Как добавить организацию в 1С:Бухгалтерия

Добавление организации в 1С:Бухгалтерия — первое действие после установки программы или при появлении нового юридического лица либо ИП, учет которых нужно вести в той же базе. От корректности заполнения карточки организации зависят реквизиты в отчетности, платежных поручениях, счетах-фактурах и обмене с контролирующими органами.

Процедура занимает несколько минут, но требует внимательности: ошибка в ИНН, КПП или системе налогообложения приведет к отказам при сдаче отчетности и расхождениям с данными ФНС. Ниже разобран полный цикл — от создания карточки до проверки готовности к работе.

Где находится справочник организаций и что нужно подготовить

Справочник организаций открывается через раздел «Главное» → «Организации». Если в базе уже ведется учет по одной компании, новая добавляется в этот же список — 1С:Бухгалтерия поддерживает многофирменный учет в одной информационной базе.

Перед созданием карточки подготовьте:

• ИНН организации или ИП — по нему программа может автоматически загрузить реквизиты из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
• КПП (для юридических лиц), ОГРН, коды статистики при наличии;
• свидетельство о постановке на учет и данные о системе налогообложения;
• реквизиты расчетного счета: БИК банка, номер счета, корреспондентский счет;
• данные руководителя и главного бухгалтера для подписи отчетности.

Создание карточки организации: пошаговый порядок

Откройте список организаций и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать тип: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого выбора зависит набор полей — у ИП нет КПП и наименования в формате юрлица.

1. 1
   Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель»
3. 3
   Введите ИНН и нажмите «Заполнить по ИНН» либо введите реквизиты вручную
4. 4
   Проверьте наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес
5. 5
   Укажите систему налогообложения и дату регистрации
6. 6
   Заполните данные руководителя через ссылку «Ответственные лица»
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть»

После ввода ИНН используйте кнопку автозаполнения. Программа обратится к сервису 1С и заполнит полное и сокращенное наименование, КПП, ОГРН, адрес. Обязательно сверьте подтянутые данные со свидетельством о регистрации: в ЕГРЮЛ могут быть устаревшие сведения, например старый адрес.

Поле «Префикс» задает префикс нумерации документов этой организации. При ведении нескольких фирм в одной базе задайте каждой уникальный префикс — это исключит пересечение номеров счетов-фактур и приказов.

Настройка системы налогообложения и учетной политики

Сразу после создания организации укажите налоговый режим. В карточке организации перейдите по ссылке «Система налогообложения» и выберите: общая система (ОСНО), упрощенная (УСН «доходы» или «доходы минус расходы»), патент, АУСН или комбинацию. От этого параметра зависят доступные документы, регистры и состав отчетности.

Затем настройте учетную политику по ссылке «Учетная политика». Здесь задаются способ оценки МПЗ, методы амортизации, порядок признания расходов и другие параметры бухгалтерского и налогового учета. Учетная политика привязывается к периоду — при смене года или изменении условий создается новая запись с новой датой, а старая сохраняется.

Банковский счет, касса и подписанты

Без расчетного счета невозможно корректно формировать платежные поручения и выгружать выписки. В карточке организации откройте ссылку «Банковские счета» и создайте счет: укажите банк (подберите по БИК из классификатора), номер счета, валюту. Если счет один, он станет основным и будет подставляться в документы автоматически.

Подписанты отчетности и документов настраиваются через «Ответственные лица» и «Подписи». Укажите руководителя, главного бухгалтера и при необходимости уполномоченного представителя с указанием периода действия полномочий. Эти данные попадут в титульные листы деклараций и печатные формы приказов.

Для сдачи электронной отчетности дополнительно настройте 1С-Отчетность: заявление на подключение оформляется прямо из программы в разделе «Отчеты» → «1С-Отчетность». Потребуется действующая электронная подпись руководителя.

Добавление второй и последующих организаций в одну базу

Многофирменный учет удобен, когда бухгалтер обслуживает несколько компаний одной группы. Каждая организация добавляется тем же способом, но есть нюансы:

• назначьте каждой организации свой префикс нумерации документов;
• у каждой организации — собственные банковские счета, учетная политика и ответственные лица;
• в документах всегда проверяйте поле «Организация» — типовая ошибка многофирменного учета;
• отчетность формируется отдельно по каждой организации, оборотно-сальдовая ведомость — с отбором по организации.

Проверка результата перед началом работы

Перед вводом первых документов убедитесь, что организация полностью готова. Откройте раздел «Главное» → «Настройки» → «Персональные настройки» и при необходимости установите новую организацию основной — тогда она будет подставляться в документы по умолчанию.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка организации

Норма

ИНН, КПП, ОГРН, адрес совпадают со свидетельством о регистрации

Тревожный признак

Расхождения с документами или пустые обязательные поля

Система налогообложения

Норма

Выбран фактический режим, указана дата применения

Тревожный признак

Оставлена ОСНО по умолчанию при работе на УСН

Банковский счет

Норма

Счет создан, БИК определен, счет отмечен основным

Тревожный признак

Счета нет или банк введен текстом без БИК

Пробный документ

Норма

Реквизиты организации и подписант подтягиваются в печатную форму

Тревожный признак

Пустые поля в шапке счета или акта

Создайте тестовый счет на оплату и выведите печатную форму: проверьте, что в шапке отображаются правильные наименование, ИНН, КПП и банковские реквизиты. Это быстрый способ выявить пропущенные поля до того, как ошибка попадет в реальный документ контрагенту.

Частые вопросы

Можно ли добавить ИП в ту же базу, где ведется учет ООО?

Да, тип организации выбирается при создании карточки. У ИП будет свой набор полей: вместо КПП и наименования юрлица указываются ФИО предпринимателя. Учетная политика, счета и отчетность настраиваются для ИП отдельно.

Что делать, если автозаполнение по ИНН не работает?

Проверьте подключение к интернету и наличие действующей подписки ИТС — сервис автозаполнения доступен пользователям с подпиской. Если сервис недоступен, введите реквизиты вручную по свидетельству о регистрации и листу записи ЕГРЮЛ.

Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?

Если по организации нет документов, пометьте её на удаление и выполните «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Если документы уже есть, удаление невозможно — организацию можно переименовать или исключить из работы, убрав её из основных настроек.

Нужно ли заново настраивать план счетов для новой организации?

Нет, план счетов в 1С:Бухгалтерия единый для всей базы. Индивидуально для каждой организации настраиваются учетная политика, система налогообложения, банковские счета и ответственные лица.

Как перенести организацию в другую базу 1С?

Используйте типовую обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» из поставки конфигурации или сервис перехода между базами. Переносятся справочники и документы по отбору организации; перед переносом сделайте архивную копию обеих баз.