Как добавить дополнительные сведения в 1С

Дополнительные сведения в 1С — это механизм, который позволяет хранить любые нестандартные данные об объектах без изменения конфигурации. Например, можно указать цвет и материал для номенклатуры, ИНН банка для контрагента или номер лицензии для договора, даже если таких полей нет в типовой поставке.

Механизм работает в большинстве типовых конфигураций: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Комплексная автоматизация». Дополнительные сведения не требуют доработки программы программистом, не нарушают поддержку конфигурации и не мешают обновлениям.

Важно различать два похожих механизма: дополнительные реквизиты отображаются прямо на форме объекта как обычные поля, а дополнительные сведения хранятся отдельно и открываются по команде «Ещё → Дополнительные сведения». В остальном настройка обоих механизмов практически одинакова.

Когда стоит использовать дополнительные сведения

Механизм подходит, когда нужно хранить информацию, которой нет в типовой конфигурации: технические характеристики товаров, внутренние пометки по клиентам, реквизиты лицензий, даты поверки оборудования. Данные сохраняются в информационной базе и доступны всем пользователям с соответствующими правами.

Дополнительные сведения не подходят, если значение должно участвовать в проведении документов, расчёте себестоимости или проводках. Механизм хранит данные «для справки» — они не влияют на учётную логику. Если нужен полноценный учётный признак, потребуется доработка конфигурации.

Что выбрать

Дополнительный реквизит

Виден прямо на форме объекта, участвует в отборах списков. Подходит для часто используемых полей.

Дополнительное сведение

Скрыто за командой «Ещё», не загромождает карточку. Подходит для редко нужной справочной информации.

Доработка конфигурации

Нужна, если значение должно влиять на проведение, расчёты или сложные отчёты. Требует программиста и усложняет обновления.

Включение механизма в настройках программы

По умолчанию в некоторых конфигурациях механизм отключён. Откройте раздел «Администрирование» → «Общие настройки» (в «1С:Бухгалтерии» — «Администрирование» → «Общие настройки», в УТ и ERP — «НСИ и администрирование» → «Общие настройки»). Найдите группу «Дополнительные реквизиты и сведения» и установите флажки «Дополнительные реквизиты и сведения» и при необходимости «Реквизиты и сведения с общим списком значений».

После включения появится ссылка «Дополнительные сведения» — по ней открывается список наборов для всех типов объектов: номенклатура, контрагенты, договоры, физические лица, склады и другие. Для работы с настройкой нужны права администратора или роль «Добавление и изменение дополнительных реквизитов и сведений».

Создание нового дополнительного сведения

Откройте «Администрирование» → «Дополнительные сведения». В левой части окна выберите набор, соответствующий объекту, — например, «Номенклатура» или «Контрагенты». Нажмите «Добавить» → «Новое», чтобы создать сведение с нуля, или «Новое из образца», чтобы взять готовый шаблон из стандартного списка.

В карточке сведения заполните поля:

• Наименование — под этим именем сведение будет отображаться пользователям;
• Тип значения — строка, число, дата, булево (да/нет) или ссылка на справочник, например «Сотрудники» или «Валюты»;
• Заполнять обязательно — программа не даст записать объект без заполнения сведения;
• Доступность — можно ограничить видимость по условиям.

Если значение должно выбираться из фиксированного списка (например, «Цвет: красный, синий, зелёный»), создайте сведение с типом «Дополнительное значение» и заполните список значений в табличной части карточки. Это исключит ошибки ручного ввода и упростит отборы.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Общие настройки» и включите «Дополнительные реквизиты и сведения»
2. 2
   Перейдите по ссылке «Дополнительные сведения» и выберите набор нужного объекта
3. 3
   Нажмите «Добавить» → «Новое» и заполните наименование и тип значения
4. 4
   При необходимости задайте список допустимых значений и обязательность заполнения
5. 5
   Сохраните сведение и откройте карточку объекта: «Ещё» → «Дополнительные сведения»
6. 6
   Введите значение и проверьте, что оно сохраняется после записи объекта

Заполнение сведений в карточках объектов

После создания сведения откройте любой объект выбранного типа — например, карточку товара. Дополнительные сведения заполняются через команду «Ещё» → «Дополнительные сведения» на форме объекта. Откроется окно со списком всех настроенных сведений, где можно ввести значения.

Если сведений много и они нужны постоянно, удобнее создать их как дополнительные реквизиты — тогда поля появятся прямо на форме карточки в группе «Дополнительные реквизиты» и не потребуют лишних кликов. Перенести данные между сведением и реквизитом автоматически нельзя, поэтому выбирайте формат заранее.

Для массового заполнения используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» (доступна в разделе «Администрирование» → «Обслуживание»): она позволяет установить значение дополнительного сведения сразу для отобранного списка объектов.

Вывод дополнительных сведений в отчёты и печатные формы

В отчётах на СКД (большинство типовых отчётов УТ, ERP, КА) дополнительные сведения доступны для вывода и отбора. Откройте настройки отчёта («Ещё» → «Изменить вариант»), на закладке «Поля» или «Отбор» найдите нужное сведение в ветке «Дополнительные сведения» и добавьте его в структуру.

В печатных формах дополнительные сведения по умолчанию не выводятся — для этого требуется доработка макета печатной формы программистом или через механизм пользовательских печатных форм, если конфигурация его поддерживает. В «1С:Бухгалтерии» часть сведений можно вывести в печать через настройки шаблонов без программирования, но возможности ограничены.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сведение в карточке объекта

Норма

Открывается через «Ещё» → «Дополнительные сведения», значение сохраняется после записи

Тревожный признак

Сведения нет в списке — проверьте набор объекта и права пользователя

Сведение в отчёте

Норма

Доступно в настройках отчёта в ветке «Дополнительные сведения»

Тревожный признак

Поля нет — отчёт может быть построен не на СКД или набор данных не содержит объекта

Сохранение значения

Норма

Значение остаётся после закрытия и повторного открытия карточки

Тревожный признак

Значение пропадает — объект не был записан после ввода сведения

Ограничения и типичные ошибки

Дополнительные сведения хранятся в отдельном регистре, поэтому при очень большом количестве сведений (десятки на каждый объект) возможно замедление открытия карточек и отчётов. Не создавайте сведения «на всякий случай» — оставляйте только реально используемые.

Ещё одно ограничение: сведения не участвуют в обменах данными между базами автоматически. При настройке синхронизации (например, между УТ и Бухгалтерией) нужно отдельно проверить правила конвертации — в типовых правилах дополнительные сведения обычно переносятся, но состав зависит от настройки обмена.

Удаление и изменение дополнительных сведений

Изменить наименование и настройки сведения можно в любой момент — введённые значения сохранятся. А вот смена типа значения (например, со строки на число) может привести к потере уже заполненных данных, если они не конвертируются в новый тип.

При удалении сведения программа предупредит, что введённые значения будут очищены. Перед удалением выгрузите данные отчётом или списком, если они могут понадобиться. Безопаснее сначала снять сведение с использования в настройках набора, убедиться, что оно нигде не нужно, и только потом удалять.

Частые вопросы

Почему дополнительное сведение не отображается в карточке объекта?

Это нормально: сведения по задумке скрыты за командой «Ещё» → «Дополнительные сведения». Если поле нужно видеть сразу на форме, создайте его как дополнительный реквизит через «Администрирование» → «Дополнительные реквизиты» для того же набора объектов.

Можно ли сделать дополнительное сведение обязательным для заполнения?

Да, в карточке сведения есть флажок «Заполнять обязательно». Учтите, что проверка срабатывает при записи объекта, и ранее созданные объекты без значения тоже потребуют заполнения при следующем редактировании.

Перенесутся ли дополнительные сведения при обновлении конфигурации?

Да, сведения и их значения хранятся в данных информационной базы, а не в конфигурации, поэтому типовое обновление их не затрагивает. Перед любым обновлением всё равно рекомендуется делать резервную копию.

Как вывести дополнительное сведение в список (журнал) объектов?

Дополнительные реквизиты и сведения можно добавить в настройку списка через «Ещё» → «Изменить форму» в ряде конфигураций, но чаще для этого используют отчёт по объектам или динамический список с доработкой. В типовых списках такая возможность ограничена.

Что делать, если нужного типа значения нет в списке?

Состав типов фиксирован: строка, число, дата, булево, дополнительное значение и ссылки на основные справочники. Если нужен другой тип, выберите ближайший подходящий (например, строку для смешанных данных) или рассмотрите доработку конфигурации.

Можно ли загрузить значения дополнительных сведений из Excel?

Да, в конфигурациях со встроенной обработкой «Загрузка данных из табличного документа» (или через универсальные обработки загрузки) дополнительные сведения сопоставляются с колонками файла. Проверьте загрузку на небольшой порции данных и сделайте копию базы заранее.