Как добавить материалы в 1С: пошаговая инструкция

Материалы в 1С оформляются в два этапа: сначала создаётся карточка номенклатуры в справочнике, затем товар приходуется на склад документом «Поступление товаров и услуг» или «Оприходование товаров». Если пропустить первый шаг, документ просто не даст выбрать позицию; если пропустить второй — материал будет существовать в базе, но его остаток останется нулевым и списать его в производство не получится.

Конкретные названия меню зависят от конфигурации: ниже описаны действия для типовых решений «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:ERP». Логика во всех конфигурациях одинаковая — отличается только расположение разделов. Перед массовым добавлением позиций убедитесь, что у вашего пользователя есть права на изменение справочника «Номенклатура» и складские документы.

Подготовка: что проверить перед добавлением материала

До создания карточки убедитесь, что в базе настроены базовые справочники, на которые ссылается номенклатура. Это группы номенклатуры (папки вида «Сырьё», «Комплектующие», «Хозтовары»), склады и, при необходимости, виды цен. Если групп ещё нет, создайте их заранее — потом переносить сотни позиций по папкам вручную долго.

Второй момент — единицы измерения. Материалы часто приходят в одних единицах (рулоны, коробки, килограммы), а списываются в других (метры, штуки, граммы). Проверьте, есть ли нужная единица в классификаторе, и задайте коэффициент пересчёта заранее: например, 1 рулон = 50 метров. Ошибка в коэффициенте приведёт к неверным остаткам и суммам списания.

Третий шаг — счета учёта. В «1С:Бухгалтерии» материалы обычно учитываются на счёте 10.01 «Сырьё и материалы» или 10.09. Если в настройках счетов учёта номенклатуры не задано правило, программа подставит счёт по умолчанию, и он может не совпасть с вашей учётной политикой.

Создание карточки материала в справочнике «Номенклатура»

Откройте раздел «Справочники» (в УНФ — «Закупки» или «Номенклатура») → «Номенклатура» и нажмите «Создать». Заполните обязательные поля: наименование, вид номенклатуры (тип), единица хранения остатков. Вид номенклатуры важен: от него зависят счета учёта и доступность позиции в документах. Для материалов выбирайте вид «Материалы» или «Товары», но не «Услуги» — услуги не имеют складского остатка.

Дополнительно заполните поля, которые упростят дальнейшую работу: артикул, производитель, ставка НДС, штрихкод (если используется сканер). В УНФ на вкладке «Запасы» можно задать способ пополнения (закупка, производство) и минимальный остаток — тогда программа сама подскажет, когда материал заканчивается.

1. 1
   Откройте Справочники → Номенклатура и нажмите «Создать» или «Создать группу» для новой папки
2. 2
   Укажите наименование и вид номенклатуры «Материалы» (или «Товары»)
3. 3
   Выберите единицу хранения остатков и при необходимости задайте коэффициент пересчёта
4. 4
   Заполните артикул, ставку НДС, проверьте счета учёта на соответствующей вкладке
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и убедитесь, что позиция появилась в нужной группе

Какие поля критичны, а какие можно заполнить позже

Минимально необходимый набор — наименование, вид номенклатуры и единица измерения: без них документы не проведутся корректно. Артикул, ГТД, страна происхождения и описание можно дополнить в любой момент, карточку не обязательно пересоздавать. А вот единицу хранения остатков менять после того, как по позиции прошли движения, нежелательно — придётся перепроводить документы.

Оприходование материала на склад

Карточка в справочнике — это только описание. Чтобы материал появился в остатках, создайте документ поступления. В «1С:Бухгалтерии» это «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» → вид операции «Товары (накладная)». В табличной части выберите созданную номенклатуру, укажите количество, цену и склад. После проведения остаток появится на складе, а в учёте сформируется проводка Дт 10 — Кт 60.

Если материал появился не от поставщика (инвентаризация выявила излишек, возврат из производства), используйте документ «Оприходование товаров» (в Бухгалтерии — «Склад» → «Оприходование товаров»). Здесь указывается учётная цена, по которой материал встанет на баланс, и счёт доходов.

Массовая загрузка материалов из Excel

Когда позиций десятки или сотни, вбивать их вручную нерационально. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла»: в УНФ — «Номенклатура» → «Ещё» → «Загрузить данные из файла», в ERP — «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из файла». Подготовьте таблицу Excel с колонками: наименование, артикул, единица измерения, цена, штрихкод.

В помощнике загрузки сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника, запустите проверку и исправьте строки с ошибками (обычно это несовпадение единиц измерения или дубли наименований). Только после чистой проверки нажимайте «Загрузить». Цены при этом попадут в регистр цен номенклатуры отдельным документом «Установка цен номенклатуры» — либо загрузите их вторым проходом.

Проверка результата и контроль остатков

После добавления материала и оприходования проверьте результат отчётом. В «1С:Бухгалтерии» откройте «Склад» → «Остатки товаров» или оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 с детализацией по номенклатуре. В УНФ используйте отчёт «Запасы» → «Запасы на складах». Остаток по новой позиции должен совпасть с количеством из документа поступления.

Дополнительно проверьте, что материал доступен для списания: создайте черновик документа «Требование-накладная» (или «Производство»), выберите позицию — программа должна показать доступный остаток. Если остаток есть в отчёте, но в документе позиция недоступна, чаще всего неверно указан склад или вид номенклатуры.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в отчёте по складу

Норма

Количество совпадает с документом поступления

Тревожный признак

Остаток нулевой или отрицательный — документ не проведён либо склад указан неверно

Счёт учёта в проводках

Норма

Дт 10.01 (или иной счёт по учётной политике)

Тревожный признак

Позиция встала на 41 счёт как товар или счёт пустой

Доступность при списании

Норма

В требовании-накладной виден остаток

Тревожный признак

Позиция не выбирается или остаток не отображается

Особые случаи: комплекты, характеристики и серии

Если один и тот же материал отличается по размеру, цвету или марке (например, кабель разного сечения), не плодите отдельные карточки — включите в виде номенклатуры учёт по характеристикам. Тогда карточка одна, а остатки ведутся по каждой характеристике отдельно. Это удобнее для отчётов и поиска.

Для материалов со сроком годности или обязательной прослеживаемостью включите учёт по сериям. Учтите: включение серий и характеристик после того, как по позиции уже есть остатки, потребует корректировки остатков документом пересчёта. Планируйте эти настройки до начала движений по позиции.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно добавить 1–5 позицийСоздайте карточки вручную через «Создать» в справочнике «Номенклатура»

Нужно загрузить прайс на десятки и сотни позицийИспользуйте «Загрузку данных из файла» с предварительной проверкой дублей

Материал уже есть в справочнике, но остатка нетСоздайте документ поступления или оприходования, карточку заново заводить не нужно

Один материал в нескольких вариантах (размер, цвет)Включите учёт по характеристикам вместо создания отдельных карточек

Частые вопросы

Почему созданная номенклатура не видна в документе поступления?

Чаще всего вид номенклатуры не соответствует виду операции документа: например, позиция заведена как «Услуга», а документ — «Товары». Также проверьте отбор по складу и не установлен ли в карточке признак недействительности (в некоторых конфигурациях — «В архиве»).

Можно ли добавить материал без цены?

Да. Цена в 1С хранится отдельно от карточки — в документе поступления или в регистре цен. Карточка без цены корректно оприходуется, если количество и сумму указать в самом документе. Но для продажи или планового списания цены лучше установить документом «Установка цен номенклатуры».

Чем «Оприходование товаров» отличается от «Поступления»?

Поступление оформляет закупку у контрагента и формирует задолженность перед поставщиком (Дт 10 — Кт 60). Оприходование используется для излишков, возвратов и прочих случаев без поставщика: материал встаёт на баланс по указанной цене с отражением дохода или другого счёта-корреспондента.

Как исправить ошибочно созданную карточку материала?

Если по позиции ещё нет документов — просто отредактируйте или пометьте на удаление. Если движения уже есть, карточку удалить нельзя: исправьте реквизиты в ней и перепроведите связанные документы. Дубли объединяйте штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» (Администрирование → Обслуживание).

Как добавить материалы в файловую и клиент-серверную базу — есть ли разница?

Для пользователя разницы нет: интерфейс и документы одинаковые. Отличия касаются только администрирования — резервное копирование в клиент-серверном варианте делается средствами СУБД, а массовая загрузка больших файлов обычно выполняется быстрее.