Справочники и Данные · 7 мин
Где в 1С Бухгалтерии находятся физические лица и как с ними работать
Где в 1С Бухгалтерии 8.3 находятся физические лица: путь к справочнику, добавление сотрудника, заполнение ФИО и ИНН, связь с зарплатой и кадровыми документами.
Справочник «Физические лица» в 1С:Бухгалтерии 8.3 — это базовый список всех людей, с которыми связан учёт: сотрудников, подотчётных лиц, учредителей, доверенных лиц контрагентов. Найти его можно через главное меню: раздел «Справочники» → «Физические лица» либо через раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки и справочники» → «Физические лица». В типовой конфигурации оба пути ведут в один и тот же справочник.
Многие пользователи путают справочники «Физические лица», «Сотрудники» и «Контрагенты». Это разные объекты: физическое лицо хранит персональные данные (ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт), сотрудник — это физлицо, принятое в конкретную организацию, а контрагент с видом «Физическое лицо» — покупатель или поставщик без статуса работника. Понимание этой связки избавляет от дублей и ошибок в отчётности.
Как открыть справочник «Физические лица»
Основной путь: откройте главное меню программы, перейдите в раздел «Справочники» и выберите пункт «Физические лица». Откроется список всех физических лиц информационной базы. Если нужного пункта нет в меню, возможно, раздел скрыт настройками интерфейса — тогда используйте поиск в правом верхнем углу или команду «Все функции» (доступна при включённом режиме технического специалиста).
Второй путь — через кадровый блок: «Зарплата и кадры» → «Настройки и справочники» → «Физические лица». Этот вариант удобен, когда вы работаете с сотрудниками и зарплатой: все связанные справочники находятся рядом.
- 1Откройте раздел «Справочники» в главном меню
- 2Выберите пункт «Физические лица»
- 3В строке поиска списка введите фамилию или ИНН
- 4Откройте карточку двойным щелчком и проверьте данные
Чем физическое лицо отличается от сотрудника и контрагента
Физическое лицо — это «паспорт» человека в программе: ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС, документы, удостоверяющие личность. Сотрудник — отдельный справочник, который ссылается на физлицо и добавляет к нему место работы: организацию, подразделение, должность. Один человек может быть сотрудником двух организаций в одной базе, но физическое лицо при этом должно быть одно.
Контрагент с видом «Физическое лицо» нужен для хозяйственных операций: покупки у самозанятого, выплаты по ГПХ через документы купли-продажи, расчётов с учредителем. Создавать такого контрагента следует только когда человек не оформлен как сотрудник, иначе в выплатах и отчётах появятся задвоения.
Какой объект использовать
Хранит персональные данные человека. Создаётся один раз, используется во всех кадровых и зарплатных документах.
Физлицо, принятое в организацию. Нужен для приёма на работу, начисления зарплаты, кадровых приказов.
Покупатель или поставщик без трудовых отношений: самозанятый, продавец имущества, заёмщик.
Как создать физическое лицо вручную
Откройте справочник и нажмите кнопку «Создать». Заполните ФИО полностью — именно в таком виде данные попадут в отчёты и справки. Укажите дату рождения, пол, при наличии — ИНН и СНИЛС. Эти коды критичны для персонифицированной отчётности: без них формы в фонды не пройдут форматно-логический контроль.
На закладке или по ссылке «Документ, удостоверяющий личность» внесите паспортные данные: серию, номер, кем и когда выдан. Данные паспорта используются в кадровых приказах, доверенностях и справках 2-НДФЛ. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».
Проверьте результат: откройте карточку заново и убедитесь, что ФИО, ИНН и СНИЛС сохранились без опечаток. Ошибка даже в одной цифре ИНН приведёт к отказу при сдаче отчётности, а исправление после отправки потребует корректирующих форм.
Автоматическое создание при приёме на работу
В большинстве случаев вручную создавать физлицо не нужно: программа делает это автоматически. При оформлении документа «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу») вы либо выбираете существующее физлицо из списка, либо вводите ФИО нового человека — и программа создаёт карточку физического лица сама, связав её с сотрудником.
Тот же механизм работает при создании подотчётного лица в авансовых отчётах и при указании доверенного лица в доверенностях на получение товаров. Поэтому справочник постепенно наполняется сам, а ваша задача — следить за полнотой и корректностью данных.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — дубли физических лиц. Признаки: одна и та же фамилия встречается в списке дважды, в отчётах по сотруднику не видна часть начислений, персучёт выдаёт ошибки по стажу. Исправление: определите, какая карточка используется в документах, перенесите недостающие данные (ИНН, СНИЛС, паспорт) в неё, а лишнюю пометьте на удаление. Перед этим обязательно сделайте резервную копию базы.
Вторая ошибка — незаполненные ИНН или СНИЛС у действующих сотрудников. Проверить полноту можно, отсортировав список по соответствующей колонке или сформировав отчёт по персональным данным. Третья ошибка — изменение ФИО без указания даты: при смене фамилии в карточке физлица есть история изменения ФИО, используйте именно её, чтобы старые документы и новые отчёты формировались корректно.
Где используются данные физических лиц
Карточка физического лица — источник данных для множества документов и отчётов: кадровых приказов, расчётных листков, справок о доходах, персонифицированных сведений, доверенностей, авансовых отчётов. Изменив данные в одном месте, вы обновляете их везде — в этом главное удобство централизованного справочника.
Если отчёт выдаёт ошибку по персональным данным сотрудника, исправлять нужно именно карточку физического лица, а не документ. После исправления перезаполните отчёт — данные подтянутся автоматически.
Что важно запомнить
Физические лица в 1С:Бухгалтерии 8.3 — в разделе «Справочники» → «Физические лица». Справочник общий для всех организаций базы, заполняется автоматически при приёме сотрудников. Главные правила: не создавать дублей, заполнять ИНН и СНИЛС, менять ФИО через историю изменений.
Частые вопросы
Почему в меню «Справочники» нет пункта «Физические лица»?
Скорее всего, пункт скрыт настройками навигации раздела. Откройте раздел «Справочники», нажмите на значок настройки меню и добавьте пункт в список. Альтернатива — поиск по слову «Физические» в строке поиска программы или путь через «Зарплата и кадры».
Как найти дубли физических лиц в базе?
Отсортируйте список справочника по наименованию и просмотрите повторяющиеся фамилии. Для надёжности сравните ИНН и даты рождения — совпадение этих данных почти наверняка означает дубль. Перед объединением сделайте архивную копию базы.
Сотрудник сменил фамилию — как правильно отразить?
В карточке физического лица используйте механизм истории изменения ФИО: укажите новую фамилию и дату, с которой она действует. Тогда документы до этой даты будут формироваться со старой фамилией, а после — с новой.
Можно ли удалить физическое лицо из базы?
Удалить можно только карточку, на которую нет ссылок в документах. Если человек фигурировал в приёмах, начислениях или авансовых отчётах, программа не даст удалить объект — и это правильно, иначе нарушится целостность учёта. Ошибочный дубль без документов помечается на удаление, затем удаляется через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов».
Нужно ли создавать физлицо для самозанятого поставщика?
Нет, если с ним нет трудовых отношений. Самозанятого оформляют как контрагента с видом «Физическое лицо» в справочнике «Контрагенты», указывая ИНН. Справочник «Физические лица» в этом случае не используется.