП, определяет систему налогообложения и влияет на печатные формы чеков и отчетность.

Добавление организации требуется при первом запуске программы, при открытии нового юрлица или ИП, а также при ведении учета нескольких компаний в одной базе. Процедура занимает несколько минут, но ошибки в реквизитах или учетной политике потом приходится исправлять в десятках документов.

Ниже разобран полный порядок действий: от создания карточки до привязки касс ККМ и складов, с проверкой результата и разбором типичных ошибок.

Где находится справочник организаций

В 1С:Розница редакции 2.3 и 3.0 справочник организаций расположен в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Организации». В некоторых конфигурациях путь выглядит как «НСИ» → «Организации». Если раздел не виден, проверьте права пользователя: работа со справочником доступна ролям с правами администратора или настройки нормативно-справочной информации.

В редакции 2.2 и более ранних путь может отличаться: «Справочники» → «Организации». Логика работы при этом одинакова — открывается список организаций, где создается новый элемент.

Перед созданием убедитесь, что в информационной базе включена функциональность учета по нескольким организациям, если планируете вести больше одной компании. В противном случае часть полей и документов будет работать в однофирменном режиме.

Создание карточки организации: пошагово

Откройте список организаций и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать тип: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого выбора зависит набор полей: для ИП вместо КПП и ОГРН используются ОГРНИП и данные физического лица.

Заполните основные реквизиты:

• Наименование — сокращенное, отображается в списках и документах;
• ИНН — после ввода программа может автоматически подтянуть данные из сервиса 1С:Контрагент, если он подключен;
• КПП — только для юридических лиц;
• ОГРН / ОГРНИП и дата регистрации;
• Полное наименование — используется в печатных формах и чеках;
• Юридический и фактический адреса, телефон.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Ошибки в ИНН и КПП программа часто подсвечивает сразу — не игнорируйте такие предупреждения, они попадут в фискальные документы.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Организации»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите тип: юрлицо или ИП
3. 3
   Заполните ИНН, наименования, ОГРН, адреса
4. 4
   Укажите систему налогообложения
5. 5
   Запишите карточку и перейдите к учетной политике
6. 6
   Привяжите магазины, склады и кассы ККМ
7. 7
   Проверьте реквизиты на пробном документе

Учетная политика и налогообложение

Система налогообложения задается в карточке организации на отдельной закладке или через ссылку «Учетная политика». Доступные варианты зависят от редакции: ОСНО, УСН (доходы или доходы минус расходы), патент, а в старых версиях — ЕНВД.

От выбранной системы зависит, какая ставка НДС и признак налога уйдет в кассовый чек. Ошибка здесь критична: чеки с неверной системой налогообложения — это нарушение требований к кассовым документам и риск штрафа при проверке.

Если организация совмещает режимы (например, УСН и патент по разным торговым точкам), это настраивается не в карточке организации, а на уровне магазинов и касс ККМ — каждой точке присваивается своя система налогообложения.

Привязка магазинов, складов и касс ККМ

Сама по себе карточка организации не запускает продажи — к ней нужно привязать торговые точки. Откройте справочник «Магазины» и в карточке каждого магазина укажите созданную организацию. То же самое сделайте для складов, если учет ведется по организациям.

Кассы бывают двух типов: кассы предприятия (общие) и кассы ККМ, привязанные к конкретному магазину. В карточке кассы ККМ обязательно укажите организацию — именно ее реквизиты фискальный регистратор передаст в чек. Если касса осталась привязанной к старой или пустой организации, чеки будут пробиваться с неверными данными.

При использовании фискального регистратора дополнительно проверьте, что данные организации в самой фискальной памяти (регистрация ККТ в налоговой) совпадают с реквизитами в 1С. Расхождение ИНН или названия — повод для перерегистрации кассы, а не только для правки в программе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты в чеке

Норма

ИНН и название организации в пробном чеке совпадают с документами

Тревожный признак

В чеке старая организация или пустые реквизиты

Документ продажи

Норма

В отчете о розничных продажах подставляется новая организация

Тревожный признак

Поле организации пустое или недоступно для выбора

Учетная политика

Норма

Система налогообложения соответствует реальному режиму

Тревожный признак

В чеке неверный признак СНО

Несколько организаций в одной базе

1С:Розница поддерживает многофирменный учет: в одной базе можно вести несколько юрлиц и ИП, у каждого — свои магазины, кассы и склады. Это удобно, когда торговые точки оформлены на разные компании, но управляются централизованно.

Чтобы режим заработал корректно, проверьте настройку функциональности: в разделе «НСИ и администрирование» должна быть включена опция учета по нескольким организациям. После этого в документах появится обязательное поле «Организация».

Учтите ограничение: товары, принятые на склад одной организации, нельзя продать от имени другой без оформления передачи между организациями. Планируйте структуру складов заранее, чтобы не столкнуться с отрицательными остатками по одной из компаний.

Маршрут решения

Как выбрать действие

База новая, организаций нетСоздайте организацию с нуля и сразу настройте учетную политику

В базе есть демо-организация из шаблонаОтредактируйте существующую карточку, чтобы сохранить связи с магазинами и кассами

Открываете второе юрлицо или ИПВключите учет по нескольким организациям, затем создайте новую карточку

Данные уже ведутся в 1С:БухгалтерииНастройте обмен, чтобы организации синхронизировались, а не дублировались вручную

Обмен с 1С:Бухгалтерией

Если учет ведется в связке «Розница + Бухгалтерия», организации должны совпадать в обеих программах. При типовом обмене справочник организаций синхронизируется по ИНН и КПП — поэтому заполняйте эти поля аккуратно и одинаково.

Создавать организацию лучше в той программе, которая назначена источником справочников в настройках синхронизации, и дать ей «переехать» обменом. Ручное создание в обеих базах с разным написанием наименования приведет к дублям: программа сопоставляет элементы по реквизитам, и неточное совпадение создаст две карточки одной компании.

После первого обмена откройте список организаций в обеих базах и убедитесь, что дублей нет. Обнаруженные дубли объединяйте штатной обработкой поиска и замены дублирующихся элементов до начала активного документооборота.

Проверка и типичные ошибки

После настройки выполните контрольную проверку: создайте пробный документ «Реализация товаров» или пробейте тестовый чек в режиме РМК. В документе должна подставиться новая организация, а в чеке — корректные ИНН, название и система налогообложения.

Если организация не отображается в документах, проверьте три вещи: записана ли карточка (а не просто открыта), включен ли многофирменный режим и есть ли у пользователя права на просмотр справочника.

Дополнительно сверьте печатные формы: товарный чек и кассовые документы должны содержать полное наименование и адрес именно новой организации. Это быстрый способ поймать ошибку до начала реальной торговли.

Перед вводом реквизитов держите под рукой выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Сверка ИНН, ОГРН и юридического адреса с официальным документом занимает минуту и избавляет от исправлений в чеках, договорах и обмене с бухгалтерией.

Частые вопросы

Можно ли изменить ИНН у уже созданной организации?

Да, карточка редактируется в любой момент. Но если по организации уже пробиты чеки, помните: реквизиты в фискальной памяти ККТ не изменятся автоматически — при смене ИНН (фактически это новое юрлицо) требуется перерегистрация кассы и корректное оформление перехода в учете.

Почему в документах не выбирается новая организация?

Чаще всего выключена функциональная опция учета по нескольким организациям, и программа работает с единственной «основной» компанией. Проверьте настройки НСИ и функциональность, а также права пользователя на чтение справочника.

Нужно ли создавать отдельную организацию для ИП?

Да, ИП оформляется отдельным элементом справочника с типом «Индивидуальный предприниматель». Набор реквизитов отличается: вместо КПП указываются ОГРНИП и данные физического лица, а система налогообложения часто включает патент.

Что делать, если после обмена с бухгалтерией появились дубли организаций?

Определите, какая карточка используется в документах (через поиск ссылок на объект), перенесите документы на нее и пометьте дубль на удаление. Затем в настройках синхронизации проверьте правила сопоставления — обычно дубли возникают из-за различий в ИНН или КПП между базами.

Можно ли удалить организацию, по которой уже есть документы?

Технически программа не даст удалить элемент, на который есть ссылки, — документы придется сначала перепровести на другую организацию или удалить. Практически правильнее не удалять, а закрыть использование: история продаж и отчетность за прошлые периоды должны оставаться доступными.

Где задается система налогообложения для конкретной кассы?

В карточке кассы ККМ или магазина — в зависимости от редакции. Это позволяет одной организации работать на разных режимах в разных точках, например совмещать УСН и патент. Проверяйте признак СНО в пробном чеке каждой кассы после настройки.