Справочники и Данные · 10 мин
Как добавить вторую организацию в 1С 8.3
Как добавить вторую организацию в 1С 8.3: настройка справочника, учетной политики, нумерации документов и отчетности. Пошаговая инструкция с проверкой результата.
Работа с несколькими юридическими лицами в одной информационной базе — типовая задача для 1С 8.3. Программа позволяет вести учет по нескольким организациям в единой базе: документы, отчеты и регистры разделяются по организациям, а пользователь переключается между ними без выхода из системы. Это удобно для групп компаний, где бухгалтерия обслуживает сразу несколько юрлиц.
Добавление второй организации сводится к созданию нового элемента в справочнике «Организации», заполнению реквизитов и настройке учетной политики. Однако на практике есть нюансы: нумерация документов, подписи в печатных формах, настройки обмена с банками и ЭДО привязываются к конкретной организации, и их нужно настроить отдельно.
Материал подходит для типовых конфигураций: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP». Названия пунктов меню могут немного отличаться, но общая логика одинакова.
Что проверить перед добавлением организации
Перед началом убедитесь, что у вашего пользователя есть права на редактирование справочника «Организации». В типовых конфигурациях это права «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации» или полные права. Если справочник открывается только на просмотр, обратитесь к администратору базы.
Подготовьте реквизиты новой организации: ИНН, КПП (для юрлица), ОГРН, полное и сокращенное наименование, юридический адрес, данные руководителя и главного бухгалтера. Если организация — ИП, КПП не заполняется, а ОГРН заменяется на ОГРНИП.
Также проверьте, как в базе организована нумерация документов. В типовых решениях номера документов ведутся в разрезе организаций автоматически, но если в базе использовались нестандартные префиксы или доработки, стоит уточнить у специалиста, как поведет себя нумерация для новой организации.
Как создать вторую организацию в справочнике
Откройте справочник организаций. В «1С:Бухгалтерии 8» путь: раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (если организаций несколько, откроется список) или «Главное» → «Настройки» → «Организации». В «1С:УНФ» и «1С:Комплексной автоматизации»: «НСИ и администрирование» (или «Компания») → «Организации».
Нажмите кнопку «Создать». Откроется карточка новой организации. При наличии интернет-поддержки 1С можно ввести ИНН и нажать «Заполнить по ИНН» — программа подтянет наименование, адрес и данные руководителя из сервиса ФНС. Это снижает риск опечаток в реквизитах.
Если автозаполнение недоступно, заполните поля вручную: вид организации (юридическое лицо или ИП), сокращенное и полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес. Префикс организации используется в нумерации документов — укажите короткий уникальный префикс, например «02», чтобы документы разных организаций визуально различались.
- 1Откройте справочник «Организации» через «Главное» или «НСИ и администрирование»
- 2Нажмите «Создать» и заполните реквизиты вручную или по ИНН
- 3Укажите префикс для нумерации документов
- 4Заполните данные ответственных лиц (руководитель, главбух)
- 5Запишите карточку и настройте учетную политику
- 6Создайте тестовый документ по новой организации и проверьте номер и подписи
Настройка учетной политики и параметров учета
Создание карточки организации — только половина задачи. Без учетной политики программа не сможет корректно рассчитывать налоги и формировать отчетность. В «1С:Бухгалтерии» перейдите: «Главное» → «Настройки» → «Учетная политика», выберите новую организацию и создайте запись на нужный период.
В учетной политике укажите систему налогообложения (ОСНО, УСН, патент), способы оценки МПЗ, порядок признания расходов и другие параметры. Если вторая организация работает на УСН, а первая — на ОСНО, настройки будут отличаться, и это нормально: учетная политика задается индивидуально для каждой организации.
Дополнительно проверьте настройки налогов и взносов: «Главное» → «Настройки» → «Налоги и отчеты». Здесь задаются ставки, льготы, реквизиты ИФНС и ПФР. Код ИФНС определяется по адресу организации — убедитесь, что адрес заполнен корректно, иначе отчетность может уйти не в ту инспекцию.
Подписи, печати и ответственные лица
Печатные формы документов подставляют данные ответственных лиц той организации, которая указана в документе. Откройте карточку новой организации и перейдите по ссылке «Ответственные лица» (в Бухгалтерии) или заполните соответствующую вкладку в других конфигурациях.
Укажите руководителя, главного бухгалтера и при необходимости кассира с датами, с которых действуют их полномочия. Даты важны: если документ датирован периодом до назначения руководителя, подпись в печатной форме может оказаться пустой или подставится прежнее лицо.
Факсимиле и печать (изображения) при необходимости загружаются в карточку организации в разделе «Логотип и печать». Используйте изображения с прозрачным фоном, чтобы они корректно накладывались на печатную форму.
Банковские счета, ЭДО и подключаемое оборудование
Для новой организации создайте банковские счета: в карточке организации перейдите по ссылке «Банковские счета» и добавьте расчетный счет с указанием банка, БИК и номера счета. Если используется обмен с банком (клиент-банк или DirectBank), настройте обмен отдельно для нового счета — настройки привязаны к счету и организации.
Электронный документооборот (ЭДО) и сдача отчетности через 1С-Отчетность также настраиваются по каждой организации отдельно. Для 1С-Отчетности потребуется заявление на подключение новой организации и действующая электронная подпись на ее руководителя. Для ЭДО — новая учетная запись у оператора (Диадок, СБИС и других) с идентификатором участника.
Если в базе используются кассы ККТ, эквайринговые терминалы или сканеры штрихкода, привязанные к организации, добавьте для новой организации свои экземпляры оборудования в соответствующих настройках.
Как проверить, что все настроено правильно
Создайте тестовый документ (например, «Реализация товаров и услуг») и выберите новую организацию в шапке. Проверьте номер документа: он должен начинаться с заданного префикса и не конфликтовать с номерами первой организации.
Сформируйте печатную форму документа: в ней должны быть реквизиты новой организации, корректные подписи ответственных лиц и, при наличии, печать. Затем сформируйте какой-либо отчет (например, оборотно-сальдовую ведомость) с отбором по новой организации — отчет должен строиться без ошибок, пусть и с нулевыми оборотами.
Если ведется регламентированная отчетность, откройте форму «1С-Отчетность» и убедитесь, что новая организация доступна в списке для выбора. До подключения к сервису сдачи отчетность можно только формировать и сохранять, но не отправлять.
Как проверить результат
Новая организация есть в списке выбора, документ проводится
Организация не отображается или документ не проводится
Номер содержит префикс новой организации, дублирования нет
Номер продолжает общую нумерацию без префикса
Реквизиты, подписи и печать соответствуют новой организации
Подставляются данные первой организации или пустые подписи
Отчеты строятся с отбором по новой организации без ошибок
Ошибки при формировании или организация недоступна в отборе
Альтернативы: отдельная база или одна общая
Не всегда вторая организация должна жить в той же базе. Если компании полностью независимы, у них разные контрагенты и номенклатура, а бухгалтерию ведут разные люди, разумнее создать отдельную информационную базу через стартовое окно 1С. Это изолирует данные и упрощает разграничение прав.
Общая база выгодна, когда организации связаны: общие контрагенты, внутригрупповые операции, один бухгалтер. Плюсы — единые справочники и сводные отчеты по группе. Минусы — рост объема базы и необходимость аккуратно настраивать права, чтобы пользователи не видели «чужие» организации.
Сравнение вариантов
Подходит для группы компаний с общими справочниками и одной бухгалтерией. Ограничение: все пользователи базы потенциально видят обе организации без настройки прав.
Подходит для независимых юрлиц с разными учетными процессами. Ограничение: справочники ведутся раздельно, сводная отчетность по группе затруднена.
Если нужно добавить не новое юрлицо, а обособленное подразделение — его создают в карточке той же организации, а не как отдельный элемент справочника.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?
Да, если по ней нет проведенных документов и ссылок в других объектах. Выделите организацию в списке и нажмите «Удалить» (или пометьте на удаление, затем выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование»). Если на организацию есть ссылки, программа покажет список объектов, которые мешают удалению.
Нужно ли заново заполнять контрагентов и номенклатуру для второй организации?
Нет. Справочники контрагентов и номенклатуры в типовых конфигурациях общие для всех организаций базы. Разделяются только документы, регистры учета, договоры (при настроенном учете по организациям) и банковские счета.
Как ограничить пользователю доступ только к одной организации?
Включите в настройках прав доступ разграничение по организациям (в Бухгалтерии — через профили групп доступа в «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав») и назначьте пользователю профиль с разрешенным значением организации. Без этого любой пользователь видит документы всех организаций базы.
Почему документы по новой организации не проводятся?
Чаще всего не создана учетная политика на соответствующий период или не заполнены обязательные настройки налогов. Также проверьте, что в параметрах учета включены нужные функциональные опции (например, торговля, производство), и что у пользователя есть права на проведение документов.
Можно ли перенести документы с одной организации на другую?
Типового массового переноса нет: документ привязан к организации как к ключевому реквизиту. Отдельные документы можно скопировать и сменить организацию вручную, но массовую замену лучше выполнять обработкой с участием специалиста, чтобы не нарушить последовательность проведения и остатки.
Как добавить обособленное подразделение, а не новую организацию?
Обособленное подразделение не является отдельной организацией. В «1С:Бухгалтерии» откройте карточку основной организации и добавьте подразделение через соответствующую ссылку, указав КПП подразделения. Отчетность по нему сдается в рамках головной организации.