Справочники и Данные · 10 мин
Где в 1С внести данные по зарплате от предыдущего работодателя
Разбираем, где в 1С:ЗУП внести сведения о заработке с прошлого места работы: справка 182н, пособия, вычеты по НДФЛ, средний заработок для отпуска и командировок.
Когда сотрудник устраивается в новую компанию, бухгалтеру часто нужны сведения о его доходах у предыдущего работодателя. Эти данные влияют на расчёт больничных, пособий по беременности и родам, предоставление стандартных вычетов по НДФЛ и в некоторых случаях — на средний заработок. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрены отдельные документы, и важно внести информацию именно туда, а не произвольными начислениями.
Ошибка на этом этапе приводит к заниженным пособиям, неверным вычетам и вопросам со стороны СФР и налоговой. При этом сама процедура несложная: нужно правильно выбрать документ в зависимости от цели ввода и корректно заполнить периоды и суммы из справки о заработке.
Ниже разберём, какие документы используются в 1С:ЗУП для ввода данных о доходах с прошлого места работы, где они находятся в меню, чем отличаются сценарии для пособий, НДФЛ и среднего заработка, а также как проверить, что данные учлись в расчётах.
Какие данные от прежнего работодателя могут понадобиться
Прежде чем искать нужный раздел в программе, определите, для чего вносятся сведения. От этого зависит документ и место ввода. На практике встречаются три типовые задачи.
Первая — расчёт пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Для них нужен заработок за два календарных года, предшествующих году страхового случая, с учётом доходов у всех работодателей. Сотрудник приносит справку о сумме заработка (ранее форма 182н) с прежнего места работы.
Вторая задача — правильное предоставление стандартных вычетов по НДФЛ. Вычеты на детей даются до месяца, в котором доход с начала года превысит установленный лимит. Если сотрудник устроился в середине года, доход с начала года у прежнего работодателя нужно учесть, иначе вычет будет предоставлен ошибочно.
Третья задача встречается реже — учёт заработка для среднего заработка (отпуск, командировка), если внутренние особенности учёта требуют данных за периоды до приёма. В типовой ЗУП средний заработок считается только по данным текущего работодателя за период работы в организации, поэтому отдельный документ для этого обычно не нужен.
Ввод справки о заработке для расчёта пособий
Основной документ для этой задачи — «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». В 1С:ЗУП 3.1 он доступен по пути «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Также документ можно создать прямо из больничного листа по ссылке в поле заработка.
Порядок заполнения типовой. Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите страхователя — прежнего работодателя (наименование, ИНН, КПП при наличии). Затем заполните табличную часть: для каждого расчётного года укажите сумму заработка из справки и, если в справке есть, количество календарных дней, приходящихся на периоды болезни, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
Исключаемые дни важны для пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком: они уменьшают знаменатель среднедневного заработка. Если их не внести, пособие будет занижено. Для обычного больничного исключаемые периоды из справки в расчёте не участвуют, но внести их всё равно стоит — данные могут понадобиться позже.
- 1Откройте «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» и создайте документ
- 2Выберите сотрудника и заполните данные страхователя из бумажной справки
- 3Внесите заработок по каждому расчётному году и исключаемые дни, если они указаны
- 4Проведите документ и проверьте расчёт в больничном листе: сумма из справки должна попасть в базу среднего заработка
Ввод данных прямо из больничного листа
Если больничный уже создан, а справку внести забыли, отдельно искать документ в журнале не обязательно. Откройте документ «Больничный лист» («Зарплата» → «Больничные листы») и на закладке «Оплата» найдите поле со средним заработком. Рядом есть ссылка для изменения данных расчёта среднего.
По этой ссылке открывается форма ввода данных для расчёта среднего заработка, где кнопкой «Добавить справку с пред. места работы» создаётся та же самая входящая справка. После её заполнения и проведения суммы автоматически попадут в расчёт текущего больничного.
Этот способ удобен, когда документов мало и работа идёт по конкретному страховому случаю. Минус — легко забыть, что справка привязана к контексту больничного, хотя фактически она сохраняется в общем журнале и будет учитываться при последующих расчётах пособий этому сотруднику.
Доход с начала года для вычетов по НДФЛ
Для корректного предоставления стандартных вычетов программе нужно знать доход сотрудника с начала года, полученный у прежнего работодателя. Сотрудник приносит справку о доходах (сведения из бывшей 2-НДФЛ), и на её основании вносятся данные.
В 1С:ЗУП 3.1 доход с начала года вводится в документе «Приём на работу» на закладке «НДФЛ» — там есть поле для указания дохода от предыдущего работодателя. Либо используется отдельный документ, доступный из карточки сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного, перейдите по ссылке «Налог на доходы» и найдите возможность указать доходы от предыдущего работодателя.
Обратите внимание: вычеты предоставляются с месяца приёма на работу, а не задним числом за месяцы работы у прошлого работодателя. Введённый доход влияет только на контроль лимита. Если сотрудник принят в том же году, но справку принёс позже, после ввода данных сделайте перерасчёт НДФЛ документом «Перерасчёт НДФЛ» или при следующем расчёте зарплаты.
Особые ситуации: ЭЛН, проактивные выплаты и несколько работодателей
С распространением электронных больничных и прямых выплат через СФР часть данных о заработке фонд запрашивает у работодателя сам. Однако это не отменяет ввод входящей справки в ЗУП: программа рассчитывает пособие за счёт работодателя (первые дни нетрудоспособности) и формирует сведения для СФР на основе тех данных, которые внесены в базу.
Если сотрудник в расчётном периоде работал у нескольких работодателей, для каждого создаётся отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Суммарный заработок по всем справкам за каждый год сравнивается программой с предельной базой по взносам — превышение отсекается автоматически.
Для совместителей, переходящих с внешнего совместительства на основное место в ту же организацию, отдельная справка не нужна: данные уже есть в базе. А вот при переводе из другой организации группы справка оформляется в общем порядке, даже если бухгалтерия общая.
Как выбрать действие
Проверка результата и типичные ошибки
После ввода справки обязательно проверьте, что данные реально попали в расчёт. Откройте больничный лист, перейдите на закладку «Оплата» и разверните подробный расчёт среднего заработка: в таблице по годам должны появиться суммы из входящей справки с пометкой о страхователе. Если сумм нет — проверьте, проведён ли документ и тот ли сотрудник указан.
Для НДФЛ контроль выполняется через расчётный листок и отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ»: доход с начала года должен суммироваться с текущими начислениями, а вычеты — прекращаться при достижении лимита. Если вычет продолжает предоставляться после превышения, доход от прежнего работодателя не учтён.
Как проверить результат
В таблице по годам видны суммы из справки с указанием страхователя
Суммы отсутствуют или дублируются из-за двух одинаковых справок
Вычет прекращается в месяце достижения лимита с учётом дохода от прошлого работодателя
Вычет предоставляется весь год без учёта прежнего дохода
Справка и приём на работу проведены, дата документа не позже расчётного периода
Документ сохранён без проведения или создан после расчёта без перерасчёта
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если сотрудник не может получить справку от прежнего работодателя?
Сотрудник вправе написать заявление о запросе сведений в СФР (ранее — в ПФР) о сумме заработка. Работодатель направляет запрос, получает данные и рассчитывает пособие на их основе. До получения сведений пособие считается по имеющимся данным, а после — пересчитывается.
Нужно ли вносить справку, если сотрудник работает у нас давно, а расчётный период полностью отработан здесь?
Нет. Если оба расчётных года сотрудник работал только в вашей организации, заработок берётся из базы программы, и входящая справка не требуется. Она нужна лишь за те годы, когда были другие работодатели.
Попадёт ли заработок из входящей справки в отчётность по взносам и НДФЛ нашей организации?
Нет, при корректном вводе — нет. Документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» используется только для расчёта среднего заработка по пособиям и не формирует ни начислений, ни налоговой базы. Если суммы из справки появились в облагаемой базе, значит, данные введены не тем документом.
Справку принесли после того, как пособие уже выплачено. Как исправить?
Введите входящую справку, затем откройте больничный и выполните перерасчёт — программа доначислит разницу. Доплата отражается в текущем периоде, а уточнённые сведения передаются в СФР, если пособие выплачивал фонд.
Где в 1С:Бухгалтерии внести эти данные, если ЗУП не используется?
В 1С:Бухгалтерии 8 входящая справка вводится из документа «Больничный лист»: в форме расчёта среднего заработка есть возможность добавить сведения о заработке с предыдущего места работы. Доход для вычетов по НДФЛ указывается в карточке сотрудника в разделе, посвящённом налогу на доходы.
Что важно запомнить
Данные о зарплате от прежнего работодателя вносятся специальными документами: для пособий — «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», для вычетов по НДФЛ — доход с начала года в приёме на работу или карточке сотрудника. Никогда не вводите эти суммы начислениями, а после ввода проверяйте расчёт и при необходимости делайте перерасчёт.