Где в 1С хранятся данные об организации и как их изменить

Данные об организации в 1С — это наименование, ИНН, КПП, адреса, банковские счета, сведения о руководителях и параметры учета. Они подставляются в документы, печатные формы, счета-фактуры и отчетность, поэтому ошибка в карточке организации распространяется на все документы базы. В типовых конфигурациях («Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация») эти сведения хранятся в справочнике «Организации», но путь к нему и состав полей немного различаются.

Ниже разобрано, где именно искать карточку организации в популярных конфигурациях, какие данные там хранятся, как безопасно их изменить и почему иногда реквизиты в документах не совпадают с тем, что указано в справочнике.

Карточка организации в справочнике «Организации»

Основное место хранения сведений — элемент справочника «Организации». В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Главное» и выберите пункт «Реквизиты организации» — откроется карточка текущей организации. Если в базе несколько юридических лиц, полный список доступен через «Справочники — Организации» или через меню «Все функции — Справочники — Организации».

В карточке хранятся: полное и сокращенное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, коды статистики (ОКПО, ОКВЭД), юридический и фактический адреса, телефоны, сведения о регистрации в налоговом органе и фондах. Именно отсюда программа берет данные при формировании счетов, актов, накладных и регламентированной отчетности.

В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» путь другой: раздел «НСИ и администрирование» — «Организации». Состав полей похож, но добавляются настройки, связанные с торговым учетом, например валюта регламентированного учета.

1. 1
   Откройте раздел «Главное» в верхней панели разделов
2. 2
   Выберите пункт «Реквизиты организации» (или «Справочники — Организации» для списка)
3. 3
   Проверьте наименование, ИНН, КПП и адрес
4. 4
   При необходимости нажмите «Изменить» и сохраните результат

Банковские счета и кассы организации

Расчетные счета хранятся не внутри карточки организации, а в подчиненном справочнике «Банковские счета». В «1С:Бухгалтерии» перейти к ним можно по ссылке «Банковские счета» прямо из карточки организации или через раздел «Банк и касса — Банковские счета».

Один счет помечается как основной — именно он подставляется в счета на оплату и платежные поручения по умолчанию. Если в счете покупателю выводится старый банк, проверьте, какой счет отмечен основным, и не заведен ли в документе счет вручную.

Обратите внимание на связку «счет — банк»: банк со своим БИК и корсчетом хранится в отдельном справочнике «Банки». При смене реквизитов банка достаточно обновить элемент справочника банков, а не создавать новый счет организации.

Учетная политика и настройки налогов

Часть данных об организации живет не в карточке справочника, а в регистрах сведений. Учетная политика в «1С:Бухгалтерии» открывается из карточки организации по ссылке «Учетная политика» или через «Главное — Настройки налогов и отчетов». Там задается система налогообложения, методы оценки запасов, порядок признания расходов и другие параметры учета.

Ключевая особенность: записи учетной политики хранятся с периодичностью — действуют с указанной даты. Поэтому при смене, например, способа оценки МПЗ нужно создать новую запись с даты начала применения, а не править старую задним числом.

Регистрации в налоговых органах (для обособленных подразделений) хранятся в подчиненном справочнике и используются при формировании деклараций и счетов-фактур с соответствующим КПП.

Подписи, печать и логотип для печатных форм

Ответственные лица — руководитель, главный бухгалтер, кассир — указываются в карточке организации по ссылке «Подписи» или «Ответственные лица» (название зависит от конфигурации). Записи также периодические: при смене руководителя создается новая запись с даты назначения, а старая сохраняется для документов прошлых периодов.

Логотип и факсимильная подпись подключаются в карточке организации через «Логотип и печать» (в «1С:Бухгалтерии»). Файлы изображений сохраняются в базе и выводятся на счетах и других печатных формах, где это предусмотрено макетом.

Если на печатной форме выводится не тот руководитель, проверьте дату документа: программа берет подписанта, действовавшего на дату документа, а не на текущее число. Это нормальное поведение, а не ошибка.

Где хранятся данные на уровне базы и как их найти программно

Физически сведения хранятся в таблицах информационной базы: справочник «Организации», подчиненные справочники «Банковские счета», «Регистрации в налоговом органе», регистры сведений «Учетная политика», «Ответственные лица организаций» и другие. В файловой базе это данные внутри файла 1Cv8.1CD, в клиент-серверной — таблицы на сервере СУБД.

Для разработчика доступ к данным выполняется через объектную модель, например получение ссылки на организацию и чтение реквизитов:

Орг = Справочники.Организации.НайтиПоРеквизиту("ИНН", "7707083893");
Если Не Орг.Пустая() Тогда
    Сообщить(Орг.НаименованиеПолное);
КонецЕсли;

Для получения сведений, разбросанных по регистрам, удобно использовать стандартные функции общих модулей (в типовых конфигурациях это, например, «СведенияОЮрФизЛице»), которые собирают наименование, адрес, ИНН и банковские реквизиты в одну структуру на заданную дату.

Типичные ошибки и ограничения при работе с данными организации

Самая частая проблема — исправление реквизитов «задним числом» в уже проведенных документах. Документы хранят ссылку на организацию, а реквизиты подтягиваются при печати, поэтому перепечатка старого счета после смены адреса покажет новый адрес. Для юридически значимых случаев сохраняйте PDF-архив документов до изменения реквизитов.

Вторая ошибка — заведение дублей организации при загрузке данных из банковских выписок или при обмене. Дубли приводят к тому, что часть документов оформлена на одну карточку, часть — на другую, и отчетность формируется некорректно. Перед созданием нового элемента выполните поиск по ИНН.

Если данных нет в карточке: где еще искать

Не все сведения об организации лежат в справочнике «Организации». Часть параметров хранится в других местах, и их стоит проверять отдельно:

• Префикс базы и нумерация документов — «Администрирование — Синхронизация данных» или настройки нумерации.
• Дата запрета изменения данных — «Администрирование — Даты запрета изменения данных».
• Сертификаты электронной подписи и настройки ЭДО — раздел обмена электронными документами.
• Регистрационные данные для отчетности (коды ИФНС, ПФР, ФСС) — карточка организации, закладки регистрации, а также настройки обмена с контролирующими органами.

В нетиповых или сильно доработанных конфигурациях состав и расположение этих данных может отличаться. Универсальный способ найти нужное хранилище — открыть «Все функции» (через меню сервиса при включенном режиме технического специалиста) и посмотреть справочники и регистры сведений, в названии которых встречается «организац».

Частые вопросы