Как добавить номенклатуру в 1С УНФ

Номенклатура — базовый справочник в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ): без карточки товара или услуги нельзя оформить заказ, счёт, накладную или акт. Ошибки на этапе создания номенклатуры потом «расползаются» по всем документам: неверный тип позиции ломает учёт остатков, неправильная ставка НДС искажает отчётность, а дубли карточек превращают складской учёт в хаос.

В УНФ есть несколько способов добавить номенклатуру: вручную через форму карточки, копированием существующей позиции, массовой загрузкой из Excel или через обмен с сайтом. Выбор зависит от количества позиций и того, насколько структурированы исходные данные. Ниже разобраны все рабочие сценарии с проверкой результата и типичными ошибками.

Где находится справочник номенклатуры в УНФ

Справочник «Номенклатура» доступен из нескольких разделов интерфейса. Самый прямой путь: раздел «Компания» → «Номенклатура». Также он продублирован в разделах «Продажи» и «Закупки» — это один и тот же справочник, просто ссылки на него вынесены в разные подсистемы для удобства.

Если раздела «Номенклатура» нет в меню, проверьте настройки видимости разделов: откройте меню навигации (значок шестерёнки или «Настройка навигации») и добавьте нужный пункт. Также доступ к справочнику может быть ограничен правами пользователя — в этом случае кнопку «Создать» вы просто не увидите.

Номенклатура в УНФ поддерживает иерархию: позиции можно раскладывать по группам (папкам). Перед массовым заведением товаров имеет смысл сначала создать структуру групп — например, «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги» — чтобы потом не перетаскивать сотни позиций вручную.

Ручное создание карточки номенклатуры

Откройте справочник и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать тип номенклатуры — это ключевое решение, которое влияет на дальнейший учёт. Основные типы: «Запас» (товар, материал — учитывается на складе по количеству), «Услуга» (не имеет остатков), «Работа» (услуга с указанием исполнителя и норм времени), «Операция» и другие в зависимости от настроек.

После выбора типа откроется форма карточки. Минимально необходимые поля: наименование, единица измерения, категория номенклатуры. Остальные реквизиты — артикул, производитель, вес, описание, изображение — заполняются по необходимости, но артикул настоятельно рекомендуется: по нему удобно искать позиции и сверять данные с поставщиками.

1. 1
   Откройте «Компания» → «Номенклатура» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите тип номенклатуры: «Запас» для товара, «Услуга» для услуги.
3. 3
   Заполните наименование, артикул, единицу измерения и категорию.
4. 4
   На вкладке цен укажите продажную цену по нужному виду цен.
5. 5
   Проверьте ставку НДС и счета учёта.
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и найдите позицию в списке поиском.

Заполнение цены

Цена в карточке номенклатуры не хранится напрямую — она привязана к виду цен (например, «Оптовая», «Розничная»). Установить цену можно прямо из карточки через ссылку «Цены» либо документом «Установка цен номенклатуры». Первый способ быстрее для одиночных позиций, второй — правильнее для массового ценообразования, потому что документ фиксирует историю изменения цен.

Единицы измерения и упаковки

Базовая единица измерения выбирается из классификатора (штука, килограмм, метр и т.д.). Если товар продаётся упаковками, в карточке можно добавить упаковки с коэффициентом пересчёта — например, коробка = 12 штук. Это избавит менеджеров от ручного пересчёта при оформлении документов.

Выбор типа номенклатуры и счетов учёта

Тип номенклатуры определяет, как позиция ведёт себя в учёте. «Запас» попадает на склад и участвует в расчёте себестоимости, «Услуга» списывается сразу в расходы, «Работа» используется в заказ-нарядах. Ошибка на этом шаге — самая частая причина проблем: если услугу завести как запас, она «повиснет» на складе в отрицательных остатках.

Счета учёта в УНФ подставляются автоматически из категории номенклатуры. Поэтому важно правильно выбрать категорию — именно она определяет, на какой счёт попадёт товар при оприходовании и с какого спишется при продаже. Если категорий нет в списке, создайте новую и проверьте настройки счетов в ней.

Сравнение типов номенклатуры

Запас

Для товаров и материалов. Ведётся складской учёт по количеству, считается себестоимость. Не подходит для услуг.

Услуга

Для нематериальных позиций: доставка, консультации, абонентское обслуживание. Остатков на складе нет.

Работа

Для работ в заказ-нарядах с указанием исполнителей и норм времени. Используется в производственном и сервисном учёте.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Когда позиций десятки или сотни, ручное заведение нерационально. В УНФ есть штатный механизм: «Компания» → «Номенклатура» → кнопка «Ещё» → «Загрузить данные из файла» (в некоторых версиях — «Загрузка данных из внешнего источника» в разделе «Администрирование»).

Подготовьте файл Excel с колонками: наименование, артикул, единица измерения, цена, ставка НДС. В форме загрузки сопоставьте колонки файла полям справочника — программа показывает предпросмотр, и по нему сразу видно, корректно ли распознаны данные. Проверьте хотя бы несколько строк глазами перед нажатием «Загрузить».

Обратите внимание на настройку поиска дублей при загрузке: программа может искать существующие позиции по наименованию или артикулу. Если поставщик прислал прайс с теми же товарами, что уже есть в базе, правильная настройка сопоставления обновит цены вместо создания дублей.

Проверка результата после добавления

После создания или загрузки номенклатуры убедитесь, что позиции корректно участвуют в учёте. Откройте карточку и проверьте заполненность ключевых полей, затем создайте тестовый документ — например, счёт покупателю с новой позицией — и убедитесь, что цена и ставка НДС подставляются автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск позиции в справочнике

Норма

Позиция находится по наименованию и артикулу, без дублей

Тревожный признак

Две одинаковые карточки с разными артикулами

Подстановка цены в документ

Норма

Цена подставляется автоматически при выборе позиции

Тревожный признак

Цена равна нулю — не установлен вид цен

Счета учёта в карточке

Норма

Счета заполнены и соответствуют категории

Тревожный признак

Поля счетов пустые — документ не проведётся

Ставка НДС

Норма

Ставка соответствует системе налогообложения

Тревожный признак

НДС не совпадает с настройками организации

Для позиций типа «Запас» дополнительно проверьте отчёт «Остатки на складах» после первого прихода: товар должен появиться на нужном складе в правильном количестве. Если остаток не отображается, вероятно, тип номенклатуры выбран неверно.

Типичные ошибки и как их избежать

Если дубли уже созданы, не удаляйте их вручную, если по позициям есть документы. Используйте штатную обработку поиска и удаления дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»): она заменит все ссылки на дубль ссылкой на основную карточку, сохранив историю документов.

Ещё одна частая проблема — редактирование карточки, по которой уже есть движения. Менять наименование, артикул и цены можно безопасно, а вот смена типа номенклатуры или единицы измерения после проведения документов может нарушить учёт. Если позиция заведена с неправильным типом, корректнее создать новую карточку и пометить старую на удаление после переноса остатков.

Перед массовым заведением номенклатуры договоритесь о правилах формирования наименований и артикулов — например, «Товар, характеристика, бренд». Единый шаблон на старте избавит от переименования сотен карточек и путаницы в поиске позже.

Частые вопросы

Почему кнопка «Создать» в справочнике номенклатуры неактивна?

Чаще всего причина в правах пользователя: у вашей роли нет разрешения на добавление элементов справочника. Обратитесь к администратору базы, чтобы он проверил настройки профиля группы доступа. Реже причина в том, что открыт список в режиме выбора — закройте форму и откройте справочник через основное меню.

Как добавить характеристики (размер, цвет) к товару?

В настройках номенклатуры включите использование характеристик: в карточке позиции или в настройках раздела «Настройки» → «Номенклатура» установите флажок «Характеристики». После этого в карточке появится вкладка для заведения вариантов товара, и в документах можно будет выбирать конкретную характеристику с отдельным учётом остатков.

Можно ли скопировать существующую карточку?

Да. Выделите позицию в списке и нажмите F9 или кнопку «Скопировать» — откроется новая карточка с заполненными реквизитами. Останется изменить наименование и артикул. Это самый быстрый способ завести однотипные товары, отличающиеся одним-двумя параметрами.

Почему цена не подставляется в документ продажи?

Проверьте три вещи: установлена ли цена именно для того вида цен, который указан в документе; действует ли цена на дату документа (цены в УНФ периодические); совпадает ли валюта вида цен с валютой документа. Чаще всего проблема в первом пункте — цена заведена в «Розничной», а документ оформляется по «Оптовой».

Как удалить ошибочно созданную номенклатуру?

Выделите позицию и нажмите Delete — карточка будет помечена на удаление. Физически она удалится после операции «Удаление помеченных объектов» (раздел «Администрирование»), и только если на неё нет ссылок в документах. Если документы есть, позицию оставляют помеченной либо сначала заменяют ссылки через обработку поиска дублей.