Справочники и Данные · 10 мин
Где в 1С найти и вести учредителей
Разбираем, где в 1С хранятся учредители: справочники, регистры и документы в 1С:Бухгалтерии, ЗУП и других конфигурациях. Пошаговые инструкции и ответы на вопросы.
Вопрос «где в 1С учредители» возникает у бухгалтеров и администраторов чаще всего в трёх ситуациях: при заполнении реквизитов организации, при отражении дивидендов и расчётов с учредителями, а также при подготовке отчётности, где требуется указать сведения о владельцах. Проблема в том, что единого места нет — расположение данных об учредителях зависит от конфигурации и от того, какая задача решается.
В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 сведения об учредителях хранятся одновременно в нескольких объектах: в справочнике «Организации» (реквизиты юридического лица), в справочнике «Контрагенты» или «Физические лица» (для расчётов и выплаты дивидендов) и в документах по начислению дивидендов. В конфигурациях 1С:ЗУП, 1С:Управление холдингом и 1С:Управление нашей фирмой логика отличается.
Ниже разобраны конкретные пути в меню для основных конфигураций, способы найти данные через поиск, типичные ошибки при вводе учредителей и проверка корректности заполнения. Инструкции даны для типовых конфигураций; в доработанных решениях названия разделов могут отличаться.
Учредители в карточке организации в 1С:Бухгалтерии
Основное место, где хранятся сведения об учредителях юридического лица, — карточка организации. Откройте раздел «Главное» (в некоторых версиях — «Справочники») и выберите пункт «Организации». Дважды щёлкните по нужной организации, чтобы открыть её карточку.
В карточке организации найдите блок, связанный с реквизитами и регистрационными данными. В актуальных версиях 1С:Бухгалтерии там есть ссылка или вкладка «Учредители» (иногда она доступна через кнопку «Ещё» или через гиперссылку в разделе регистрационных данных). В этом списке указываются учредители с долями участия в уставном капитале.
Для каждого учредителя заполняется вид (физическое или юридическое лицо), наименование или ФИО, ИНН, размер доли и сумма вклада в уставный капитал. Эти данные используются при формировании отчётности и справок, поэтому важно вводить их точно по учредительным документам.
- 1Откройте раздел «Главное» → «Организации»
- 2Откройте карточку нужной организации двойным щелчком
- 3Найдите блок регистрационных данных и ссылку «Учредители»
- 4Проверьте список учредителей, доли и суммы вкладов
- 5При необходимости добавьте нового учредителя кнопкой «Добавить»
Учредители как физические лица и контрагенты
Для расчётов с учредителями — выплаты дивидендов, займов, возврата вкладов — одной записи в карточке организации недостаточно. Учредитель должен быть заведён как самостоятельный объект учёта, чтобы на него можно было оформлять документы.
Если учредитель — физическое лицо, его добавляют в справочник «Физические лица» (раздел «Справочники») или сразу в «Контрагенты» с видом «Физическое лицо». Для начисления дивидендов в 1С:Бухгалтерии используется документ «Начисление дивидендов» (раздел «Операции» или «Зарплата и кадры» в зависимости от версии), где получатель выбирается из справочника контрагентов.
Если учредитель — юридическое лицо, он заводится в справочнике «Контрагенты» как обычная организация с ИНН и КПП. Расчёты с ним ведутся на счетах расчётов с учредителями (в плане счетов это счёт 75), и корректное заполнение карточки контрагента влияет на проводки и отчётность.
Где отражаются расчёты с учредителями
Операции с учредителями отражаются документами, и найти их можно через журналы документов. Основные документы: «Начисление дивидендов», «Операции, введённые вручную» (для формирования уставного капитала), «Списание с расчётного счёта» (выплата дивидендов и займов).
Для анализа расчётов используйте стандартные отчёты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счёту 75 с детализацией по субконто «Контрагенты» или «Учредители». Отчёт покажет, сколько начислено, выплачено и какова задолженность перед каждым учредителем. Отчёты находятся в разделе «Отчёты».
При выплате дивидендов физическим лицам программа формирует данные для НДФЛ. Проверьте, что у учредителя-физлица корректно заполнены ИНН, адрес и статус налогового резидента — от этого зависит ставка налога и правильность отчётности 6-НДФЛ.
Учредители в других конфигурациях 1С
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) учредители как таковые не ведутся, но физические лица — учредители, получающие дивиденды, заводятся в справочник «Физические лица» для целей учёта НДФЛ. Дивиденды регистрируются документом «Дивиденды» в разделе «Налоги и взносы».
В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) сведения об учредителях указываются в карточке организации (раздел «Компания» → «Организации»), а расчёты ведутся через контрагентов. В 1С:Управление холдингом есть отдельные механизмы учёта долей владения и корпоративной структуры — там данные об участниках хранятся в специализированных справочниках и регистрах.
В 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP логика близка к бухгалтерской: реквизиты организации плюс справочники контрагентов и физических лиц. Если вы работаете в отраслевой или сильно доработанной конфигурации, ищите раздел «НСИ и администрирование» → «Организации» и проверяйте вкладки карточки.
Где искать в разных конфигурациях
Карточка организации (Главное → Организации), блок учредителей; расчёты — через контрагентов и документ «Начисление дивидендов»
Справочник «Физические лица» и документ «Дивиденды» для учёта НДФЛ; регистрационных данных об учредителях нет
Карточка организации в разделе «Компания»; расчёты через контрагентов
Специализированные справочники корпоративной структуры и долей владения
Как найти данные через универсальный поиск
Если вы не знаете, где именно в вашей конфигурации заведён учредитель, используйте встроенный поиск. В большинстве конфигураций на управляемых формах есть поле поиска в верхней части окна или команда «Найти» (Ctrl+F) в списках справочников.
Откройте справочник «Контрагенты» и введите в строку поиска фамилию или ИНН учредителя. Аналогично проверьте справочник «Физические лица». Если учредитель заведён, он найдётся по части наименования. Поиск по ИНН надёжнее, так как исключает дубли из-за разного написания ФИО.
Для поиска по всем объектам базы в некоторых конфигурациях доступна функция глобального поиска (иконка лупы на панели). Она находит упоминания строки в документах, справочниках и регистрах — это помогает определить, где учредитель уже использовался в учёте.
Перед заведением нового учредителя всегда ищите его по ИНН в существующих справочниках. Дубли контрагентов — одна из самых частых причин ошибок в отчётах по расчётам и в декларациях.
Типичные ошибки при вводе учредителей
Самая распространённая ошибка — учредитель указан только в карточке организации, но не заведён как контрагент или физическое лицо. В результате невозможно начислить дивиденды или отразить расчёты, и бухгалтер вынужден срочно дозаполнять справочники в момент выплаты.
Вторая ошибка — неверный вид контрагента. Учредитель-физлицо заведён как юридическое лицо или наоборот. Это ломает проводки, налоговый учёт и отчётность: например, НДФЛ с дивидендов не сформируется корректно, если получатель оформлен как организация.
Третья группа ошибок — устаревшие данные: не обновлены доли после изменения состава учредителей, не указан новый паспорт или адрес физического лица, не исправлен ИНН. Такие расхождения всплывают при сдаче отчётности и камеральных проверках. После любых изменений в учредительных документах сверяйте данные в 1С с актуальным ЕГРЮЛ.
Проверка корректности заполнения
После ввода или изменения данных об учредителях выполните контрольную проверку. Откройте карточку организации и сверьте список учредителей и доли с уставом и листом записи ЕГРЮЛ. Сумма долей должна давать 100 % уставного капитала.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 75 (или 80 для уставного капитала) с группировкой по учредителям. Сверьте остатки с первичными документами: решениями о распределении прибыли, платёжными поручениями, ведомостями на выплату.
Наконец, проверьте налоговую часть: для учредителей-физлиц сформируйте справку о доходах и убедитесь, что дивиденды попали в учёт НДФЛ с правильной ставкой и кодом дохода. Расхождения на этом этапе проще исправить до сдачи отчётности.
Как проверить результат
Совпадает с уставом и ЕГРЮЛ, сумма долей равна 100%
Доли не сходятся или состав устарел
Верный вид (физ./юр. лицо), заполнены ИНН и реквизиты
Неверный вид контрагента или пустой ИНН
Задолженность по каждому учредителю совпадает с первичкой
Есть необъяснимые остатки или дубли субконто
Дивиденды физлиц попали в регистры НДФЛ с верным кодом дохода
Суммы отсутствуют в налоговом учёте
Часто задаваемые вопросы
Можно ли указать несколько учредителей одной организации?
Да. В карточке организации список учредителей позволяет добавить любое количество участников — и физических, и юридических лиц. Для каждого указывается доля и сумма вклада. Следите, чтобы сумма долей составляла 100 % уставного капитала.
Где завести учредителя — физическое лицо, не являющееся сотрудником?
Заведите его в справочнике «Контрагенты» с видом «Физическое лицо» или в справочнике «Физические лица» — в зависимости от того, какой объект требует документ начисления дивидендов в вашей версии. В справочник сотрудников его добавлять не нужно, если трудовых отношений нет.
Почему документ «Начисление дивидендов» не видит учредителя?
Чаще всего учредитель заведён только в карточке организации, но отсутствует в справочнике контрагентов или физических лиц, из которого документ выбирает получателя. Добавьте его в нужный справочник и повторите попытку. Также проверьте, что карточка не помечена на удаление.
Как отразить изменение состава учредителей?
Обновите список учредителей в карточке организации: добавьте нового участника и скорректируйте доли. Хозяйственные операции по выходу участника или передаче доли отразите документами «Операции, введённые вручную» с соответствующими проводками по счетам 75, 80 и 81. Основание — решение участников и изменения в ЕГРЮЛ.
Где посмотреть задолженность перед учредителями по дивидендам?
Сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» для счёта 75 с детализацией по субконто учредителей (контрагентов). Кредитовое сальдо покажет начисленные, но не выплаченные суммы по каждому участнику. Для детализации по документам используйте «Анализ счёта» или «Карточку счёта».
Нужно ли заводить учредителя в 1С:ЗУП, если дивиденды начисляются в бухгалтерии?
Если учёт НДФЛ ведётся в 1С:Бухгалтерии, дублировать данные в ЗУП не обязательно. Но если зарплата и налоги считаются в ЗУП, а бухгалтерия используется для проводок, физическое лицо должно быть в справочнике «Физические лица» ЗУП, чтобы дивиденды корректно попали в расчёт 6-НДФЛ.
Что важно запомнить
Учредители в 1С хранятся в двух местах: регистрационные сведения — в карточке организации, а расчёты и дивиденды — через справочники контрагентов и физических лиц. Проверяйте вид контрагента, актуальность долей и отсутствие дублей, а результат контролируйте ОСВ по счёту 75 и данными налогового учёта.