Где в 1С посмотреть договоры аренды

Договоры аренды в 1С хранятся в нескольких местах одновременно: в справочнике договоров контрагентов, в документах учёта аренды и в специализированных разделах, если конфигурация поддерживает учёт по ФСБУ 25/2018. Где именно искать — зависит от конфигурации (Бухгалтерия предприятия, ERP, Управление торговлей) и от того, что нужно получить: сам текст договора, его реквизиты или связанные с ним операции.

Чаще всего пользователю достаточно открыть карточку контрагента-арендодателя и перейти на вкладку «Договоры». Но если договоров много, организаций в базе несколько или нужен именно прикреплённый файл договора, потребуется использовать поиск, отборы и отчёты. Ниже разобраны все рабочие способы для типовых конфигураций.

Как найти договор аренды через карточку контрагента

Самый быстрый способ — открыть карточку арендодателя или арендатора. В 1С:Бухгалтерии 3.0 перейдите в раздел «Справочники» → «Контрагенты» (либо «Покупки» → «Контрагенты»), найдите нужную организацию поиском по наименованию или ИНН и откройте её карточку.

В карточке контрагента перейдите по ссылке «Договоры» — откроется список всех договоров, заведённых на этого контрагента. Договор аренды обычно имеет вид «С поставщиком» (если вы арендатор) или «С покупателем» (если сдаёте в аренду), а в наименовании часто указано слово «аренда» или номер договора.

Если договоров у контрагента несколько, отличить арендный можно по наименованию, дате заключения и по документам, которые по нему проведены. Откройте договор двойным щелчком — внутри видны номер, дата, срок действия, организация и валюта расчётов.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Контрагенты»
2. 2
   Найдите арендодателя по названию или ИНН
3. 3
   Откройте карточку и перейдите по ссылке «Договоры»
4. 4
   Найдите договор аренды в списке и откройте его
5. 5
   Проверьте реквизиты: номер, дату, срок, организацию

Как посмотреть полный список договоров аренды по базе

Если контрагент неизвестен или нужен сводный перечень всех арендных договоров, откройте справочник договоров напрямую. В 1С:Бухгалтерии путь такой: «Справочники» → «Договоры» (в некоторых версиях справочник называется «Договоры контрагентов»). Если пункта нет в меню, воспользуйтесь командой «Все функции» (кнопка с шестерёнкой или меню в правом верхнем углу) и найдите справочник «Договоры».

В открывшемся списке настройте отбор: нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие по виду договора или по наименованию, содержащему слово «аренда». Так можно быстро сгруппировать все арендные договоры по всем контрагентам и организациям.

В 1С:ERP и «Управлении торговлей» договоры находятся в разделе «НСИ и администрирование» → «Договоры» либо «Казначейство» → «Договоры», в зависимости от версии. Там же доступны отборы по типу договора — для аренды выбирайте соответствующий тип, если он используется в вашей настройке.

Где в 1С:Бухгалтерии смотреть операции аренды по ФСБУ 25/2018

Если организация учитывает аренду по ФСБУ 25/2018, помимо самого договора в базе существуют документы учёта аренды: поступление в аренду, начисление процентов, изменение условий, выкуп предмета аренды. Все они находятся в разделе «ОС и НМА» → подраздел «Аренда».

Документ «Поступление в аренду» содержит ссылку на договор, график платежей, стоимость обязательства по аренде. Открыв этот документ, вы увидите, какой договор лежит в его основе, и сможете перейти в карточку договора одним кликом по полю «Договор».

Чтобы увидеть все операции по конкретному договору аренды, откройте карточку договора и воспользуйтесь кнопкой «Ещё» → «Документы по договору» или отчётом «Анализ субконто» с отбором по договору. Это покажет начисления арендной платы, оплаты и акты.

Где искать в разных конфигурациях

1С:Бухгалтерия 3.0

Справочник «Договоры» плюс раздел «ОС и НМА» → «Аренда» для операций ФСБУ 25/2018. Подходит для большинства случаев.

1С:ERP

Раздел «Внеоборотные активы» → документы аренды (заключение договора аренды, изменение условий), договоры — в справочнике договоров с контрагентами.

1С:Управление торговлей

Договоры — «НСИ и администрирование» → «Договоры»; специализированного учёта аренды в типовой поставке может не быть, учёт ведётся через договоры и поступления услуг.

Как найти прикреплённый скан договора аренды

Часто под «посмотреть договор» понимают именно скан подписанного документа. В типовых конфигурациях файлы прикрепляются к карточке договора. Откройте договор и найдите кнопку «Присоединённые файлы» (значок скрепки) в командной панели или на панели навигации.

Если скрепки не видно, проверьте, включена ли в базе работа с присоединёнными файлами: в 1С:Бухгалтерии это настраивается в «Администрирование» → «Общие настройки» → опция хранения файлов. Без включённой опции файлы могли храниться вне базы или не прикрепляться вовсе.

Также сканы иногда прикрепляют не к договору, а к карточке контрагента или к документу поступления. Если в договоре файлов нет, проверьте эти два места.

Отчёты и поиск как альтернативные способы найти договор

Универсальный поиск (лупа в правом верхнем углу или строка поиска в разделе) находит договоры по номеру или фрагменту наименования. Введите номер договора аренды — система покажет и сам договор, и документы, где он упоминается.

Для анализа расчётов по аренде полезны отчёты: «Анализ субконто» (вид субконто «Договоры»), «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 60 или 76 с детализацией по договорам. Они покажут, по каким договорам есть задолженность или обороты, и помогут выйти на нужный договор через расшифровку.

В ERP для аренды полезен отчёт по внеоборотным активам и «Ведомость по договорам аренды», если он включён в вашу версию — он показывает график платежей и остаток обязательств по каждому договору.

Что делать, если договор аренды не находится

Если договор не отображается, последовательно проверьте несколько причин. Сначала убедитесь, что сняты все отборы в списке договоров: «Ещё» → «Настроить список» → удалить условия. Затем проверьте, под какой организацией вы работаете — в базах с несколькими юрлицами отбор по организации скрывает чужие договоры.

Вторая частая причина — права доступа. Если справочник договоров недоступен или пуст, обратитесь к администратору 1С: возможно, вашей роли запрещён просмотр договоров или настроены ограничения на уровне записей (RLS) по контрагентам.

Третья причина — договор просто не заведён. Проверьте документы поступления арендных услуг: если в поле «Договор» стоит пустое значение или договор «без договора», значит, учёт вёлся без договора, и карточку придётся создать вручную в справочнике «Договоры».

Контрольные точки

Как проверить результат

Договор открывается из карточки контрагента

Норма

В списке договоров видна карточка с номером и датой аренды

Тревожный признак

Список пуст — проверьте отборы и организацию

Реквизиты договора

Норма

Заполнены номер, дата, организация, контрагент

Тревожный признак

Поля пустые — договор заведён формально, данные нужно дополнить

Связанные документы

Норма

По кнопке «Документы по договору» отображаются поступления и оплаты

Тревожный признак

Документов нет — возможно, учёт вёлся по другому договору

Присоединённые файлы

Норма

По скрепке открывается скан договора

Тревожный признак

Файлов нет — проверьте карточку контрагента и документы поступления

Часто задаваемые вопросы

В какой валюте и с какими реквизитами лучше заводить договор аренды?

Договор заводится в той валюте, в которой проходят расчёты с арендодателем. Минимально заполните номер, дату, организацию и срок действия — эти поля используются в печатных формах и отчётах. Комментарий удобно использовать для привязки к предмету аренды (адрес помещения, инвентарный номер).

Можно ли посмотреть договоры аренды сразу по всем организациям базы?

Да. Откройте справочник «Договоры» через «Все функции» и снимите отбор по организации в настройках списка. Дополнительно добавьте колонку «Организация» через «Ещё» → «Изменить форму», чтобы видеть принадлежность каждого договора.

Чем отличается договор аренды от документа «Поступление в аренду»?

Договор — это элемент справочника с реквизитами сделки. «Поступление в аренду» — учётный документ, который признаёт право пользования активом и обязательство по аренде в бухгалтерском учёте. Документ ссылается на договор, но не заменяет его.

Почему в списке договоров не видно договора, который есть в документах?

Чаще всего мешает установленный отбор (по организации, виду или состоянию) либо ограничение прав доступа на уровне записей. Снимите отборы через «Настроить список». Если не помогло — уточните у администратора настройки RLS для вашей роли.

Как выгрузить список договоров аренды в Excel?

Откройте список договоров с нужным отбором, затем используйте «Ещё» → «Вывести список» — табличный документ можно сохранить в формате Excel. Альтернатива — универсальный отчёт по справочнику «Договоры» с выбранными полями.

Где смотреть график платежей по аренде?

В 1С:Бухгалтерии график хранится в документе «Поступление в аренду» (табличная часть с датами и суммами). В ERP график задаётся в договоре аренды или документе заключения договора, а сводно по всем договорам его показывают отчёты раздела «Внеоборотные активы».