Как добавить новую номенклатуру в 1С

Номенклатура — это базовый справочник в 1С, в котором хранятся все товары, материалы, услуги и работы компании. От правильности заполнения карточки номенклатуры зависят корректность проводок, расчёт себестоимости, печать документов и отчётность. Ошибка на этапе создания карточки потом «размножается» по всем документам, где используется эта позиция.

Порядок добавления номенклатуры почти одинаков в популярных конфигурациях: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Различаются в основном расположение справочника в меню и набор реквизитов. Ниже разобраны общий алгоритм, особенности отдельных конфигураций и контрольные точки для проверки результата.

Где находится справочник номенклатуры в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерия 8.3 справочник открывается через раздел «Справочники» → «Номенклатура». Если раздела не видно, проверьте настройки панели навигации: пункт мог быть скрыт при настройке интерфейса. Альтернативный путь — через «Главное» → «Настройки» → «Параметры учёта», но сам справочник всё равно находится в разделе «Справочники».

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP путь другой: «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» либо раздел «Закупки» / «CRM и маркетинг» → «Номенклатура». В этих конфигурациях карточка заметно шире: есть складские характеристики, упаковки, правила ценообразования и настройки обеспечения.

Если у пользователя справочник не открывается или кнопка «Создать» неактивна, причина почти всегда в правах. Роль «Добавление и изменение номенклатуры» (или аналогичная) должна быть назначена пользователю администратором. Самостоятельно «через код» ограничение прав обходить не следует — это нарушение учётной политики компании.

Подготовка: что определить до создания карточки

Прежде чем нажимать «Создать», определите три вещи: вид номенклатуры, группу в иерархии справочника и счета учёта. Вид номенклатуры (товар, материал, услуга, работа, набор) определяет, какие счета учёта будут подставляться в документы и как позиция будет вести себя при проведении. Например, услуга не попадает на складские регистры, а товар — обязательно.

Группа справочника нужна для удобства поиска и аналитики отчётов. Создавайте логичную иерархию: «Товары» → «Электроника» → «Кабели». Не плодите десятки групп с одной позицией — это усложняет работу, но и сваливать всё в корень не стоит.

Также заранее уточните ставку НДС для позиции и единицу измерения. Если позиция учитывается в штуках, но закупается коробками, в торговых конфигурациях это решается упаковками, а не созданием двух карточек. Дубли карточек — одна из самых распространённых проблем справочника.

Пошаговое создание новой номенклатуры

Базовый алгоритм одинаков во всех конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3. Ниже — последовательность действий с контрольными точками.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» через меню «Справочники» или «НСИ и администрирование».
2. 2
   Проверьте поиском (Ctrl+F), что такой позиции ещё нет — введите часть наименования или артикул.
3. 3
   Перейдите в нужную группу справочника и нажмите «Создать».
4. 4
   Выберите вид номенклатуры: товар, материал, услуга и т.д.
5. 5
   Заполните наименование, рабочее наименование для печати, артикул и единицу измерения.
6. 6
   Укажите ставку НДС и при необходимости — производителя, страну происхождения, номер ГТД.
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в списке.

Поле «Наименование» — это рабочее название для внутреннего учёта. Полное наименование (или «наименование для печати») попадает в документы: счета, накладные, УПД. Заполняйте его полностью, с характеристиками, чтобы покупатель мог однозначно идентифицировать позицию. Например: «Кабель ВВГнг-LS 3×2,5 ГОСТ 31996-2012», а не просто «Кабель».

Артикул должен быть уникальным внутри вашего учёта. Если вы работаете с поставщиками, удобно хранить и артикул поставщика — в торговых конфигурациях для этого есть справочник «Номенклатура поставщиков», который связывается с вашей карточкой и автоматически подставляется при загрузке прайсов.

Заполнение ключевых реквизитов: единицы, НДС, счета учёта

Единица измерения выбирается из классификатора ОКЕИ. В 1С:Бухгалтерии у позиции одна базовая единица; в УТ и ERP можно добавить упаковки с коэффициентом пересчёта (например, «коробка = 20 шт»). Коэффициент упаковки проверьте дважды: ошибка в нём приводит к неверным остаткам на складе, которые потом долго ищут при инвентаризации.

Ставка НДС указывается в карточке и подставляется в документы по умолчанию, но её можно изменить в конкретном документе. Если организация на УСН без НДС, выберите ставку «Без НДС». Ошибка со ставкой влияет на книгу покупок и продаж, поэтому при сомнениях сверьтесь с учётной политикой или бухгалтером.

Счета учёта в 1С:Бухгалтерии настраиваются по ссылке «Счета учёта номенклатуры» в списке справочника. Их можно задать индивидуально для позиции, для вида номенклатуры или для всей организации. Индивидуальные настройки имеют приоритет. Если счета не настроены вообще, документы могут не проводиться или проводиться с пустыми счетами — это критичная ошибка.

Назначение цены новой позиции

Создание карточки не назначает цену автоматически. В 1С:Бухгалтерии цена задаётся документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Склад» или «Покупки»). Создайте документ, добавьте позицию, укажите тип цен (закупочная, розничная) и значение, затем проведите. Цена действует с даты документа.

В УТ 11 и ERP ценообразование гибче: есть виды цен с правилами расчёта (наценка на закупочную, фиксированная, по курсу валюты). Если для вида цен настроено правило, цену можно рассчитать массово через рабочее место «Цены номенклатуры». Для разового ввода достаточно ручной установки.

Массовое добавление: загрузка из Excel и обработки

Если нужно добавить не одну позицию, а сотни, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть встроенная загрузка из табличного документа: в УТ 11 — «Загрузка данных из файла» в списке номенклатуры, в Бухгалтерии — загрузка через «Помощник загрузки» (доступность зависит от версии). Файл готовится в Excel: столбцы наименование, артикул, единица, ставка НДС, цена.

Перед загрузкой сделайте тест на 3–5 строках и проверьте результат. Частые проблемы: единицы измерения не сопоставились с ОКЕИ, ставка НДС записана текстом («18%» вместо значения из перечисления), дубли по артикулу. После массовой загрузки обязательно сформируйте отчёт по новым позициям и сверьте количество строк с исходным файлом.

Способы добавления номенклатуры

Ручное создание

Подходит для 1–10 позиций. Полный контроль над реквизитами, но медленно при больших объёмах.

Загрузка из Excel

Оптимально для десятков и сотен позиций. Требует аккуратно подготовленного файла и тестовой загрузки.

Обмен с сайтом или поставщиком

Для регулярного обновления каталога. Требует настройки обмена и сопоставления реквизитов, ошибки настройки массово портят данные.

Копирование похожей карточки

Быстро для позиций, отличающихся одним параметром. Риск — забыть изменить уникальные реквизиты: артикул, штрихкод, наименование.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания позиции выполните контрольную проверку: создайте черновик документа (например, «Реализация (акты, накладные)»), добавьте новую номенклатуру и посмотрите, что подставилось автоматически. Должны заполниться единица измерения, ставка НДС, счета учёта и цена (если установлена). Документ проводить не обязательно — достаточно визуальной проверки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в списке справочника

Норма

Находится в нужной группе, наименование без опечаток

Тревожный признак

Дубль существующей позиции или карточка в корне справочника

Документ с новой позицией

Норма

Подставились единица, НДС, счета учёта, цена

Тревожный признак

Пустые счета, нулевая цена, неверная ставка НДС

Остатки и отчёты

Норма

Позиция видна в отчётах по складу и продажам

Тревожный признак

Позиция не попадает в отчёты из-за неверного вида номенклатуры

Печатная форма

Норма

Полное наименование выводится корректно и читаемо

Тревожный признак

В печать выходит сокращённое или пустое наименование

Частые вопросы

Можно ли изменить вид номенклатуры после того, как позиция использована в документах?

Технически — да, карточка редактируется. Но уже проведённые документы сохранят старые счета и логику учёта, а новые начнут работать по-другому. Если позиция уже фигурировала в закрытых периодах, безопаснее создать новую карточку с правильным видом и снять старую с использования, чем менять вид у действующей.

Как найти и убрать дубли номенклатуры?

Используйте поиск по справочнику (Ctrl+F) по части наименования и артикулу перед созданием позиции. Для уже существующих дублей в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она заменяет все ссылки на дубль ссылкой на основную позицию, после чего дубль можно пометить на удаление.

Почему в документе не подставляется цена новой позиции?

Цена хранится не в карточке, а в регистре и задаётся документом «Установка цен номенклатуры». Проверьте: проведён ли этот документ, тот ли в нём указан тип цен, что выбран в документе продажи, и не позже ли дата установки цены, чем дата документа. Если всё совпадает, а цены нет — проверьте, не задана ли цена на другую дату позже текущей.

Что делать, если кнопка «Создать» в справочнике недоступна?

Причина — ограничение прав пользователя. Обратитесь к администратору 1С, чтобы вам назначили роль, разрешающую добавление и изменение номенклатуры. В файловых базах без разграничения прав такая ситуация возникает редко, в клиент-серверных и базах с настроенными профилями доступа — регулярно.

Нужно ли создавать отдельную карточку для каждого размера или цвета товара?

В 1С:Бухгалтерии — да, каждая модификация обычно заводится отдельной позицией. В УТ 11 и ERP есть механизм характеристик номенклатуры: одна карточка товара, а размеры и цвета оформляются как характеристики с отдельными штрихкодами и остатками. Это сокращает справочник и упрощает аналитику по товарной линейке.

Можно ли удалить номенклатуру, которая больше не используется?

Физически удалить позицию можно только если на неё нет ни одной ссылки в документах и регистрах — через «Пометка на удаление» и последующее «Удаление помеченных объектов» с контролем ссылок. Если ссылки есть, позиция останется помеченной на удаление: она не мешает работе, но и не исчезает из базы. Это нормальная практика сохранения истории учёта.