Где в 1С ЗУП ввести данные с предыдущего места работы

Данные с предыдущего места работы в 1С ЗУП нужны в двух ситуациях: для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (справка о заработке по форме 182н) и для учёта страхового стажа, от которого зависит процент оплаты больничного листа. В зависимости от цели сведения вводятся в разные места программы, и путаница между ними — частая причина ошибок в расчётах.

В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого предусмотрены отдельные механизмы: документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», сведения о трудовой деятельности и стаже в карточке физического лица, а также специальные поля в кадровых документах. Ниже разобрано, куда именно вводить каждый вид данных, как проверить, что программа их учла, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Какие данные с прошлого места работы нужны в ЗУП

Прежде чем искать нужный раздел, определите, какая именно информация требуется. От этого зависит место ввода. Обычно речь идёт о трёх группах сведений.

Первая группа — заработок за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Он нужен для расчёта среднего дневного заработка при оплате больничных, пособий по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Сотрудник приносит справку о сумме заработка (форма 182н) от прежнего работодателя.

Вторая группа — страховой стаж. От него зависит процент оплаты листка нетрудоспособности: 60, 80 или 100 процентов среднего заработка. Стаж подтверждается трудовой книжкой, сведениями о трудовой деятельности (форма СТД-Р) или справками.

Третья группа — данные для персонального учёта: ИНН, СНИЛС, адрес, сведения об инвалидности, льготах. Эти сведения вводятся в карточку физического лица при приёме на работу и напрямую к предыдущему работодателю не привязаны, но влияют на отчётность.

Ввод справки о заработке для расчёта пособий

Основной инструмент — документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Он расположен в разделе «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий», либо в разделе «Отчетность, справки» в зависимости от версии конфигурации и настроек интерфейса. Если документ не виден в меню, его можно найти через поиск по названию в строке навигации.

Создайте новый документ, выберите сотрудника и организацию. В табличной части укажите календарные годы, за которые выдана справка, и суммы заработка за каждый год. Заработок вводится в пределах данных, указанных в справке 182н, — программа сама сопоставит их с предельной базой для начисления взносов при расчёте.

Отдельно заполните сведения о страхователе: наименование прежнего работодателя, ИНН, КПП. Эти данные не влияют на расчёт, но нужны для полноты учёта и возможных проверок. Если в справке указаны дни исключаемых периодов (болезнь, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком), внесите их в соответствующее поле — от этого зависит расчёт пособий по беременности и уходу за ребёнком.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Справки о заработке для расчета пособий» и создайте новый документ
2. 2
   Выберите сотрудника и организацию, укажите дату документа
3. 3
   Заполните годы и суммы заработка строго по справке 182н
4. 4
   Внесите сведения о прежнем страхователе и дни исключаемых периодов, если они есть
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном листе

Как указать страховой стаж для больничных

Стаж вводится не документом, а в карточке физического лица. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры»), выберите нужного сотрудника и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность». В открывшейся форме найдите блок «Страховой стаж для оплаты больничных листов».

Здесь указывается стаж на дату приёма на работу в вашу организацию: лет, месяцев, дней. Программа автоматически увеличивает стаж по мере работы сотрудника у вас. Если сотрудник уже работает давно, а стаж не был введён при приёме, можно указать дату отсчёта и исходное значение — ЗУП пересчитает текущий стаж автоматически.

Отдельно предусмотрены поля для стажа с учётом нестраховых периодов (служба в армии, правоохранительных органах). Эти периоды влияют на оплату больничных в особом порядке, поэтому вводите их только при наличии подтверждающих документов.

Проверить, какой стаж программа применяет, можно в самом документе «Больничный лист»: на закладке «Оплата» или по ссылке расшифровки рядом с процентом оплаты отображается рассчитанный стаж на дату начала нетрудоспособности.

Куда внести сведения о трудовой деятельности и персональные данные

Помимо стажа, в форме «Трудовая деятельность» карточки физического лица можно зафиксировать записи о предыдущих местах работы: организацию, период, должность. Эти сведения носят справочный характер и используются, в частности, при подготовке сведений о трудовой деятельности, если сотрудник запросил их с учётом прошлых периодов по предоставленным документам.

Персональные данные (СНИЛС, ИНН, документ удостоверения личности, адрес регистрации) вводятся в карточке физического лица через раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылки «Личные данные», «Страхование». Корректность СНИЛС критична: ошибка приведёт к отказам при обмене с ФСС и СФР по электронным больничным.

Если сотрудник принёс справку об инвалидности или документы о льготах, внесите их в карточку физлица (ссылка «Страхование» → сведения об инвалидности). Это влияет на расчёт взносов, НДФЛ и ограничение дней оплаты больничных.

Ввод данных при начальном заполнении базы

Отдельный сценарий — переход на ЗУП с другой программы в середине года. В этом случае данные о заработке текущего года (включая выплаты у прежнего работодателя, если сотрудник принят в текущем году) вводятся через механизмы начального ввода остатков: раздел «Настройка» → «Начальная численность и штатное расписание» и документы переноса данных, либо помощник переноса из 1С:ЗУП предыдущих редакций.

Для корректного расчёта пособий в год перехода важно, чтобы в базе присутствовали либо входящие справки 182н, либо перенесённые суммы заработка за два предшествующих года. Иначе программа посчитает пособие исходя из МРОТ, что занизит выплату сотруднику.

Способы внесения данных

Входящая справка 182н

Подходит для штатного приёма сотрудника. Простой ввод, расчёт пособий подхватывает данные автоматически.

Перенос данных из прошлой программы

Нужен при миграции на ЗУП в середине года. Требует проверки полноты переноса по каждому сотруднику.

Запрос в СФР

Если справки нет, работодатель может запросить сведения о заработке через фонд. Данные вводятся после получения ответа.

Проверка, что данные учтены в расчёте

После ввода справки и стажа обязательно проверьте результат на реальном или тестовом документе. Создайте «Больничный лист» для сотрудника и откройте расшифровку среднего заработка (кнопка с карандашом или ссылка рядом с суммой среднего заработка на закладке «Оплата»).

В форме расчёта среднего заработка должны отображаться суммы по годам, включая заработок у прежнего работодателя из входящей справки. Если суммы из справки отсутствуют, проверьте: проведён ли документ справки, тот ли сотрудник выбран, попадают ли годы справки в расчётный период конкретного больничного.

Процент оплаты проверяется там же: программа показывает стаж на дату начала нетрудоспособности и применённый процент. Если процент равен 60 при большом реальном стаже — почти наверняка стаж не введён в карточке сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок в больничном

Норма

В расшифровке видны суммы за годы из справки 182н

Тревожный признак

Учтён только заработок в текущей организации или МРОТ

Процент оплаты

Норма

Процент соответствует стажу (60/80/100)

Тревожный признак

Применены 60% при подтверждённом стаже свыше 8 лет

Дни исключаемых периодов

Норма

Дни из справки уменьшают знаменатель расчёта пособия по беременности

Тревожный признак

Дни не учтены, пособие занижено

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — ввод справки после того, как больничный уже рассчитан и выплачен. В этом случае документ «Больничный лист» нужно пересчитать: отмените проведение, обновите расчёт и проведите заново, либо оформите исправление, если период закрыт. Программа сама не пересчитывает прошлые документы при появлении новой справки.

Вторая ошибка — ввод заработка «сверх лимита» вручную без опоры на справку. Программа ограничивает сумму предельной базой при расчёте, но если данные в справке отсутствуют, учитывать их нельзя: расчёт пособий строго документарный.

Третья типичная ситуация — дублирование физического лица. Если при приёме создали новую карточку физлица вместо выбора существующей, справка и стаж могут оказаться привязаны к разным карточкам, и расчёт «не увидит» данные. Проверяйте дубли через поиск по СНИЛС и ФИО.

FAQ

Что делать, если сотрудник не принёс справку 182н?

Пособие рассчитывается из заработка в вашей организации, а при его отсутствии — из МРОТ. Работодатель вправе по заявлению сотрудника запросить сведения о заработке в СФР. Когда справка или ответ фонда появятся, пособие пересчитывается за весь прошедший период, но не более чем за три года.

Нужно ли вводить справку 182н для расчёта отпускных?

Нет. Заработок у прежнего работодателя учитывается только для пособий по нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребёнком. Отпускные и командировочные рассчитываются исключительно из заработка в текущей организации.

Где посмотреть, какой стаж программа использует в расчёте?

В документе «Больничный лист» на закладке «Оплата» рядом с процентом оплаты есть ссылка с указанием стажа. Также стаж виден в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» — там же отображается дата, на которую он исчислен.

Сотрудник работает по совместительству, справку вводить дважды?

Нет. Справка о заработке привязана к физическому лицу, а не к конкретному месту работы. При расчёте пособия по каждому месту работы программа учитывает введённые суммы в пределах правил для совместителей.

Можно ли ввести справку задним числом?

Да, дата документа справки не ограничивает её действие — важны годы, за которые указан заработок. После ввода задним числом пересчитайте все больничные сотрудника, попадающие в период действия этих данных.