Где находится справочник «Сотрудники» в 1С

Справочник «Сотрудники» — один из самых востребованных разделов в любой конфигурации 1С, где ведётся кадровый учёт или расчёт зарплаты. Однако его точное расположение зависит от конкретной программы: в «1С:Зарплата и управление персоналом» он вынесен в основной раздел кадрового учёта, в «1С:Бухгалтерии» спрятан в подсистеме зарплаты, а в «1С:Управление нашей фирмой» доступен через раздел компании или персонала.

Знание точного пути экономит время, но важнее понимать логику: справочник сотрудников всегда находится рядом с кадровыми документами — приёмами на работу, переводами и увольнениями. Если вы видите в интерфейсе эти документы, значит, справочник где-то рядом, обычно в том же разделе или в подменю «Настройки и справочники».

Ниже разобраны пути к справочнику в основных конфигурациях, способы быстрого поиска, причины, по которым раздел может не отображаться, и порядок проверки прав доступа.

Где искать справочник в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1) справочник сотрудников находится в разделе «Кадры». Откройте главное меню программы — панель разделов слева или сверху — и перейдите в «Кадры». В открывшейся панели навигации первым или одним из первых пунктов будет «Сотрудники».

Клик по пункту открывает список всех сотрудников с возможностью отбора по организации, подразделению и статусу (работающие, уволенные). Из этого же раздела доступны связанные объекты: «Приёмы на работу», «Кадровые переводы», «Увольнения», «Штатное расписание».

Если раздела «Кадры» нет на панели разделов, проверьте настройки панели: нажмите на значок настройки панели разделов (обычно в правом верхнем углу) и убедитесь, что раздел включён. Также справочник доступен через функциональность «Все функции» — об этом ниже.

Расположение справочника в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0) путь отличается. Откройте раздел «Зарплата и кадры» на панели разделов. Внутри него в группе «Кадровый учёт» или «Справочники и настройки» находится пункт «Сотрудники». В зависимости от версии релиза пункт может называться «Сотрудники» или находиться в подменю «Кадровый учёт».

Важный нюанс: если в настройках параметров учёта зарплата и кадры ведутся во внешней программе (например, учёт ведётся в ЗУП, а в бухгалтерию только выгружаются проводки), часть кадровых функций в «1С:Бухгалтерии» может быть скрыта или ограничена. Проверить это можно в разделе «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты».

Для организаций с упрощённым интерфейсом (например, «1С:Бухгалтерия» для некоммерческих организаций или базовые версии) состав разделов может отличаться, но общая логика сохраняется: ищите справочник рядом с кадровыми документами и начислениями зарплаты.

Где справочник в УНФ, ERP и других конфигурациях

В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) справочник сотрудников расположен в разделе «Компания» или «Персонал» — в зависимости от версии. Типовой путь: «Компания» → «Сотрудники» либо «Персонал» → «Сотрудники». Также список доступен из карточки организации и из документов начисления зарплаты по кнопке подбора.

В «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация» справочник находится в разделе «НСИ и администрирование» или «Бюджетирование и планирование» / «Зарплата и кадры» в зависимости от настроенной подсистемы. Типовой путь: «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Сотрудники» или раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники».

В «1С:Рознице» и «1С:Управление торговлей» справочник обычно находится в разделе «НСИ» или «Администрирование» → «Пользователи и права» / «Сотрудники». Точное название раздела зависит от редакции, поэтому при затруднениях используйте поиск.

Как найти справочник через поиск и «Все функции»

Универсальный способ, работающий в любой конфигурации на управляемых формах, — строка поиска в верхней части окна программы. Начните вводить «сотрудники», и система покажет подходящие разделы, документы и справочники. Выберите нужный пункт, и список откроется сразу.

Второй вариант — меню «Все функции». В тонком клиенте оно открывается через кнопку главного меню (значок с тремя полосками или «Сервис») → «Все функции». Если пункт «Все функции» не отображается, включите его: «Сервис» → «Параметры» → установите флажок «Отображать команду "Все функции"».

В окне «Все функции» раскройте ветку «Справочники» и найдите «Сотрудники» в алфавитном списке. Двойной клик открывает список. Этот способ показывает все объекты конфигурации независимо от настроек интерфейса, но требует соответствующих прав доступа.

1. 1
   Откройте главное меню и выберите «Все функции» (при отсутствии пункта включите его в «Сервис» → «Параметры»)
2. 2
   Раскройте ветку «Справочники»
3. 3
   Найдите «Сотрудники» в алфавитном списке и откройте двойным кликом
4. 4
   Проверьте, что список загрузился и отображает записи

Почему справочник «Сотрудники» не отображается

Самая частая причина — недостаток прав. Если у пользователя нет роли, дающей доступ к кадровым данным (например, «Кадровик», «Расчётчик зарплаты» или «Чтение данных сотрудников»), пункт меню может отсутствовать, а при открытии через «Все функции» появится сообщение о нарушении прав доступа. В этом случае обратитесь к администратору 1С или руководителю для выдачи прав.

Вторая причина — отключённая функциональность. В ряде конфигураций кадровый учёт можно отключить в настройках: например, в Бухгалтерии при выгрузке зарплаты из внешней программы или в УНФ при отключённом разделе персонала. Проверьте «Администрирование» → настройки функциональности (в ЗУП — «Настройка» → «Функциональность»).

Третья причина — настроенный интерфейс: раздел скрыт из панели разделов или панели навигации. Это не влияет на данные, только на отображение. Восстановить видимость можно через настройку панели разделов и панели навигации (правый верхний угол окна раздела → «Настройка навигации»).

Отличие справочника «Сотрудники» от «Физические лица» и «Пользователи»

Частая путаница возникает из-за трёх похожих справочников. «Сотрудники» — это записи о трудовых отношениях: приём, должность, подразделение, увольнение. Один человек может иметь несколько записей сотрудника, если работает по совместительству или был уволен и принят снова.

«Физические лица» — справочник персональных данных человека как такового: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, документы. Он обычно находится в том же разделе «Кадры» или «НСИ» рядом с сотрудниками. Сотрудник всегда ссылается на физическое лицо, но не наоборот: физлицо может существовать без записи сотрудника (например, кандидат или контрагент-физлицо).

«Пользователи» — это учётные записи для входа в программу. Справочник находится в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи». Пользователь может быть связан с сотрудником, но это разные объекты: увольнение сотрудника не блокирует автоматически его учётную запись.

Частые ошибки при работе со справочником

Первая ошибка — создание дублей. Пользователь не находит сотрудника в списке из-за установленного отбора (например, показаны только работающие) и заводит новую карточку. Перед созданием нового сотрудника снимите все отборы и выполните поиск по фамилии и по физическому лицу.

Вторая ошибка — редактирование исторических данных. Изменение фамилии или подразделения напрямую в карточке сотрудника вместо кадрового документа (перевода) нарушает историю кадрового учёта и может привести к ошибкам в отчётах и расчёте стажа. Кадровые изменения оформляйте документами, а карточку используйте для справочных сведений.

Третья ошибка — путать справочник с отчётом «Список сотрудников». Отчёт показывает данные на дату и не позволяет редактировать карточки, а справочник — рабочий инструмент ведения данных.

Как проверить, что вы открыли нужный справочник

Признак правильного объекта — наличие в списке колонок или полей «Организация», «Подразделение», «Должность», а в карточке — вкладок или ссылок на кадровые документы, начисления и личные данные. Если вместо этого вы видите поля «Пароль», «Роли», «Аутентификация» — вы в справочнике пользователей.

Дополнительная проверка: создайте тестовый отбор по организации. В справочнике сотрудников отбор по организации работает штатно, поскольку сотрудник всегда привязан к организации. Если такого отбора нет — вероятно, открыт другой объект.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав полей списка

Норма

Есть «Организация», «Подразделение», «Должность»

Тревожный признак

Есть «Роли», «Пароль», «Недействителен» — это пользователи

Карточка объекта

Норма

Ссылки на кадровые документы и начисления

Тревожный признак

Только ФИО и документы — это физические лица

Поведение при увольнении

Норма

Запись остаётся в списке со статусом уволенного

Тревожный признак

Запись исчезает — проверьте отборы списка

FAQ: частые вопросы о справочнике «Сотрудники»

Почему в списке сотрудников не видно уволенных?

В большинстве конфигураций по умолчанию установлен отбор «показывать только работающих». Снимите его через настройку списка (кнопка «Ещё» → «Настроить список») или переключите вариант отображения, если он есть над списком. Уволенные сотрудники не удаляются из базы — они хранятся для корректности отчётности за прошлые периоды.

Можно ли открыть справочник «Сотрудники» без прав кадровика?

Только если у вашей роли есть хотя бы право чтения данных сотрудников. Бухгалтеру обычно достаточно для подбора в документах, кассиру — нет. Если при открытии появляется «Нарушение прав доступа», запросите у администратора роль с правом чтения справочника.

Где справочник сотрудников в 1С:Фреш (облачная 1С)?

Пути те же, что и в коробочных версиях соответствующих конфигураций: в ЗУП — раздел «Кадры», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры». Отличие только в том, что облачный интерфейс обновляется автоматически, поэтому названия разделов всегда соответствуют актуальной редакции.

Один человек работает в двух организациях — как это отражено в справочнике?

Для каждой организации создаётся отдельная запись сотрудника, но обе ссылаются на одно физическое лицо. Поэтому в общем списке вы увидите две строки с одинаковой фамилией и разными организациями — это норма, а не дубль.

Как вывести справочник «Сотрудники» в избранное для быстрого доступа?

Откройте список сотрудников и нажмите значок звезды в заголовке окна или используйте команду «Добавить в избранное» в меню «Ещё». После этого пункт появится в разделе «Избранное» на начальной странице или в панели быстрого доступа.