Где внести данные о стаже из трудовой книжки в 1С

Данные о стаже из трудовой книжки в 1С:Зарплата и управление персоналом вносятся в карточку сотрудника — в раздел «Трудовая деятельность» и в специальные поля страхового стажа. От правильности этих записей зависят расчёт больничных, отчётность в СФР (бывшие ПФР и ФСС), персонифицированные сведения и формирование электронной трудовой книжки.

Ошибка в одном поле приводит к цепочке проблем: неверный процент оплаты больничного, расхождения в отчётах ЕФС-1 и персонифицированных сведениях, вопросы при проверках. Поэтому важно понимать, какие именно виды стажа хранятся в программе и где каждый из них редактируется.

Ниже разобраны все места хранения стажа в 1С:ЗУП, порядок ввода данных с бумажной трудовой книжки, особенности страхового стажа для пособий и способы проверить корректность введённых сведений.

Какие виды стажа хранятся в 1С и зачем они нужны

В программе различают несколько видов стажа, и каждый хранится отдельно. Страховой стаж для пособий определяет процент оплаты больничного листа. Стаж для отчётности в СФР (в том числе льготный и территориальный) влияет на персонифицированный учёт и назначение пенсии. Стаж на надбавку за выслугу лет используется при расчёте соответствующих начислений.

Кроме того, в карточке сотрудника хранится трудовая деятельность — записи о приёмах, переводах и увольнениях по прежним местам работы. Эти сведения нужны для заполнения электронной трудовой книжки, справок и отчёта ЕФС-1 при кадровых событиях.

Важно не путать стаж, введённый вручную из трудовой книжки, и стаж, который программа накапливает автоматически с даты приёма на работу в текущую организацию. Автоматически считается только период работы у вас; всё, что было до этого, кадровик вводит сам на основании документов сотрудника.

Где в карточке сотрудника находятся поля стажа

Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и выберите нужного работника. В карточке сотрудника данные о стаже распределены по нескольким местам, а не собраны в одном поле — это частая причина путаницы у новичков.

Ссылка «Трудовая деятельность» находится в верхней части карточки рядом с личными данными (обычно в группе ссылок рядом с «Личные данные», «Семья», «Образование»). По этой ссылке открываются записи о прежних местах работы — аналог строк бумажной трудовой книжки.

Страховой стаж для пособий находится в разделе «Страхование» карточки сотрудника. Там же указывается статус застрахованного лица и данные для СФР. Стаж для надбавки за выслугу лет, если она применяется в организации, настраивается отдельно через виды стажа.

Как внести трудовую деятельность по прежним местам работы

В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Трудовая деятельность». Откроется список записей, где каждая строка соответствует одному периоду работы: организация, дата приёма, дата увольнения, должность. Заполните записи последовательно, строго по трудовой книжке или сведениям о трудовой деятельности, которые предоставил сотрудник.

При добавлении записи укажите наименование организации-работодателя так, как оно записано в трудовой книжке, даты приёма и увольнения, должность и структурное подразделение, если оно указано. Если сотрудник работает у вас и ранее не представлял сведения, записи о работе в вашей организации программа формирует сама из кадровых документов — дублировать их вручную не нужно.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → выбор работника
2. 2
   Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» в шапке карточки
3. 3
   Нажмите «Добавить» и введите организацию, даты приёма и увольнения, должность по трудовой книжке
4. 4
   Повторите для каждого периода работы до трудоустройства к вам
5. 5
   Запишите карточку сотрудника и убедитесь, что записи сохранились
6. 6
   Проверьте, что период работы в вашей организации не продублирован вручную

Если в трудовой книжке есть перерывы между местами работы, ничего дополнительно вносить не требуется — перерывы вычисляются как разница между датами. Непрерывность стажа программа определяет сама при расчётах, где это требуется.

Как указать страховой стаж для расчёта больничных

Страховой стаж вводится в разделе «Страхование» карточки сотрудника. Найдите поле «Страховой стаж» (в некоторых релизах оно называется «Стаж для оплаты больничных листов») и укажите количество лет, месяцев и дней, рассчитанное по трудовой книжке на дату приёма сотрудника на работу.

Важный момент: стаж вводится именно на дату приёма. Дальше программа сама увеличивает его по мере работы сотрудника в вашей организации. Если ввести стаж «на сегодня», включив период работы у вас, при расчёте больничного этот период зачтётся дважды — и процент оплаты будет завышен.

В страховой стаж включаются не только периоды работы по трудовому договору, но и, например, военная служба, служба в правоохранительных органах, периоды уплаты взносов при работе по договорам ГПХ. Если у сотрудника есть такие периоды, их нужно учесть при подсчёте — для военной службы в программе есть отдельные поля в разделе «Страхование».

Стаж для надбавки за выслугу лет и другие виды стажа

Если в организации начисляется надбавка за выслугу лет, используется отдельный вид стажа. Сначала проверьте настройку: «Настройка» → «Начисления» → вид начисления надбавки — там указано, от какого вида стажа зависит процент. Затем в карточке сотрудника по ссылке «Стажи» (или в разделе «Трудовая деятельность», в зависимости от релиза) введите значение этого стажа на дату приёма.

Для отчётности в СФР могут потребоваться дополнительные сведения: льготный стаж для досрочной пенсии, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных местностях. Эти данные обычно не вводятся вручную из трудовой книжки, а формируются из условий труда по должности и штатного расписания, но в особых случаях их можно скорректировать в документах персонифицированного учёта.

Сравнение вариантов

Ручной ввод по трудовой книжке

Подходит для разового заполнения при приёме сотрудника. Требует внимательности: ошибка в датах искажает стаж и отчётность

Загрузка сведений о трудовой деятельности (ЭТК)

Если сотрудник предоставил сведения из СФР в электронном виде, данные можно перенести без ручного переписывания. Ограничение: нужен файл установленного формата

Ввод через документ «Приём на работу»

В некоторых релизах стаж можно указать прямо при оформлении приёма. Удобно для новых сотрудников, но для уже работающих правится только через карточку

Как проверить, что стаж введён правильно

Первый способ — расчётный: создайте тестовый документ «Больничный лист» по сотруднику и посмотрите, какой процент оплаты подставила программа. Сверьте с ожидаемым по правилам: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, свыше 8 лет — 100%. После проверки документ не проводите или удалите.

Второй способ — отчётный. Сформируйте справку о стаже или карточку-справку сотрудника (раздел «Кадры» → отчёты по сотрудникам) и сравните записи с трудовой книжкой построчно. Для отчётности проверьте, что данные о трудовой деятельности корректно попадают в ЕФС-1 при кадровых событиях.

Контрольные точки

Как проверить результат

Процент оплаты в тестовом больничном

Норма

Соответствует стажу по трудовой книжке с учётом работы у вас

Тревожный признак

Процент занижен — стаж не введён; завышен — стаж введён с двойным учётом периода работы у вас

Записи в «Трудовой деятельности»

Норма

Все периоды из трудовой книжки присутствуют, даты совпадают

Тревожный признак

Пропущены периоды или продублирована работа в текущей организации

Отчёт ЕФС-1 по сотруднику

Норма

Проходит контроль без ошибок по трудовой деятельности

Тревожный признак

Ошибки форматно-логического контроля по датам или наименованиям

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — ввод страхового стажа не на дату приёма, а на текущую дату. Второй частый промах — ручное дублирование записи о работе в текущей организации: программа уже создаёт её из кадровых документов, и дубль искажает данные электронной трудовой книжки.

Ещё одна проблема — несоответствие наименований организаций: сокращения и перефразирование вместо точной записи из трудовой книжки. Для внутренних расчётов это некритично, но при передаче сведений в СФР может вызвать вопросы. Также помните: если сотрудник потерял трудовую книжку и стаж подтверждается справками или выпиской из СФР, основанием ввода служат именно эти документы — зафиксируйте их в деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

Почему в больничном процент оплаты ниже, чем должен быть по стажу?

Чаще всего поле страхового стажа в разделе «Страхование» карточки сотрудника пустое или заполнено частично. Проверьте значение стажа на дату приёма и при необходимости введите его по трудовой книжке. После исправления пересчитайте документ «Больничный лист».

Нужно ли вручную вносить период работы в нашей организации?

Нет. Записи о приёме, переводах и увольнении в текущей организации программа формирует автоматически из кадровых документов. Ручной ввод создаст дубль и приведёт к ошибкам в отчётности ЕФС-1 и в электронной трудовой книжке.

Сотрудник работает давно, а стаж никогда не вводили. Что делать?

Введите страховой стаж на дату приёма по трудовой книжке и заполните трудовую деятельность по прежним местам работы. Затем проверьте ранее рассчитанные больничные: если пособия были занижены, их нужно пересчитать и доплатить сотруднику разницу.

Как учесть военную службу в страховом стаже?

Периоды военной службы включаются в страховой стаж. При подсчёте добавьте их к трудовому стажу, а в карточке сотрудника в разделе «Страхование» укажите сведения о службе в предусмотренных для этого полях, чтобы программа корректно учитывала их при расчётах и в отчётности.

Трудовая книжка утеряна. На основании чего вводить стаж?

Основанием служат сведения о трудовой деятельности из СФР (бывшая форма СЗВ-ТД/выписка из электронной трудовой книжки), справки прежних работодателей, архивные выписки. Введите данные по этим документам и храните копии подтверждающих документов в личном деле сотрудника.