Где в 1С:ЗУП внести данные по зарплате от предыдущего работодателя

Когда сотрудник устраивается на новое место работы, для расчёта больничных, пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком нужны сведения о его заработке у предыдущего работодателя за два предшествующих календарных года. Эти данные работник приносит в виде справки о сумме заработка (ранее — форма 182н), и бухгалтеру нужно корректно отразить их в 1С:Зарплата и управление персоналом.

В 1С:ЗУП для этого предусмотрен специальный документ — «Входящая справка о заработке для расчёта пособий». Именно он, а не ручные правки в начислениях или кадровых документах, является правильным местом ввода данных. Если внести суммы не туда, программа не учтёт их при расчёте среднего заработка, и сотрудник получит пособие в заниженном размере.

Ниже разберём, где находится этот документ в разных версиях конфигурации, как его заполнить, как проверить, что данные подтянулись в расчёт, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Для чего нужны эти данные и когда их вносить

Средний заработок для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребёнком рассчитывается исходя из доходов сотрудника за два календарных года, предшествующих году страхового случая. Если в этот период человек работал у других работодателей, его заработок там тоже включается в расчёт — но только на основании подтверждающего документа.

Таким документом служит справка о сумме заработка, которую выдаёт предыдущий работодатель при увольнении или по запросу работника. Без справки программа посчитает пособие только из заработка в вашей организации, а если его ещё нет — из МРОТ, что обычно заметно ниже.

Вносить данные имеет смысл сразу при приёме сотрудника на работу, если он принёс справку. Тогда при первом же больничном расчёт пройдёт корректно и не потребует срочной корректировки. Если справка появилась позже, после того как пособие уже рассчитано, данные всё равно вносятся — а пособие пересчитывается.

Где находится документ в 1С:ЗУП

Расположение документа немного различается в зависимости от редакции конфигурации и настроек интерфейса, но логика поиска одинаковая. В типовой 1С:ЗУП 3.1 есть несколько путей:

• Раздел «Зарплата» → группа «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий (входящие)»;
• Раздел «Отчетность, справки» → «Входящие справки о заработке для расчета пособий»;
• Через карточку сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть нужного сотрудника → в командной панели формы найти ссылку на справки о заработке.

Если нужного пункта не видно в меню, проверьте настройки навигации раздела: возможно, команда скрыта и её нужно включить через «Настройка навигации» в правом верхнем углу окна раздела. Также убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на расчёт зарплаты или на работу с документами пособий.

Как заполнить входящую справку о заработке

Создайте новый документ из журнала справок кнопкой «Создать». Форма документа компактная, но каждое поле влияет на расчёт:

• Организация — ваша организация, в которой работает сотрудник;
• Сотрудник — работник, принёсший справку;
• Страхователь — наименование предыдущего работодателя, как указано в справке;
• Период работы — даты начала и окончания работы у предыдущего работодателя (заполняется по данным справки);
• Табличная часть по годам — заработок за каждый календарный год, указанный в справке, отдельными строками.

Суммы переносите из справки внимательно, строго по годам. В справке указывается заработок, на который начислены страховые взносы, — именно эти цифры и нужны программе, а не начисленная «грязная» зарплата из расчётных листков сотрудника.

Если сотрудник принёс справки от нескольких работодателей, на каждого страхователя создаётся отдельный документ. Объединять разных работодателей в одной справке нельзя — программа хранит данные в разрезе страхователей.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Справки о заработке для расчета пособий (входящие)»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите организацию и сотрудника
3. 3
   Укажите страхователя (предыдущего работодателя) и период работы по справке
4. 4
   Внесите суммы заработка по каждому году из справки
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном

Как проверить, что данные учлись в расчёте

Самый надёжный способ — создать документ «Больничный лист» для этого сотрудника и открыть расчёт среднего заработка. В форме расчёта суммы из входящей справки должны отображаться в соответствующих годах расчётного периода вместе с заработком в вашей организации.

Обратите внимание на ограничение предельной базой: программа автоматически сравнивает суммарный заработок за год с предельной величиной базы для начисления взносов на соответствующий год и берёт в расчёт меньшую из величин. Если введённая сумма «обрезалась», это не ошибка ввода, а нормальное поведение расчёта.

Дополнительно можно сформировать расшифровку среднего заработка — печатную форму из документа «Больничный лист». Там видно, из каких источников сложился заработок: текущая организация и справки от прежних работодателей.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма в расчёте среднего заработка

Норма

Заработок из справки виден в нужном году расчётного периода

Тревожный признак

Год присутствует, но сумма равна нулю — справка не проведена или введена на другого сотрудника

Страхователь в документе

Норма

Указан предыдущий работодатель из справки

Тревожный признак

Поле пустое или выбрана ваша организация

Предельная база

Норма

Сумма учтена полностью или ограничена пределом за год

Тревожный признак

Сумма ограничена без причины — проверьте, не продублирована ли справка

Если справку принесли после расчёта пособия

Частая ситуация: больничный уже рассчитан и оплачен из заработка текущей организации или МРОТ, а затем сотрудник приносит справку от бывшего работодателя. В этом случае порядок такой: введите и проведите входящую справку, затем пересчитайте пособие.

В 1С:ЗУП для пересчёта используется механизм доначисления: откройте исходный документ «Больничный лист» и воспользуйтесь командой исправления (кнопка «Исправить» в форме документа), если период уже закрыт выплатой. Программа создаст документ-исправление, в котором средний заработок будет рассчитан заново с учётом справки, а разница доначислится сотруднику.

Если период ещё не закрыт, достаточно перепровести или перезаполнить исходный больничный — расчёт обновится автоматически. Перед исправлением убедитесь, что суммы в справке введены верно: повторное исправление того же документа усложняет учёт и может вызвать вопросы при проверке.

Данные из СФР вместо бумажной справки

С переходом на проактивное назначение пособий основным источником сведений о заработке стал Социальный фонд России. При расчёте больничного 1С:ЗУП может получать сведения о заработке напрямую из СФР через электронный обмен — в этом случае ручной ввод входящей справки не требуется, данные подставляются в расчёт автоматически.

Ручной ввод остаётся актуальным в нескольких случаях: сотрудник принёс справку за годы, по которым сведения из фонда ещё не поступили; данные СФР отличаются от справки, и нужно разобраться в расхождении; в программе не настроен обмен с фондом. Если справка и данные СФР конфликтуют, ориентируйтесь на официальный ответ фонда и при необходимости запрашивайте уточнение у прежнего работодателя сотрудника.

Источники данных о прошлом заработке

Входящая справка (ручной ввод)

Подходит, когда сотрудник принёс бумажную справку, обмен с СФР не настроен или данные фонда не поступили. Требует аккуратного ввода сумм по годам.

Сведения из СФР

Подставляются автоматически при настроенном обмене. Ограничение: зависят от качества данных, переданных прежним работодателем в фонд.

Расчёт без справки

Применяется, если ни справки, ни сведений нет: пособие считается из текущего заработка или МРОТ. После получения данных пособие пересчитывается.

Типичные ошибки при вводе и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за сложности документа, а из-за невнимательности при переносе цифр и непонимания, куда именно вводить данные. Разберём характерные ошибки.

Первая группа ошибок — ввод сумм не за те годы или не тем документом. Справка о заработке отражает доход по календарным годам, и смещение суммы на год вперёд или назад напрямую меняет расчёт. Вторая группа — дублирование: справку вводят дважды (например, при приёме и повторно при больничном), из-за чего заработок задваивается, а пособие завышается. Это уже риск переплаты, которую фонд может отказать в зачёте.

Третья типичная ситуация — ввод справки на неправильное физическое лицо, когда в базе заведено два сотрудника-двойника. Проверяйте, что в документе выбран именно тот сотрудник, по которому оформлен приём на работу.

Ограничения и особенности учёта

Учитывается только заработок, с которого уплачивались взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Если сотрудник работал по договору ГПХ в годы, когда такие выплаты не облагались взносами на ВНиМ, эти суммы в расчёт пособия не войдут, даже если они указаны в каких-либо документах.

Заработок за каждый год ограничивается предельной величиной базы по взносам соответствующего года — суммы сверх лимита в расчёт не принимаются, сколько бы ни было указано в справке. Кроме того, если в расчётных годах сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет — это оформляется отдельно, в самом документе расчёта пособия, а не во входящей справке.

Перед массовым вводом справок при старте учёта в новой базе имеет смысл проверить одного сотрудника «от справки до больничного» целиком. Это быстрее, чем потом исправлять десятки документов с одинаковой ошибкой.

Частые вопросы

Можно ли внести заработок от предыдущего работодателя сразу при приёме на работу?

Да, и это рекомендуемая практика. Если сотрудник принёс справку при трудоустройстве, введите входящую справку сразу — тогда первый же больничный или пособие рассчитаются корректно без последующих исправлений и доначислений.

Сотрудник принёс справки от трёх работодателей. Как их внести?

На каждого предыдущего работодателя создаётся отдельный документ «Входящая справка о заработке» со своим страхователем и своими периодами. При расчёте пособия программа суммирует заработок по всем справкам с учётом предельной базы за каждый год.

Почему введённая сумма в расчёте больничного стала меньше, чем в справке?

Программа ограничивает заработок предельной величиной базы для начисления взносов за соответствующий год. Если сумма из справки превышает лимит, в расчёт берётся только предельная величина — это норма, а не ошибка ввода.

Что делать, если справку ввели дважды и заработок задвоился?

Найдите лишний документ в журнале входящих справок (отбором по сотруднику) и пометьте его на удаление либо распроведите. Затем пересчитайте все пособия, которые были рассчитаны с задвоенной суммой, чтобы устранить переплату.

Нужна ли входящая справка, если настроен обмен с СФР?

При работающем обмене сведения о заработке обычно поступают из фонда автоматически, и ручной ввод не требуется. Справку вводят вручную, когда данные СФР отсутствуют, не поступили вовремя или расходятся с документом, который принёс сотрудник.

Как учесть справку, если больничный уже оплачен?

Введите и проведите входящую справку, затем откройте оплаченный больничный и используйте команду «Исправить». Программа создаст документ-исправление, пересчитает средний заработок с учётом справки и доначислит разницу сотруднику в ближайшую выплату.