Где в 1С ЗУП ввести данные о заработке с предыдущего места работы для больничных

Когда сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н), эти данные нужно внести в 1С:ЗУП, иначе пособие по временной нетрудоспособности будет рассчитано только из заработка в вашей организации. В результате сотрудник получит меньше, чем положено, а при проверке СФР это может обернуться доначислениями и спорами.

В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) для этого предусмотрен отдельный документ — «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Его можно создать из раздела «Зарплата», из карточки сотрудника или прямо из документа «Больничный лист». Разберём все способы, тонкости ввода и типичные ошибки.

Когда нужно вводить справку о заработке с прошлого места работы

Справка 182н требуется, если сотрудник в двух календарных годах, предшествующих году наступления страхового случая, работал у других страхователей. Заработок у прежних работодателей включается в расчёт среднего заработка для пособий по болезни, беременности и родам, уходу за ребёнком.

Если сотрудник трудится у вас давно и весь расчётный период отработал только в вашей организации, справка не нужна — программа возьмёт данные из учёта. Аналогично справка не влияет на расчёт, если сотрудник принёс её уже после того, как пособие рассчитано и выплачено: в этом случае потребуется перерасчёт, но только если с момента выплаты не прошло три года.

Важно понимать: без справки 182н заработок у прежнего работодателя в расчёт не берётся вообще. Расчёт выполняется только по данным текущего места работы, а при недостаточном стаже или малом заработке — исходя из МРОТ.

Где находится документ для ввода справки в 1С ЗУП

Основной путь: раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий». Откроется журнал входящих справок, где кнопкой «Создать» добавляется новый документ.

Второй способ — из карточки сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте нужного сотрудника и в командной панели формы выберите «Оформить документ» → «Справка о заработке для расчёта пособий». Сотрудник подставится автоматически.

Третий, самый практичный способ — прямо из больничного листа. В документе «Больничный лист» рядом с полем среднего заработка есть ссылка на расшифровку расчёта. Там доступна кнопка добавления справки: программа сама создаст документ и сразу учтёт его при пересчёте пособия.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите сотрудника
3. 3
   Укажите страхователя (прежнего работодателя) и годы, за которые выдана справка
4. 4
   Внесите суммы заработка по годам и дни исключаемых периодов
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчёт в больничном листе

Как заполнить документ «Справка о заработке для расчёта пособий»

В шапке документа укажите сотрудника и страхователя — прежнего работодателя. Если этот контрагент ещё не заведён в базе, создайте его прямо из поля ввода, достаточно наименования. ИНН и КПП заполнять не обязательно, но лучше перенести их из справки для идентификации.

Затем укажите период, за который выдана справка: год начала и год окончания. В табличной части по каждому году введите сумму заработка. Переносите значения из справки 182н внимательно, построчно: сумма по году должна совпадать с бумажным документом.

Отдельно заполняются дни, исключаемые из расчёта: периоды болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком. Эти данные критичны для пособий по беременности и родам — количество дней в расчётном периоде напрямую влияет на среднедневной заработок.

Проверка: учлась ли справка в расчёте больничного

После проведения справки откройте больничный лист сотрудника. Если документ уже был создан, пересчитайте его: на вкладке «Оплата» или через кнопку пересчёта среднего заработка. Среднедневной заработок должен вырасти, если справка добавила облагаемые взносами выплаты.

Для детальной проверки нажмите ссылку рядом с суммой среднего заработка — откроется форма расшифровки. Там видно, какие суммы взяты из учёта текущей организации, а какие — из входящих справок, с разбивкой по годам.

Дополнительно полезен отчёт «Справка-расчёт среднего заработка» (доступен из формы расчёта). Он показывает итоговую базу по годам и позволяет сверить её с бумажной справкой 182н.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок в больничном

Норма

Сумма по годам включает данные справки 182н

Тревожный признак

Учтён только заработок текущей организации

Форма расшифровки расчёта

Норма

Видны строки с указанием прежнего страхователя

Тревожный признак

Строки со справкой отсутствуют

Справка-расчёт среднего заработка

Норма

База по годам совпадает со справкой 182н плюс учёт в базе

Тревожный признак

Суммы меньше, чем в справке

Ограничения, которые программа применяет автоматически

1С:ЗУП сама контролирует предельную базу по взносам за каждый год расчётного периода. Если сумма из справки превышает установленный лимит, в расчёт пойдёт только предельная величина — это норма законодательства, а не ошибка программы.

Также программа ограничивает максимальный и минимальный размер среднедневного заработка и учитывает районный коэффициент при расчёте из МРОТ. Поэтому итоговая сумма пособия может отличаться от «ручного» расчёта сотрудника — прежде чем искать ошибку, проверьте применённые ограничения в расшифровке расчёта.

Если справки нет: запрос в СФР и расчёт из МРОТ

Ситуация, когда сотрудник не может получить справку 182н (прежний работодатель ликвидирован, находится в другом регионе), решается запросом в СФР. В ЗУП для этого предусмотрен документ «Запрос в СФР о проверке работодателя» / исходящие запросы в фонд — через раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» либо «Пособия» в зависимости от релиза.

До получения ответа фонда пособие рассчитывается из имеющихся данных (заработок в текущей организации или МРОТ). После поступления сведений из СФР производится перерасчёт. Данные из ответа фонда вводятся той же входящей справкой о заработке.

Типичные ошибки при вводе данных о заработке

Отдельно выделим проблему дублей: перед созданием новой справки откройте журнал и проверьте, не введён ли уже документ за этот период. Если справка была введена ранее с ошибкой, исправляйте существующий документ, а не создавайте второй.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ввести заработок с прошлого места работы сразу в больничном листе?

Да. В форме расчёта среднего заработка (ссылка рядом с суммой в документе «Больничный лист») есть возможность добавить входящую справку. Программа создаст документ «Справка о заработке для расчёта пособий» автоматически, и после его заполнения пересчитает пособие.

Сотрудник принёс справку через год после больничного. Что делать?

Введите справку стандартным документом, затем пересчитайте больничный и доначислите пособие. Перерасчёт возможен, если с момента выплаты пособия прошло не более трёх лет.

Сумма из справки больше предельной базы по взносам. Вводить как есть?

Да, вводите сумму точно по справке 182н. Программа сама ограничит её предельной величиной базы за соответствующий год при расчёте пособия.

Нужно ли вводить справку, если сотрудник работал у прежнего работодателя по совместительству?

Да, если заработок по совместительству должен учитываться в расчёте пособия. Порядок зависит от того, где сотрудник работает на момент страхового случая: в стандартных ситуациях справка с места работы по совместительству вводится тем же документом с указанием соответствующего страхователя.

Где посмотреть все введённые справки по сотруднику?

Откройте журнал «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий» и установите отбор по сотруднику. Либо в карточке сотрудника посмотрите связанные документы.

Чем входящая справка отличается от справки, выдаваемой при увольнении?

Входящая справка регистрирует данные, полученные от прежнего работодателя, и нужна для расчёта пособий у вас. Исходящая — это справка 182н, которую ваша организация формирует увольняющемуся сотруднику; в ЗУП она создаётся отдельным документом из раздела кадровых документов или из увольнения.