Как добавить группу в 1С: подробная инструкция

Под «группой» в 1С обычно понимают папку внутри иерархического справочника — например, группу товаров в «Номенклатуре» или группу контрагентов. Группы помогают упорядочить данные, упростить поиск и настроить отчёты и права по целым разделам сразу. Но у термина есть и другие значения: группы пользователей, группы доступа, группы контрагентов в договорах. Ниже разобраны все основные сценарии.

Действия описаны для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 3.0, Управление торговлей 11, ERP и Комплексная автоматизация. Интерфейс «Такси» в этих решениях устроен одинаково, поэтому шаги совпадают практически дословно. Если у вас отраслевая или старая конфигурация, названия команд могут немного отличаться, но логика сохраняется.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на изменение справочника. Если кнопки создания неактивны или отсутствуют — это вопрос прав доступа, а не ошибка программы, и решать его нужно через администратора.

Что такое группа в 1С и где она используется

Группа — это элемент справочника, который не хранит собственных учётных данных, а служит «папкой» для других элементов. Например, в справочнике «Номенклатура» группа «Канцелярия» объединяет товары «Бумага А4», «Ручки», «Папки». Сама группа не может быть выбрана в документе продажи как товар — программа просто не даст её подобрать.

Группы встречаются в большинстве иерархических справочников: «Номенклатура», «Контрагенты», «Статьи расходов», «Статьи доходов», «Кассы», «Склады» (в некоторых конфигурациях). Отдельно существуют группы пользователей и группы доступа — это уже инструменты администрирования, а не учётные данные.

Как добавить группу в справочник «Номенклатура»

Откройте раздел «Справочники» (в УТ 11 — «НСИ и администрирование» → «Номенклатура», в Бухгалтерии — «Справочники» → «Номенклатура»). Перед вами список товаров и групп в виде дерева или списка с папками.

Нажмите кнопку «Создать группу». В типовых конфигурациях она расположена рядом с кнопкой «Создать» над списком. Если её нет на видном месте, откройте меню «Ещё» или нажмите стрелку рядом с «Создать» — команда создания группы находится там. В некоторых конфигурациях работает сочетание клавиш Ctrl+F9 или контекстное меню по правой кнопке мыши.

В открывшейся форме заполните наименование группы — это единственное обязательное поле. Если нужно создать подгруппу, укажите родительскую группу в поле «Входит в группу» или предварительно выделите нужную папку в дереве перед нажатием «Создать группу». Нажмите «Записать и закрыть» — группа появится в списке.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» через меню «Справочники» или «НСИ и администрирование»
2. 2
   Выделите родительскую группу, если создаёте вложенную папку
3. 3
   Нажмите «Создать группу» (или «Создать» → «Группа», либо пункт в меню «Ещё»)
4. 4
   Введите наименование группы и при необходимости уточните родителя
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что группа появилась в дереве

Как добавить группу контрагентов и других справочников

Механизм одинаков для всех иерархических справочников. Откройте «Справочники» → «Контрагенты», нажмите «Создать группу», введите название, например «Поставщики» или «Покупатели — розница», и запишите. Дальше контрагентов можно распределять по группам перетаскиванием мышью или через кнопку «Переместить в группу» в меню «Ещё».

Учтите особенность: в некоторых конфигурациях иерархия в справочнике может быть отключена настройками. Если кнопки «Создать группу» нет в принципе, проверьте, не используется ли линейный (неиерархический) режим справочника — в самописных и сильно доработанных конфигурациях такое встречается.

Массовое перемещение элементов в группу

Если нужно перенести в новую группу сразу много элементов, выделите их в списке с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем вызовите «Ещё» → «Переместить в группу» и укажите целевую папку. Это заметно быстрее, чем открывать каждый элемент и менять поле «Родитель» вручную.

Как добавить группу пользователей

Группы пользователей нужны, чтобы объединять сотрудников для настройки прав, рассылок и отборов в отчётах. Откройте «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей» → «Пользователи». В форме списка пользователей включите отображение по группам, если оно выключено, и создайте группу через соответствующую команду.

В типовых конфигурациях на базе Библиотеки стандартных подсистем есть отдельный справочник «Группы пользователей». Создание элемента в нём стандартное: наименование, состав (какие пользователи входят), комментарий. Один пользователь может входить в несколько групп одновременно.

Как добавить группу доступа и назначить права

Если задача — дать отделу права на определённые данные, работайте через профили групп доступа. Перейдите в «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей» → «Профили групп доступа». Создайте новый профиль, отметьте нужные роли (например, «Добавление и изменение номенклатуры», «Просмотр отчётов по продажам») и запишите.

Затем откройте справочник «Группы доступа» и создайте группу, указав созданный профиль и включив в неё конкретных пользователей. Изменения прав обычно применяются сразу, но пользователю иногда требуется перезайти в программу.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания группы убедитесь, что она отображается в дереве справочника и в неё можно перенести элементы. Откройте любой элемент, проверьте поле «Входит в группу» — там должен быть правильный родитель. Для групп доступа проверьте права, войдя под пользователем из этой группы.

Отдельная ситуация — пометка группы на удаление. В типовых конфигурациях элементы внутри помеченной группы не удаляются автоматически, но работать с ними становится неудобно. Перед удалением группы разверните её, убедитесь, что она пустая, или перенесите содержимое.

Контрольные точки

Как проверить результат

Группа в дереве справочника

Норма

Группа видна, раскрывается, в неё можно перетащить элемент

Тревожный признак

Группы нет в списке или она создана как обычный элемент

Права пользователя после добавления в группу доступа

Норма

Под учётной записью пользователя доступны нужные разделы и документы

Тревожный признак

Команды недоступны — профиль не назначен или пользователь не перезашёл в базу

Отчёты по группе

Норма

Отчёт с отбором по группе «в иерархии» показывает все вложенные элементы

Тревожный признак

Часть элементов не попадает в отбор — они лежат в другой группе

Часто задаваемые вопросы

Почему нет кнопки «Создать группу» в справочнике?

Чаще всего причина в правах: у вашей роли нет права на добавление элементов этого справочника — обратитесь к администратору. Реже справочник в принципе неиерархический (группы не предусмотрены конфигурацией) или команда скрыта в меню «Ещё».

Можно ли выбрать группу в документе вместо товара?

Нет. Группа — это папка, она не является учётным объектом. В документы подбираются только конкретные элементы справочника. Если нужно продавать «категорию товара», создайте отдельный элемент номенклатуры с обобщённым названием.

Как переименовать или переместить группу?

Откройте группу двойным щелчком, измените наименование или поле «Входит в группу» и запишите. Перенести группу можно также перетаскиванием в дереве. Все вложенные элементы переместятся вместе с ней, ссылки в документах не пострадают.

Что будет с элементами, если удалить группу?

При пометке группы на удаление элементы внутри неё остаются в базе, но оказываются «спрятанными» в помеченной папке. Перед удалением переместите их в другую группу через «Ещё» → «Переместить в группу». Окончательное удаление выполняется через обработку «Удаление помеченных объектов».

Можно ли создать группу программно, через обработку?

Да, разработчик может создать группу кодом: Справочники.Номенклатура.СоздатьГруппу(), заполнить наименование и родителя, затем вызвать метод Записать(). Это удобно при первоначальном заполнении справочника из файла, но требует навыков программирования на встроенном языке 1С.

Сколько уровней вложенности групп допустимо?

Технических ограничений на глубину иерархии в типовых конфигурациях практически нет. Однако на практике больше трёх-четырёх уровней использовать не стоит: глубокое дерево замедляет поиск и усложняет настройку отборов в отчётах.