Справочники и Данные · 10 мин
Как добавить исполнителя в 1С
Как добавить исполнителя в 1С: создание контрагента и сотрудника, настройка договоров, назначение исполнителя в задачах и документах. Пошаговая инструкция.
Термин «исполнитель» в 1С не привязан к одному объекту: в зависимости от конфигурации и задачи исполнителем может быть контрагент-подрядчик, сотрудник, подразделение или пользователь, назначенный ответственным за задачу. Поэтому первый шаг — понять, где именно нужно добавить исполнителя: в справочник контрагентов для учёта работ по договору, в справочник сотрудников для кадрового учёта или в бизнес-процесс для маршрутизации задач.
Способ добавления исполнителя различается и по конфигурациям. В 1С:Бухгалтерии исполнитель услуг и работ — это контрагент с договором «С поставщиком». В 1С:ЗУП и кадровом контуре исполнитель — сотрудник, принятый на работу кадровым приказом. В 1С:Документооборот и 1С:Управление нашей фирмой исполнитель назначается в задачах, проектах и бизнес-процессах, и для него должны быть заполнены роли и права.
Ниже разобраны все основные сценарии: от создания карточки контрагента-подрядчика до назначения исполнителя в задаче и проверки того, что новый исполнитель корректно отображается в документах и отчётах.
Определите, кто является исполнителем в вашей задаче
Прежде чем открывать справочники, ответьте на вопрос: где исполнитель должен появиться и что он должен делать. От этого зависит объект, который нужно создать. Ошибка на этом этапе — самая частая причина ситуации, когда «исполнитель добавлен, но в документе не выбирается».
Типовые варианты такие. Если исполнитель — внешняя организация или ИП, выполняющие работы по договору, нужен контрагент. Если исполнитель — штатный работник, которому начисляется оплата или поручаются задания, нужен сотрудник с оформленным приёмом на работу. Если речь о маршрутизации согласования и задач — нужен пользователь с ролью исполнителя в системе документооборота.
Как выбрать действие
Добавление исполнителя-контрагента (подрядчика)
Это самый распространённый сценарий в 1С:Бухгалтерии, 1С:УНФ и 1С:Комплексной автоматизации. Откройте раздел «Справочники» (в некоторых конфигурациях — «Покупки» или «Контрагенты») и выберите «Контрагенты». Нажмите кнопку «Создать».
Заполните карточку: вид контрагента — «Юридическое лицо», «Индивидуальный предприниматель» или «Физическое лицо», наименование, ИНН и КПП. Если в программе включён сервис автозаполнения, введите ИНН и нажмите «Заполнить» — реквизиты подтянутся из официального реестра, что снижает риск ошибок в платёжных и отчётных документах.
Затем создайте договор: на вкладке «Договоры» нажмите «Создать», укажите вид договора «С поставщиком», номер, дату и при необходимости срок действия. Именно договор с корректным видом позволяет выбрать контрагента в документах поступления услуг и работ. Без договора или с видом «С покупателем» контрагент-исполнитель в документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» может быть недоступен или потребует ручного исправления.
- 1Откройте «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид контрагента и введите ИНН, заполните реквизиты вручную или автозаполнением
- 3Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть»
- 4На вкладке «Договоры» создайте договор с видом «С поставщиком»
- 5Проверьте выбор контрагента в документе поступления услуг
Добавление исполнителя-сотрудника
Если исполнитель — работник организации, в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии (при ведении кадрового учёта в программе) его добавляют через кадровый документ, а не простым созданием элемента справочника. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» (или «Сотрудники» → «Создать») и оформите приём: укажите физическое лицо, подразделение, должность, дату приёма и условия оплаты.
Важно различать физическое лицо и сотрудника. Физическое лицо — это карточка с персональными данными (ФИО, ИНН, СНИЛС), а сотрудник — связь физлица с организацией через трудовые отношения. Один человек может быть принят в несколько организаций или на несколько ставок — для каждого случая создаётся отдельный сотрудник, но физическое лицо при этом одно.
После проведения приёма сотрудник становится доступен для назначения исполнителем в производственных заданиях, заявках, документах отражения работ и в задачах. Если сотрудник создан, но не принят на работу документом, в большинстве документов он не выберется — программа корректно предупредит, что трудовые отношения не оформлены.
Назначение исполнителя в задачах и бизнес-процессах
В 1С:Документооборот, 1С:УНФ и конфигурациях с механизмом задач исполнитель назначается непосредственно в карточке задачи. Откройте задачу или создайте новую (раздел «Задачи» → «Задачи мне» или «Бизнес-процессы и задачи»), в поле «Исполнитель» выберите пользователя, роль или подразделение.
Если нужный человек недоступен для выбора, проверьте три вещи: заведён ли он как пользователь информационной базы (раздел «Администрирование» → «Пользователи»), связан ли пользователь с сотрудником или физическим лицом и назначены ли ему роли исполнителя в адресной книге или в настройках бизнес-процесса. В 1С:Документооборот роли исполнителей настраиваются в справочнике «Роли исполнителей» с указанием объектов адресации — подразделения и должности.
При массовой маршрутизации удобнее назначать не конкретного человека, а роль: тогда задача попадёт всем исполнителям роли, и её сможет взять в работу любой свободный. Это снижает зависимость от отпусков и увольнений конкретных сотрудников.
Если исполнитель увольняется или уходит в отпуск, не переназначайте задачи вручную по одной — в большинстве конфигураций есть механизм замещения или перенаправления задач. В 1С:Документооборот это настройка «Заместители» и обработка перенаправления задач, в УНФ — переназначение в списке задач с выбором исполнителя.
Проверка результата после добавления
После создания исполнителя убедитесь, что он реально работает в нужных сценариях, а не просто существует в справочнике. Для контрагента-подрядчика создайте тестовый документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с операцией «Услуги» и проверьте, что контрагент и договор выбираются, а счета учёта подставляются корректно.
Для сотрудника проверьте доступность в документах начисления или заданиях и корректность подразделения и должности — от них зависят проводки и отчёты. Для исполнителя задач создайте тестовую задачу, назначьте её и убедитесь, что она появилась у пользователя в списке «Задачи мне».
Как проверить результат
Выбирается вместе с договором «С поставщиком», счета учёта заполняются
Контрагента нет в списке выбора или договор недоступен
Отображается с подразделением и должностью, доступен в начислениях
Программа сообщает, что трудовые отношения не оформлены
Задача видна у пользователя в списке «Задачи мне»
Пользователь не выбирается или задача ему не приходит
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — неверный вид договора у контрагента-исполнителя. Если подрядчику по ошибке создали договор «С покупателем», документы поступления услуг либо не дадут его выбрать, либо сформируют неверные проводки. Исправляется это редактированием договора, но если по нему уже проведены документы, потребуется их перепроведение.
Вторая группа ошибок — дубли. Дубль контрагента приводит к раздвоению взаиморасчётов, дубль сотрудника — к ошибкам в отчётности по НДФЛ и взносам. Перед созданием всегда выполняйте поиск по ИНН (для контрагентов) или по физическому лицу (для сотрудников). Если дубли уже есть, используйте штатную обработку поиска и удаления дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), а не ручное удаление.
Третья ошибка — попытка добавить исполнителя задачи без прав. Пользователь без роли исполнителя или без доступа к нужному бизнес-процессу просто не появится в списке выбора. Настройка прав — задача администратора, и вносить её изменения стоит осознанно, с пониманием, кому ещё расширяется доступ.
Частые вопросы
Почему созданный контрагент не выбирается в документе поступления услуг?
Чаще всего причина в договоре: у контрагента нет договора с видом «С поставщиком» или договор помечен на удаление. Откройте карточку контрагента, вкладку «Договоры» и создайте договор нужного вида. Также проверьте, что сама карточка контрагента не помечена на удаление.
Чем отличается физическое лицо от сотрудника в 1С?
Физическое лицо — карточка с персональными данными человека (ФИО, ИНН, СНИЛС). Сотрудник — связь этого человека с конкретной организацией через приём на работу. Один человек может иметь несколько записей сотрудника, например при работе по совместительству, но физическое лицо должно быть одно.
Как добавить исполнителя-самозанятого?
Самозанятый заводится как контрагент с видом «Физическое лицо» (или ИП, если он зарегистрирован как предприниматель) с указанием ИНН. Для него создаётся договор «С поставщиком», а оплата и учёт актов ведутся в общем порядке для подрядчиков-физлиц, с учётом особенностей, предусмотренных вашей конфигурацией.
Нужен ли исполнителю задач доступ в программу?
Да, если он должен получать и выполнять задачи внутри 1С. Для этого заводится пользователь информационной базы с нужными правами и связью с сотрудником или физическим лицом. Если исполнителю достаточно внешнего уведомления, пользователь всё равно нужен для назначения, но права могут быть минимальными.
Что делать, если исполнитель добавлен дважды?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она найдёт дубли по совпадающим реквизитам и заменит ссылки во всех документах на выбранный основной элемент. Перед объединением сделайте резервную копию базы.
Что важно запомнить
Исполнитель в 1С — это контрагент с договором «С поставщиком», сотрудник с оформленным приёмом на работу или пользователь с ролью исполнителя задач. Сначала определите тип исполнителя, затем создайте нужный объект, избегайте дублей и обязательно проверяйте результат в реальном документе или задаче.