Как добавить номенклатуру в 1С:ERP

Номенклатура — основной справочник в 1С:ERP, от которого зависят закупки, продажи, складской учёт, производство и отчётность. Ошибка при создании карточки (неверный вид номенклатуры, неправильная единица хранения, пропущенный тип учёта) приводит к некорректным остаткам, сбоям в документах и необходимости переделывать данные задним числом. Поэтому добавлять позиции стоит осознанно, а не «как получится».

Справочник номенклатуры находится в разделе НСИ и администрирование → Номенклатура (в зависимости от настроек интерфейса — CRM и маркетинг → Номенклатура или Закупки → Номенклатура). Перед созданием первой позиции убедитесь, что в базе настроены виды номенклатуры, единицы измерения, а при необходимости — характеристики, серии и упаковки.

Ниже разобраны все основные способы добавления номенклатуры: ручное создание карточки, копирование, загрузка из Excel, работа с характеристиками и сериями, а также проверка результата и типичные ошибки.

Подготовка: что настроить до создания карточек

Главный элемент подготовки — вид номенклатуры. Это шаблон, который определяет тип позиции (товар, услуга, работа, набор, тара), настройки учёта характеристик и серий, а также типовые параметры. Если виды номенклатуры не настроены, карточки придётся заполнять вручную и по-разному, что приведёт к хаосу в отчётах.

Проверьте список видов: НСИ и администрирование → Номенклатура → Виды номенклатуры. Убедитесь, что есть виды под ваши задачи: «Товары», «Услуги», «Работы», при необходимости — отдельные виды для позиций с сериями или характеристиками. В карточке вида задаётся тип номенклатуры и правила учёта.

Также понадобятся: классификатор единиц измерения (обычно заполнен типовыми значениями), ставки НДС, а для складского учёта — структура складов. Если планируется учёт по характеристикам (размер, цвет) или сериям (сроки годности, партии), включите соответствующие функциональные опции в настройках учёта.

Ручное создание карточки номенклатуры

Стандартный способ — создание элемента вручную. Откройте справочник номенклатуры и нажмите Создать. Система может предложить выбрать вид номенклатуры сразу — это удобно, так как часть полей заполнится автоматически.

1. 1
   Откройте НСИ и администрирование → Номенклатура и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры — подтянутся тип и настройки учёта
3. 3
   Заполните наименование и рабочее наименование (для печати)
4. 4
   Укажите единицу хранения остатков и единицу измерения для документов
5. 5
   Заполните ставку НДС, артикул, производителя при необходимости
6. 6
   Настройте характеристики, серии, упаковки, если они используются
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку в списке

Обратите внимание на поле Единица хранения — именно в ней система ведёт складские остатки. Если товар закупается коробками, а продаётся штуками, единицей хранения обычно выбирают штуки, а коробки оформляют как упаковку с коэффициентом пересчёта. Менять единицу хранения после появления остатков проблематично.

Поле «Наименование» используется для поиска и отбора, а «Рабочее наименование» и «Наименование для печати» выводятся в документах и печатных формах. Заполняйте их по единым правилам, принятым в компании, иначе поиск позиций в большом справочнике станет затруднительным.

Характеристики, серии и упаковки

Характеристики

Характеристики применяются, когда один товар существует в нескольких вариантах: размер, цвет, объём. Вместо создания отдельных карточек на каждый вариант создаётся одна позиция с набором характеристик. Включение выполняется в виде номенклатуры (общие для вида) или в самой карточке (индивидуальные).

После включения в карточке появляется ссылка Характеристики, по которой создаются конкретные варианты. Остатки, резервы и документы далее ведутся в разрезе характеристик, поэтому отключить их после начала учёта без корректировок нельзя.

Серии

Серии нужны для учёта партий, сроков годности и гарантийных номеров. Настройка серий задаётся в виде номенклатуры: можно указать, используются ли серии только справочно или влияют на остатки и сроки годности. Для скоропортящихся товаров обычно включают учёт по срокам годности — тогда система сможет контролировать просроченные остатки.

Упаковки

Упаковки позволяют оформлять документы в коробах, паллетах и других кратных единицах с автоматическим пересчётом в единицу хранения. В карточке на закладке упаковок создаются варианты с указанием коэффициента (сколько базовых единиц содержится в упаковке). Проверяйте коэффициенты внимательно: ошибка в пересчёте исказит остатки и себестоимость.

Массовое добавление: копирование и загрузка из Excel

Для похожих позиций удобно копирование: откройте подходящую карточку и нажмите Скопировать (F9). Скопируются все настройки, включая вид, единицы и упаковки — останется изменить наименование и отличительные реквизиты. Это быстрее и надёжнее, чем создавать карточку с нуля.

Для сотен и тысяч позиций используйте загрузку из файла. В 1С:ERP есть штатный механизм: в списке номенклатуры нажмите Ещё → Загрузить данные из файла (или используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа» через раздел администрирования). Подготовьте Excel-файл с колонками: наименование, артикул, вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС.

При загрузке система покажет сопоставление колонок файла с полями справочника — проверьте каждое соответствие перед запуском. Загружайте сначала небольшую тестовую порцию (5–10 строк), убедитесь, что карточки создались корректно, и только потом загружайте весь массив. Перед массовой загрузкой сделайте резервную копию базы.

Способы добавления номенклатуры

Вручную

Подходит для единичных позиций и нестандартных настроек. Требует внимательности, но даёт полный контроль.

Копирование

Оптимально для похожих товаров одной группы. Наследует все настройки, нужно менять минимум полей.

Загрузка из Excel

Для массового заведения каталога. Требует подготовленного файла и проверки сопоставления колонок.

Проверка результата после создания

После добавления позиций убедитесь, что они корректно работают в учёте. Откройте карточку и проверьте ключевые поля: вид, тип, единица хранения, ставка НДС. Затем создайте тестовый документ — например, «Приобретение товаров и услуг» — и убедитесь, что позиция подбирается, цена и НДС заполняются, а проведение проходит без ошибок.

Для позиций с характеристиками и сериями проверьте, что документ требует их указания и остатки формируются в нужном разрезе. Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» после тестового оприходования — позиция должна отображаться с правильной единицей и количеством.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция подбирается в документ

Норма

Находится по наименованию и артикулу, подставляются единица и НДС

Тревожный признак

Не находится поиском или подставляется неверная единица

Остатки в отчёте

Норма

Количество и единица хранения соответствуют документу

Тревожный признак

Остаток в другой единице или с неверным коэффициентом

Характеристики и серии

Норма

Документ требует их заполнения, остатки детализируются

Тревожный признак

Поля недоступны или остатки сворачиваются без разреза

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — дубли позиций. Перед созданием карточки выполните поиск по наименованию и артикулу: возможно, товар уже заведён другим сотрудником. Дубли размывают остатки, историю цен и аналитику продаж. Для борьбы с существующими дублями используйте штатную обработку поиска и удаления дублей.

Вторая группа ошибок — неверные настройки учёта: услуга заведена как товар (начинает «висеть» на складе), не включены серии для товара со сроком годности, упаковка с неправильным коэффициентом. Такие ошибки выявляются поздно, а исправляются только через корректировочные документы.

Помните об ограничениях прав: если кнопка «Создать» недоступна, у пользователя нет прав на добавление номенклатуры — обратитесь к администратору системы. Также в распределённых базах (РИБ) новые позиции могут появляться на других узлах с задержкой обмена.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить тип номенклатуры после создания документов?

Нет, тип (товар, услуга, работа) фиксируется после появления движений по позиции. Правильный путь — создать новую карточку с нужным типом, перенести остатки корректировочными документами и пометить старую позицию на удаление или закрыть её от использования.

Как найти и устранить дубли номенклатуры?

Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования. Она находит похожие элементы по наименованию и реквизитам и позволяет объединить их с автоматической заменой ссылок во всех документах. Перед объединением сделайте резервную копию базы.

Что выбрать единицей хранения, если товар закупается коробками, а продаётся штуками?

Единицей хранения обычно назначают самую мелкую единицу — штуки. Коробку оформляют как упаковку с коэффициентом, равным количеству штук в коробке. Тогда закупочные документы вводятся в коробках, а остатки корректно хранятся в штуках.

Как загрузить номенклатуру из Excel, если нет кнопки загрузки?

Проверьте права пользователя и включённость функциональных опций. Альтернатива — универсальная обработка «Загрузка данных из табличного документа», доступная через раздел администрирования. В файловых базах без нужных прав загрузку выполняет администратор.

Обязательно ли заполнять артикул и штрихкод?

Нет, но настоятельно рекомендуется. Артикул упрощает поиск и сопоставление с каталогами поставщиков, а штрихкод необходим для работы со сканерами на складе и в розничных продажах. Штрихкоды вносятся в отдельный регистр, доступный из карточки номенклатуры.

Почему новая позиция не видна в документе подбора?

Чаще всего карточка не записана, помещена в группу, скрытую отбором списка, либо у позиции не заполнены обязательные для подбора данные. Также проверьте, не установлен ли в документе отбор по виду номенклатуры или складу, которому позиция не соответствует.