Справочники и Данные · 9 мин
Где в 1С ввести данные о зарплате с предыдущего места работы
Разбираем, где в 1С:ЗУП ввести данные о зарплате с предыдущего места работы: справка 182н, ввод остатков, средний заработок, проверка расчёта пособий.
Когда сотрудник устраивается в новую организацию, бухгалтеру часто нужно учесть его заработок у прошлого работодателя — для расчёта больничных, декретных пособий, отпускных или для корректного удержания НДФЛ. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрены отдельные документы, и важно ввести данные именно в них, а не «в лоб» через начисления.
В зависимости от цели данные вводятся в разных местах: справка о заработке для пособий (форма 182н) вводится одним документом, доходы для НДФЛ — другим, а остатки по расчётам при переносе данных — третьим способом. Ошибка в месте ввода приводит к тому, что программа «не видит» суммы при расчёте, и пособие считается заниженным.
Ниже разобраны все основные сценарии: где именно находится нужный документ в 1С:ЗУП, как его заполнить, как проверить, что данные учлись, и что делать, если справки от сотрудника нет.
Зачем вводить данные о зарплате с прошлого места работы
Заработок у предыдущего работодателя влияет на несколько расчётов. Главный — пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Если сотрудник в расчётном периоде (два предшествующих календарных года) работал в другой организации, этот доход учитывается в среднем заработке, но программа о нём не знает, пока вы его не введёте.
Вторая причина — НДФЛ. Если сотрудник принёс справку о доходах, бухгалтер может учесть уже удержанный налог и применённые вычеты, чтобы не считать налог с нуля и правильно применять стандартные вычеты на детей в пределах лимита дохода.
Третий сценарий — перенос данных при переходе на 1С:ЗУП из другой программы. Тогда вводятся не только справки отдельных сотрудников, но и начальные остатки по всему штату. Это отдельная процедура, и её не стоит путать с разовым вводом справки нового сотрудника.
Ввод справки о заработке для расчёта пособий (182н)
Основной документ называется «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Найти его можно двумя путями: через раздел «Зарплата» — ссылка «Справки о заработке для расчёта пособий», либо через раздел «Отчётность, справки». В некоторых релизах документ доступен также из карточки больничного листа по ссылке ввода данных о заработке.
Порядок заполнения: создайте новый документ, выберите сотрудника, укажите страхователя (предыдущего работодателя — наименование можно ввести произвольным текстом), затем по строкам внесите годы расчётного периода и суммы заработка за каждый год по данным справки. Суммы вводятся в пределах, указанных в справке, — программа сама сравнит их с предельной базой по взносам при расчёте.
После записи и проведения документа данные автоматически попадут в расчёт среднего заработка при начислении больничных и декретных. Повторно вводить их в каждый больничный не нужно — документ действует для всех последующих расчётов пособий этого сотрудника.
- 1Откройте «Зарплата» — «Справки о заработке для расчёта пособий» и создайте документ
- 2Выберите сотрудника и укажите предыдущего страхователя
- 3Внесите по строкам годы и суммы заработка из справки
- 4Проведите документ и проверьте расчёт среднего в тестовом больничном
Ввод доходов для учёта НДФЛ
Если нужно учесть доход и удержанный налог с прошлого места работы для целей НДФЛ, используется другой документ — «Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ)». Он находится в разделе «Налоги и взносы». Документ регистрирует суммы дохода по месяцам, предоставленные вычеты и удержанный налог.
Это важно в первую очередь для стандартных вычетов на детей: право на вычет прекращается, когда доход с начала года превысит установленный лимит. Если не ввести доходы с прошлого места, программа будет считать вычеты только по вашим начислениям и может предоставить вычет сверх лимита — это приведёт к недоимке по НДФЛ у сотрудника.
Документ заполняется на основании справки о доходах, которую сотрудник получает у бывшего работодателя или через личный кабинет налогоплательщика. Вводите данные помесячно в том разрезе, в котором они указаны в справке: коды доходов, суммы, вычеты.
Ввод остатков при переходе на программу
Если вы начинаете вести учёт в 1С:ЗУП не с начала года и переносите данные из другой программы, разовые справки не подойдут — нужны документы начальной настройки. В разделе «Начальная настройка программы» есть мастер переноса данных, а также документы «Начальная задолженность по зарплате» и «Перенос данных».
Через перенос данных вводятся накопленные с начала года доходы, взносы, НДФЛ и средний заработок в целом по организации. Это трудоёмкая операция: данные должны сойтись с отчётностью прежней программы до копейки, иначе расчётные листки и регистры разойдутся с отчётами в фонды.
Практическая рекомендация: перед массовым переносом сделайте копию базы и проверьте на ней 2–3 сотрудников с разными ситуациями (больничный, вычеты, отпуск). Сверьте средний заработок и НДФЛ со старой программой, и только потом переносите остальных.
Проверка, что данные учлись в расчётах
После ввода справки о заработке создайте тестовый больничный лист по сотруднику и откройте расчёт среднего заработка (кнопка с суммой среднего в документе). В таблице расчётного периода должны появиться суммы из справки напротив соответствующих лет. Если строк пусто — проверьте, проведён ли документ справки и тем ли сотрудником он оформлен.
Для НДФЛ проверка делается через отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» или «Анализ НДФЛ по сотруднику»: доходы с прошлого места должны попасть в налоговую базу с начала года и повлиять на применение вычетов.
Как проверить результат
Суммы из справки видны в расчётном периоде
Строки по годам пустые или суммы меньше справки
Вычет прекращается при достижении лимита с учётом прошлого дохода
Вычет предоставляется сверх лимита
Справка и доходы НДФЛ проведены, без пометки удаления
Документы только записаны или помечены на удаление
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — ввод заработка с прошлого места документом «Данные для расчёта зарплаты» или разовым начислением. Такие суммы попадают в расчётную базу текущей организации, искажают взносы и НДФЛ, а в средний заработок для пособий учитываются неправильно. Для пособий используйте только профильный документ справки.
Вторая ошибка — ввод сумм за неправильные годы. В расчётный период входят два календарных года, предшествующих году страхового случая, а справка может содержать и более ранние периоды. Вводите только те годы, которые реально попадут в расчёт, иначе получите лишние суммы в среднем.
Ограничение: программа принимает данные справки как есть, достоверность сумм — зона ответственности сотрудника и прежнего работодателя. Если справки нет, пособие считается из имеющегося заработка, а после получения справки делается перерасчёт за прошлые периоды, но не более чем за три года.
Что делать, если справки нет
Если сотрудник не может предоставить справку 182н, пособие рассчитывается из заработка в вашей организации, а при его отсутствии — из МРОТ. Это законный вариант, но часто невыгодный для сотрудника.
Альтернатива — запрос в Социальный фонд России. По заявлению сотрудника работодатель может направить запрос о сумме заработка, и фонд предоставит данные из своей базы. В 1С такой запрос формируется через механизмы электронного взаимодействия с СФР, если у вас настроен обмен.
После получения справки или ответа фонда введите документ справки и выполните перерасчёт ранее начисленных пособий. В больничном листе для этого предусмотрена команда исправления — не редактируйте прошлый документ «в лоб», создавайте исправление.
Что важно запомнить
Заработок для пособий вводится документом «Справка о заработке для расчёта пособий», доходы для НДФЛ — документом «Доходы с предыдущего места работы». После ввода обязательно проверьте средний заработок в тестовом больничном и регистр НДФЛ.
Частые вопросы
Где именно в меню 1С:ЗУП искать справку о заработке?
Раздел «Зарплата», группа ссылок «См. также» — «Справки о заработке для расчёта пособий». Если ссылки нет, проверьте настройки видимости раздела или поищите документ через «Все функции» по слову «справка».
Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает у нас давно?
Нет. Справка нужна, только если в расчётном периоде (два предшествующих года) сотрудник работал у другого работодателя. Если оба года он числился у вас, весь заработок уже есть в базе.
Можно ли ввести данные справки прямо в больничном листе?
В больничном есть ссылка для перехода к вводу данных о заработке, но фактически создаётся тот же документ справки. Правильнее оформить справку отдельно — тогда она будет работать для всех последующих пособий сотрудника.
Что делать, если сотрудник принёс справку после расчёта больничного?
Введите справку, затем создайте исправление больничного листа — программа пересчитает пособие и доначислит разницу. Перерасчёт возможен за период не более трёх лет, предшествующих дню представления справки.
Исказит ли справка расчёт отпускных?
Нет. Для отпускных средний заработок считается только по начислениям в вашей организации за 12 месяцев перед отпуском. Справка 182н влияет исключительно на пособия по нетрудоспособности, беременности и уходу за ребёнком.
Как отменить ошибочно введённую справку?
Если ошибка в суммах — откорректируйте документ и перепроведите его, затем пересчитайте затронутые пособия. Если документ создан по ошибке целиком — пометьте его на удаление и проверьте, что суммы исчезли из расчёта среднего заработка.