Справочники и Данные · 11 мин
Как добавить новый договор в 1С
Как создать новый договор в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: заполнение карточки, виды договоров, нумерация, типовые ошибки и проверка результата.
Договор в 1С — это обязательный аналитический разрез, без которого нельзя корректно провести реализацию, поступление, оплату или акт сверки с контрагентом. Если договор не создан или заполнен с ошибками, документы либо не проведутся, либо попадут в учёт с неправильной аналитикой, и потом придётся исправлять цепочку записей.
Процедура добавления договора почти одинакова в популярных конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей, Комплексная автоматизация и ERP. Отличается в основном расположение справочника и набор полей. Ниже разобран универсальный порядок действий, различия между конфигурациями и типичные ошибки.
Перед созданием договора убедитесь, что контрагент уже заведён в базе: договор всегда привязан к карточке контрагента, и создать «свободный» договор без владельца нельзя. Если контрагента ещё нет, сначала добавьте его в справочник «Контрагенты».
Где находится справочник договоров
В 1С:Бухгалтерии 8 договоры доступны двумя путями. Первый — через карточку контрагента: откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты», выберите нужного контрагента и перейдите на вкладку «Договоры». Второй — напрямую: «Справочники» → «Договоры», где в списке можно отфильтровать записи по контрагенту и организации.
В Управлении торговлей и ERP договоры находятся в разделе «Продажи» или «Закупки» (подраздел «Договоры»), а также вызываются из карточки партнёра или клиента. В этих конфигурациях есть нюанс: договор может вестись в разрезе соглашений с клиентами, и если соглашения используются, часть условий подтянется из соглашения автоматически.
Если пункт «Договоры» не виден в меню, проверьте права пользователя и настройки функциональности: в некоторых базах раздел скрыт, пока не включена соответствующая опция в настройках учёта.
Пошаговое создание договора в 1С:Бухгалтерии
Самый надёжный способ — создавать договор из карточки контрагента: тогда поле владельца заполнится автоматически и риск привязать договор не к тому контрагенту исчезает.
- 1Откройте «Справочники» → «Контрагенты» и найдите нужного контрагента поиском по наименованию или ИНН
- 2В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и нажмите «Создать»
- 3Заполните номер и дату договора так, как они указаны в бумажном документе
- 4Выберите вид договора: с покупателем, с поставщиком или другой подходящий
- 5Укажите организацию, от имени которой заключён договор, если в базе ведётся несколько юрлиц
- 6Проверьте валюту и порядок оплаты, при необходимости измените
- 7Нажмите «Записать и закрыть» и убедитесь, что договор появился в списке
После сохранения договор сразу становится доступен в документах: при создании реализации или поступления программа подставит его автоматически, если это единственный договор данного вида у контрагента, или предложит выбрать из списка.
Нумерация договоров
Номер договора в 1С — это текстовое поле, а не автоматический счётчик документов. Программа подставит очередной порядковый номер, но никто не мешает вписать реальный номер из бумажного договора, например «15/24-П». Рекомендуется вводить именно реальный номер: это упрощает сверку с контрагентом и поиск в базе.
Виды договоров и когда какой выбирать
Вид договора определяет, в каких документах он будет доступен. Договор «С покупателем» подставляется в реализации и поступления оплаты от покупателя, «С поставщиком» — в поступления товаров и оплаты поставщику. Ошибка в виде — самая частая причина ситуации, когда «договор есть, а в документе его не видно».
| Вид договора | Где используется | Особенности |
|---|---|---|
| С покупателем | Реализация товаров и услуг, счета покупателям, поступления оплаты | Можно включить расчёты в валюте или у.е. |
| С поставщиком | Поступление товаров и услуг, оплата поставщику | Поддерживает авансы и расчёты по счетам |
| С комитентом / с комиссионером | Комиссионная торговля | Особый порядок отражения выручки и вознаграждения |
| Прочее | Депозиты, займы, аренда, прочие расчёты | Не используется в товарных документах |
Если с одним контрагентом есть и продажи, и закупки, заведите два отдельных договора разных видов. Использовать один договор «на всё» нельзя — программа просто не даст выбрать его в документе противоположного направления.
Сравнение вариантов
Самый безопасный способ: владелец подставляется автоматически, исключена привязка к чужому контрагенту
Подходит для массового ввода, но контрагента нужно выбирать вручную — выше риск ошибки
Удобно при продлении или новом договоре с теми же условиями; обязательно поменяйте номер и дату
Заполнение ключевых реквизитов
Минимальный набор для рабочего договора — наименование, вид, организация, номер и дата. Наименование обычно формируется автоматически из номера и даты, но его можно отредактировать, добавив, например, предмет: «№ 12 от 15.03 (поставка оборудования)». Это заметно облегчает выбор из списка, когда договоров у контрагента несколько.
Обратите внимание на поле «Организация». Если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам, неверно выбранная организация приведёт к тому, что расчёты попадут не в ту фирму, и взаиморасчёты разойдутся. Проверяйте это поле каждый раз, даже если оно заполнилось по умолчанию.
Валюта договора должна совпадать с валютой расчётов по бумажному договору. Для валютных договоров дополнительно укажите порядок пересчёта в рубли — от этого зависят курсовые разницы и корректность переоценки задолженности.
В Управлении торговлей и ERP в договоре дополнительно настраиваются порядок расчётов (по договору в целом, по заказам или накладным), график оплаты и ограничения по сумме. Если планируется контроль задолженности, заполните эти параметры сразу — потом они используются в отчётах по расчётам и при блокировке отгрузок.
Проверка результата
После сохранения убедитесь, что договор работает так, как задумано. Базовая проверка занимает минуту и избавляет от сюрпризов при проведении первого документа.
Как проверить результат
Отображается на вкладке «Договоры» с верным номером и датой
Договора нет или он привязан к другому контрагенту
При создании реализации/поступления договор выбирается из списка или подставляется автоматически
В списке выбора пусто — обычно неверный вид договора
Совпадает с юрлицом, от имени которого заключён договор
Подставлена другая организация базы
Совпадает с валютой бумажного договора
Рубли вместо валюты или наоборот
Дополнительно создайте тестовый документ (например, счёт покупателю), выберите договор и убедитесь, что документ проводится без ошибок. Удалять тестовый счёт после проверки не обязательно — его можно просто пометить на удаление.
Типичные ошибки при добавлении договора
Отдельная частая ситуация — дубли. Перед созданием нового договора всегда просматривайте список существующих у контрагента: возможно, нужный договор уже заведён коллегой. Поиск по номеру в списке договоров занимает секунды, а объединение задвоенных взаиморасчётов — часы.
Особые сценарии
Договор в валюте или условных единицах
Для валютного договора установите валюту расчётов и убедитесь, что в базе загружены курсы валют — иначе документы не смогут пересчитать суммы в рубли. Для договоров в у.е. с оплатой в рублях предусмотрен отдельный признак «Оплата в рублях» (в Бухгалтерии) или соответствующая настройка валютных параметров в ERP.
Договор с комиссионером или комитентом
Комиссионные договоры требуют заполнения дополнительных параметров: способа расчёта вознаграждения, процента или фиксированной суммы, порядка расчётов за товар. Без этих настроек отчёт комиссионера сформируется с ошибками или не рассчитает вознаграждение.
Массовый ввод договоров при переезде в базу
Если нужно завести десятки договоров при начале работы в новой базе, ручной ввод каждого — плохая идея. Используйте встроенную обработку загрузки данных из табличного документа или ввод начальных остатков по расчётам, где договоры создаются вместе с остатками задолженности.
Как выбрать действие
Ограничения и безопасные границы
Удаление договора, по которому есть проведённые документы, невозможно — программа выдаст ошибку ссылочной целостности. Такой договор можно только пометить на удаление, и пометка снимется при попытке выбора. Если договор больше не используется, просто оставьте его в списке или переименуйте с пометкой «не используется».
Изменение реквизитов действующего договора безопасно только для справочных полей: наименования, комментария, срока действия. Поля вида, валюты и организации трогать нельзя — они влияют на уже проведённый учёт. Если условия реально изменились, правильный путь — новый договор.
При работе в распределённой базе или при обмене между конфигурациями (например, УТ ↔ Бухгалтерия) создавайте договоры в той системе, которая назначена мастер-системой по справочнику, иначе при обмене появятся дубли с разными идентификаторами.
Что важно запомнить
Договор создаётся из карточки контрагента за пару минут: вид, номер, дата, организация и валюта. Главные риски — неверный вид договора, чужая организация и дубли. Проверяйте доступность договора в тестовом документе сразу после создания.
Частые вопросы
Почему созданный договор не виден в документе реализации?
Чаще всего выбран неверный вид договора — для реализации нужен «С покупателем». Также проверьте организацию в договоре: если документ оформляется от другого юрлица, договор будет отфильтрован. Реже причина в том, что договор помечен на удаление.
Можно ли изменить номер договора после того, как по нему проведены документы?
Да, номер и дата — справочные реквизиты, их можно спокойно исправить, это не влияет на проведённые документы и взаиморасчёты. Менять нельзя вид договора, валюту и организацию.
Нужно ли заводить новый договор при пролонгации старого?
Если продление оформлено дополнительным соглашением без изменения номера, достаточно обновить срок действия в существующем договоре. Если заключён новый договор с новым номером — создайте отдельный элемент справочника, чтобы история расчётов по старому договору сохранилась.
Как прикрепить скан бумажного договора в 1С?
Откройте карточку договора и используйте кнопку «Присоединённые файлы» (скрепка на панели). Файл сохранится в базе или в томе на диске — в зависимости от настроек хранения. Скан носит информационный характер и не участвует в учёте.
Что делать, если случайно создан договор-дубль?
Если по дублю ещё нет документов — просто пометьте его на удаление. Если документы уже проведены, перенесите их на правильный договор через изменение реквизита в каждом документе или групповой обработкой, затем пометьте дубль на удаление.
Можно ли добавить договор программно из внешней обработки?
Да, договор — обычный элемент справочника «Договоры контрагентов» (в Бухгалтерии) или «ДоговорыКонтрагентов»/«ДоговорыСКлиентами» (в УТ/ERP). Создаётся стандартно через Справочники.Имя.СоздатьЭлемент() с заполнением владельца, вида и организации. Перед массовым созданием обязательно проверяйте существующие договоры по номеру, чтобы не плодить дубли.