Справочники и Данные · 9 мин
Где в 1С найти список основных средств
Где в 1С находится список основных средств: справочник ОС, инвентарная книга, отчёты по амортизации в 1С:Бухгалтерии 8.3. Пошаговые инструкции и ответы на вопросы.
Список основных средств в 1С хранится в справочнике «Основные средства», а для анализа и печати используются специализированные отчёты: инвентарная книга, ведомость амортизации и оборотно-сальдовая ведомость по счетам 01 и 02. В зависимости от того, что именно нужно — просто перечень объектов, их стоимость, местонахождение или данные для инвентаризации, — путь будет немного отличаться.
Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0) — самую распространённую конфигурацию. Отдельно описаны отличия для 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации, где учёт ОС устроен иначе. Все пути указаны для типовой конфигурации; если интерфейс доработан, названия разделов могут отличаться, но логика поиска сохраняется.
Справочник «Основные средства»: базовый перечень объектов
Основной справочник, где зарегистрированы все объекты ОС, открывается через меню: Справочники → Основные средства. Если пункта нет на панели разделов, откройте его через «Все функции» (кнопка с тремя полосками или Shift+Ctrl+F в тонком клиенте) → Справочники → Основные средства.
В справочнике хранятся карточки объектов с наименованием, инвентарным и заводским номерами, датой выпуска, группой ОС и производителем. Важно понимать ограничение: сам по себе справочник не показывает стоимость, амортизацию, МОЛ и местонахождение — эти данные учитываются в регистрах и видны через документы и отчёты.
Для удобства список можно сгруппировать по папкам (группам ОС), отсортировать по инвентарному номеру и вывести на печать через кнопку «Ещё» → «Вывести список». Это быстрый способ получить простой перечень, но для учётных задач он недостаточен.
Инвентарная книга ОС: полный список со стоимостью
Если нужен список основных средств с инвентарными номерами, датами принятия, первоначальной стоимостью и суммой начисленной амортизации, используйте отчёт «Инвентарная книга ОС (ОС-6б)». Путь: ОС и НМА → Отчёты → Инвентарная книга ОС.
В настройках отчёта укажите период и при необходимости отберите конкретное подразделение или материально ответственное лицо. Кнопка «Настройки» позволяет добавить в таблицу дополнительные колонки — например, заводской номер или группу ОС. Результат можно сохранить в Excel или вывести на печать.
Инвентарная книга — это и есть тот документ, который чаще всего подразумевают под «списком основных средств» при инвентаризации и проверках. Она формируется в унифицированной форме и подходит для официальных целей.
- 1Откройте раздел «ОС и НМА» → «Отчёты» → «Инвентарная книга ОС»
- 2Укажите период и организацию, при необходимости задайте отбор по подразделению или МОЛ
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте, что в список попали все ожидаемые объекты
- 4Сохраните результат в Excel или выведите на печать через кнопку с пиктограммой принтера
Другие отчёты для анализа списка ОС
Помимо инвентарной книги, в разделе «ОС и НМА → Отчёты» доступны и другие инструменты, которые по сути являются разными срезами списка основных средств:
- Ведомость амортизации ОС — список объектов с суммами амортизации за период, остаточной стоимостью и сроком полезного использования;
- Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 01 — стоимостной перечень ОС в разрезе инвентарных объектов;
- Анализ счёта 01 (или 02) — движение стоимости и амортизации по каждому объекту за период;
- Справка-расчёт амортизации — входит в регламентную операцию закрытия месяца.
Выбор отчёта зависит от задачи. Для сверки с бухгалтерским балансом удобнее оборотно-сальдовая ведомость, для контроля начисления амортизации — ведомость амортизации, для инвентаризации — инвентарная книга.
Какой отчёт выбрать
Для инвентаризации и официального перечня: номера, даты, стоимость. Не показывает движение за период.
Для контроля амортизации и остаточной стоимости за выбранный месяц.
Для сверки с балансом и анализа поступлений и выбытий в стоимостном выражении.
Для быстрого поиска карточки объекта и просмотра реквизитов. Без стоимостных данных.
Как найти конкретный объект и проверить его данные
Если нужно найти отдельное основное средство, откройте справочник «Основные средства» и используйте строку поиска — поиск работает по наименованию и инвентарному номеру. В карточке объекта по кнопке «Ещё» доступны связанные данные: документы принятия к учёту, перемещения, модернизации и выбытия.
Чтобы увидеть текущую стоимость и амортизацию конкретного объекта, проще всего сформировать «Ведомость амортизации ОС» с отбором по этому объекту: в настройках отчёта добавьте отбор «Основное средство = нужный объект». Альтернатива — отчёт «Карточка счёта 01» с тем же отбором.
Как проверить, что список полный
Совпадает с сальдо счёта 01 на ту же дату
Суммы расходятся — есть объекты без документов принятия к учёту или ошибки в проводках
Каждый объект из отчёта имеет карточку в справочнике
Объект есть в отчёте, но карточка помечена на удаление или дублируется
Выбывшие ОС не попадают в инвентарную книгу на текущую дату
Списанные объекты отображаются с ненулевой остаточной стоимостью
Где список ОС в 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации
В 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Комплексная автоматизация учёт ОС ведётся в подсистеме «Внеоборотные активы». Справочник объектов находится по пути: Внеоборотные активы → Основные средства. Отчёты — там же: «Ведомость ОС», «Инвентарная книга», отчёты по амортизации для бухгалтерского и налогового учёта.
Ключевое отличие: в ERP учёт ОС разделён на бухгалтерский и управленческий, поэтому один и тот же список может формироваться в двух валютах и по разным правилам. Перед выгрузкой списка проверьте, какой вид учёта выбран в шапке отчёта.
Частые ошибки при поиске и выгрузке списка ОС
Отдельная проблема — права доступа. Если пользователь не видит раздел «ОС и НМА» или справочник пуст, скорее всего, у его роли нет прав на чтение данных по основным средствам. Это решается администратором через настройку профилей групп доступа, а не поиском «другого меню».
Как выгрузить список ОС в Excel и подготовить к инвентаризации
Любой табличный отчёт в 1С сохраняется в Excel: сформируйте инвентарную книгу или ведомость амортизации, затем нажмите «Файл → Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели) и выберите формат XLSX. Для дальнейшей обработки удобнее сохранять именно табличный документ, а не печатную форму.
Для инвентаризации дополнительно используйте документ «Инвентаризация ОС» (раздел «ОС и НМА»): он автоматически заполняется списком числящихся объектов по выбранному подразделению и МОЛ, а на его основе печатается инвентаризационная опись ИНВ-1. Это корректнее, чем вручную собирать список из отчётов.
Что важно запомнить
Простой перечень объектов — справочник «Основные средства» в разделе «Справочники». Полный список со стоимостью и амортизацией — отчёт «Инвентарная книга ОС» или «Ведомость амортизации ОС» в разделе «ОС и НМА → Отчёты». Для инвентаризации используйте документ «Инвентаризация ОС», а не ручную выгрузку.
Ответы на частые вопросы
Почему в справочнике «Основные средства» не видно стоимости объектов?
Справочник хранит только карточки с реквизитами. Стоимость и амортизация учитываются в регистрах и на счетах 01/02, поэтому смотрите их через отчёты: ведомость амортизации, ОСВ по счёту 01 или инвентарную книгу.
Как получить список ОС по конкретному подразделению или сотруднику?
Сформируйте «Инвентарную книгу ОС» или «Ведомость амортизации ОС» и в настройках отчёта добавьте отбор по подразделению или материально ответственному лицу. Для инвентаризации по МОЛ удобнее документ «Инвентаризация ОС».
Нет пункта «ОС и НМА» в меню — что делать?
Проверьте права доступа: у пользователя может не быть роли на работу с основными средствами. Также откройте «Все функции» и найдите нужный справочник или отчёт там. Если раздела нет и у администратора, проверьте настройки функциональности программы.
Можно ли распечатать список ОС прямо из справочника?
Да: откройте справочник «Основные средства», нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки и выведите таблицу на печать. Но такой список не содержит стоимостных данных, поэтому для официальных целей используйте инвентарную книгу.
Выбывшее основное средство всё ещё показывается в отчётах — это ошибка?
Если отчёт сформирован на дату после выбытия, а объект отображается с остаточной стоимостью — проверьте, проведён ли документ выбытия и выполнено ли закрытие месяца с начислением амортизации. В отчётах за прошлые периоды выбывший объект показываться должен.
Чем отличается список ОС в 1С:Бухгалтерии и в 1С:ERP?
В Бухгалтерии это справочник «Основные средства» и отчёты раздела «ОС и НМА». В ERP справочник находится в подсистеме «Внеоборотные активы», а отчёты разделены по видам учёта — бухгалтерскому и управленческому, что влияет на состав и суммы в списке.