Справочники и Данные · 10 мин
Где в 1С 8 внести данные по зарплате с предыдущего места работы
Где в 1С 8.3 ЗУП внести доход и НДФЛ с предыдущего места работы: справка о доходах, документ «Справка о заработке», вычеты на детей и проверка расчёта налога.
Когда сотрудник приходит в организацию в середине года, бухгалтеру нужно учесть его доходы и удержанный НДФЛ с предыдущего места работы. Без этих данных программа будет предоставлять стандартные вычеты и рассчитывать налог по ставке 13% без учёта уже заработанного дохода, что приведёт к ошибкам: при превышении лимита дохода вычеты на детей должны прекращаться, а при высоких суммарных доходах применяются повышенные ставки НДФЛ.
В конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) и «1С:Бухгалтерия 8» данные с предыдущего места работы вносятся в разных местах, и важно не перепутать два разных вида сведений: справку о доходах для расчёта НДФЛ и справку о заработке для расчёта пособий (больничных, декретных). Это разные документы с разным назначением, и вводятся они в разных разделах программы.
Ниже разобраны оба сценария для ЗУП 3.1, отдельно — ввод в 1С:Бухгалтерии, а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых налог считается неверно.
Какие данные с предыдущего места работы нужны и зачем
Прежде чем вносить сведения, определите, для какой цели они нужны, потому что от этого зависит, какой документ заполнять. Целей две, и данные для них не взаимозаменяемы.
Первая цель — правильный расчёт НДФЛ. Сотрудник приносит справку о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ) от прежнего работодателя. Эти данные нужны, чтобы учесть доход с начала года при определении права на стандартные вычеты (например, детские вычеты прекращаются при превышении установленного лимита дохода) и при применении прогрессивной шкалы ставок НДФЛ.
Вторая цель — расчёт пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Здесь нужна справка о сумме заработка за два предшествующих календарных года (форма 182н). Эти суммы участвуют в расчёте среднего заработка для пособий и в расчёт НДФЛ не входят.
Ввод справки о доходах для расчёта НДФЛ в ЗУП 3.1
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.1 данные о доходах с предыдущего места работы вносятся документом «Справка о доходах (2-НДФЛ) для расчёта НДФЛ». Найти его можно двумя путями.
Первый путь: раздел «Налоги и взносы» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для расчёта НДФЛ» → кнопка «Создать». Второй путь: откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке «Налог на доходы» — там доступна команда ввода справки от предыдущего работодателя.
В документе укажите сотрудника, налоговый период (год) и заполните табличную часть по бумажной справке: помесячно вносятся коды доходов, суммы доходов, коды и суммы вычетов, а также суммы исчисленного и удержанного налога. После проведения документа программа начнёт учитывать эти суммы при расчёте НДФЛ.
- 1Откройте «Налоги и взносы» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для расчёта НДФЛ» и создайте новый документ
- 2Выберите сотрудника и укажите налоговый период (год, в котором он устроился)
- 3Заполните таблицу доходов помесячно по справке от прежнего работодателя: код дохода, сумма, код вычета
- 4Укажите суммы исчисленного и удержанного НДФЛ
- 5Проведите документ и проверьте расчёт налога в ближайшем начислении зарплаты
Если справки нет
Если сотрудник не предоставил справку от прежнего работодателя, стандартные вычеты на новом месте работы не предоставляются до тех пор, пока справка не появится. Это требование связано с тем, что работодатель не может проверить соблюдение лимита дохода без подтверждающего документа. После получения справки вычеты можно предоставить с начала года перерасчётом.
Ввод справки о заработке (182н) для расчёта пособий
Для расчёта больничных и декретных пособий нужен другой документ — «Справка о заработке». В ЗУП 3.1 её можно ввести двумя способами: через раздел «Кадры» (или «Зарплата» в зависимости от настроек интерфейса) → «Справки о заработке для расчёта пособий», либо непосредственно в документе «Больничный лист» по ссылке в поле среднего заработка.
В справке указывается страхователь (прежний работодатель), календарные годы расчётного периода и суммы заработка за каждый год, а при необходимости — количество исключаемых дней (периоды болезни, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком). После проведения эти суммы автоматически попадут в расчёт среднего заработка.
Важно не путать: справка о заработке для пособий никак не влияет на НДФЛ, а справка о доходах для НДФЛ не участвует в расчёте больничных. Если сотрудник принёс обе — вводите оба документа.
Сравнение вариантов
Нужна для учёта дохода с начала года: стандартные вычеты и прогрессивная ставка НДФЛ. Вводится в разделе «Налоги и взносы». На пособия не влияет.
Нужна для расчёта больничных, декретных и детских пособий за два предшествующих года. Вводится в разделе кадровых или зарплатных документов. На НДФЛ не влияет.
Где внести данные в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8» отдельного документа для справки с предыдущего места работы нет — сведения вводятся прямо в карточке сотрудника. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», выберите нужного сотрудника и перейдите по ссылке «Налог на доходы».
В открывшейся форме есть поле «Доходы от предыдущего места работы». Заполните его помесячно: укажите месяц и сумму дохода по справке от прежнего работодателя. Этих данных достаточно, чтобы программа корректно контролировала право на стандартные вычеты.
Для расчёта пособий в Бухгалтерии справка о заработке вводится внутри документа «Больничный лист»: на вкладке расчёта среднего заработка есть возможность добавить сведения о заработке у других страхователей за расчётные годы.
Как проверить, что данные учтены
После ввода справки обязательно проверьте результат, не дожидаясь конца года. Самый быстрый способ — сформировать расчётный листок сотрудника или отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» и посмотреть, как программа считает налог и вычеты.
Признак правильного ввода: в расчёте НДФЛ доход нарастающим итогом с начала года включает суммы из справки, а стандартный вычет предоставляется или прекращается с учётом этих сумм. Если сотрудник уже перешагнул лимит по доходу на прежней работе, вычет на новом месте предоставляться не должен.
Для пособий проверка выполняется в документе «Больничный лист»: сумма среднего заработка должна включать данные из справки 182н. Если справка введена, а средний заработок не изменился — проверьте, что справка проведена и относится к нужным расчётным годам.
Как проверить результат
Включает суммы из справки прежнего работодателя
Учитывается только доход на текущем месте работы
Предоставляется или прекращается с учётом дохода из справки
Вычет даётся без учёта прежнего дохода
Включает заработок из справки 182н за расчётные годы
Считается только по данным текущего работодателя
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ввод справки не тем документом: данные для НДФЛ заносят в справку о заработке для пособий или наоборот. Второе распространённое упущение — справку ввели, но забыли провести документ, и программа её не видит.
Ещё одна проблема — неверный налоговый период: если в документе указан не тот год, суммы не попадут в расчёт. Также бывает, что справку вводят после того, как зарплата за несколько месяцев уже рассчитана и выплачена. В этом случае НДФЛ пересчитается при следующем начислении, но нужно проконтролировать, не возникла ли излишне удержанная или недоудержанная сумма налога.
FAQ: частые вопросы
Обязательно ли сотрудник должен приносить справку с предыдущего места работы?
Нет, это право, а не обязанность сотрудника. Без справки работодатель просто не предоставляет стандартные вычеты и считает НДФЛ только по своим данным. Сотрудник может принести справку позже — тогда вычеты и налог пересчитываются.
Можно ли внести данные задним числом, если зарплата уже рассчитана?
Да. Документ справки проводится текущей датой с указанием нужного налогового периода, и при следующем расчёте зарплаты НДФЛ пересчитается с начала года. Проверьте результат, чтобы не осталось излишне удержанного или недоудержанного налога.
Что делать, если сотрудник работал у нескольких работодателей в этом году?
В ЗУП 3.1 можно ввести несколько документов «Справка о доходах (2-НДФЛ) для расчёта НДФЛ» — по одному на каждого прежнего работодателя. Программа суммирует доходы по всем справкам при контроле лимитов и расчёте налога.
Нужно ли вводить справку, если сотрудник устроился в январе?
Если с начала года до нового трудоустройства сотрудник нигде не работал, справка не нужна. Если в январе он уже получал доход у другого работодателя — справка вносится в общем порядке, чтобы учесть этот доход с начала года.
Почему после ввода справки вычет на ребёнка пропал?
Это нормальное поведение, если суммарный доход с начала года с учётом прежнего места работы превысил установленный лимит. Проверьте доход нарастающим итогом в расчётном листке: если лимит действительно превышен, программа права, и вычет прекращается с месяца превышения.
Чем отличается ввод данных в ЗУП от Бухгалтерии?
В ЗУП 3.1 используются полноценные документы с детализацией по кодам доходов и вычетов, в 1С:Бухгалтерии — упрощённый помесячный ввод сумм в карточке сотрудника. Результат для расчёта НДФЛ одинаковый, но ЗУП даёт больше контроля и подходит для сложных случаев.
Что важно запомнить
Для НДФЛ данные с прежнего места работы вносятся справкой о доходах (в ЗУП — документом в разделе «Налоги и взносы», в Бухгалтерии — в карточке сотрудника), для пособий — отдельной справкой о заработке 182н. После ввода обязательно проверьте расчёт налога и вычетов, а перерасчёт прошлых месяцев контролируйте без ручных правок проведённых документов.