Где хранятся доверенности в 1С

Под «доверенностями в 1С» обычно понимают два разных объекта: доверенности, выданные организацией своим сотрудникам на получение товаров (типовой документ), и доверенности контрагентов, по которым представители поставщиков и покупателей подписывают документы. Хранятся они в разных местах, и путаница между ними — главная причина вопроса «где искать».

В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) выданные доверенности оформляются документом «Доверенность» или регистрируются в справочнике, а машиночитаемые доверенности (МЧД) для электронного документооборота хранятся в отдельном механизме обмена с ФНС. Место хранения зависит от конфигурации, её версии и того, включён ли ЭДО.

Ниже разобраны конкретные пути в меню, особенности хранения МЧД, файловые вложения и типичные ситуации, когда доверенность «не находится».

Где найти доверенности, выданные сотрудникам

В 1С:Бухгалтерии 8 документ «Доверенность» находится в разделе «Покупки» → «Доверенности». Это журнал документов, где каждая запись — отдельная выданная доверенность с номером, датой, сроком действия, сотрудником-получателем и поставщиком. Через кнопку «Создать» оформляется новая доверенность, которая затем печатается по типовой форме.

В Управлении торговлей 11 и ERP документ расположен в разделе «Закупки» → «Документы закупки» либо доступен через общий список документов: «Главное меню» → «Все функции» → «Документы» → «Доверенность». Если раздел «Все функции» не отображается, его включают через «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду Все функции».

Документ хранится в информационной базе как объект типа «Документ.Доверенность» (в некоторых конфигурациях — «ДоверенностьВыданная»). Это значит, что данные находятся внутри базы 1С, а не в отдельных файлах, и доступны поиском по номеру, дате или контрагенту через стандартные отборы журнала.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» (или «Закупки») и найдите журнал «Доверенности»
2. 2
   Если журнала нет — откройте «Все функции» → «Документы» → «Доверенность»
3. 3
   Установите отбор по периоду, контрагенту или сотруднику
4. 4
   Проверьте, не помечен ли документ на удаление — включите показ помеченных при необходимости

Где хранятся доверенности контрагентов

Доверенности, по которым действуют представители поставщиков и покупателей, учитываются иначе. В типовых конфигурациях они привязаны к карточке контрагента: откройте справочник «Контрагенты», выберите нужную организацию и перейдите по ссылке «Доверенности» в панели навигации формы. Там хранятся номер, дата выдачи, срок действия и данные представителя.

Эти сведения подставляются в печатные формы накладных, актов и УПД — например, в строку «груз принял» или в блок подписи получателя. Если доверенность контрагента не заполнена, печатная форма выводится с пустыми полями или с данными по умолчанию, что при проверке первички вызывает вопросы.

В конфигурациях, где такого подчинённого справочника нет, реквизиты доверенности указывают прямо в документе поступления или реализации — в полях «Доверенность: номер, дата, выдана». Тогда «хранилищем» выступает сам документ, и найти все доверенности можно только отчётом по содержимому этих полей.

Где хранятся машиночитаемые доверенности (МЧД)

Машиночитаемая доверенность — это XML-файл по утверждённому ФНС формату, который используется при электронном документообороте. В 1С МЧД хранится не как обычный документ, а в специализированных объектах механизма ЭДО: в Бухгалтерии и ERP это раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» либо карточка организации/контрагента, где регистрируются действующие доверенности.

Технически данные МЧД сохраняются в регистрах сведений (например, регистры хранения доверенностей и их статусов в составе подсистемы ЭДО) вместе с результатами проверки в распределённом реестре ФНС. Сам файл доверенности при этом может храниться как в базе в виде двоичных данных, так и в томах на диске — это зависит от настройки хранения файлов.

Чтобы увидеть список зарегистрированных МЧД, откройте настройки обмена электронными документами и перейдите к списку доверенностей организации. Там отображаются статусы: действует, отозвана, истёк срок, ожидает регистрации. Если доверенность загружена, но ЭДО-документы всё равно не подписываются, первым делом проверяют именно этот статус.

Где физически хранятся файлы и сканы доверенностей

Отдельный вопрос — прикреплённые файлы: сканы бумажных доверенностей, PDF, XML-файлы МЧД. В 1С есть два режима хранения присоединённых файлов, и от него зависит, где искать данные физически.

Настройка находится в разделе «Администрирование» → «Работа с файлами». Если включён режим «в информационной базе», файлы хранятся внутри базы данных в справочниках присоединённых файлов (например, «ДоверенностьПрисоединенныеФайлы»). Если выбран режим «в томах на диске», в базе лежат только ссылки, а сами файлы — в указанном сетевом или локальном каталоге.

Практическое следствие: при переносе базы через выгрузку .dt файлы из томов на диске не переносятся — их нужно копировать отдельно. Если после переезда на новый сервер сканы доверенностей «пропали», почти всегда причина именно в этом: база переехала, а каталог томов — нет.

Варианты хранения присоединённых файлов

В информационной базе

Файлы надёжно включены в резервную копию, но база быстро растёт в размере при большом числе сканов

В томах на диске

База остаётся компактной, но требуется отдельное резервное копирование каталога и контроль прав доступа к нему

Как настроить учёт доверенностей, если типового не хватает

В небольших организациях часто обходятся без полноценного реестра: доверенности оформляют, но сроки их действия никто не отслеживает. Минимально полезная доработка — напоминания об истечении срока. В конфигурациях с подсистемой взаимодействий это делается через задачи или через отчёт по документам с отбором «срок действия меньше текущей даты».

Если нужен единый реестр доверенностей контрагентов, его ведут в карточках контрагентов и выводят сводным отчётом: список контрагентов, номера и даты доверенностей, сроки. Такой отчёт строится конструктором СКД без доработки конфигурации — по данным подчинённого справочника или по реквизитам документов.

Для самописных и сильно доработанных конфигураций место хранения может отличаться: доверенности иногда реализованы как отдельный справочник или регистр сведений. Универсальный способ найти объект — полнотекстовый поиск по базе (Ctrl+Shift+F в пользовательском режиме) по номеру известной доверенности, либо поиск в конфигураторе по слову «Доверенность» в дереве метаданных.

Как проверить, что доверенность сохранена и доступна

После создания документа убедитесь, что он проведён (или записан, если проведение не предусмотрено) и отображается в журнале без пометки удаления. Откройте печатную форму: номер, дата, срок и данные получателя должны выводиться корректно — это подтверждает, что заполнены все обязательные реквизиты.

Для МЧД критерий правильного хранения — статус в списке доверенностей ЭДО и успешная подпись тестового документа. Для прикреплённых сканов — открытие файла из карточки документа: если файл открывается, связь с хранилищем (базой или томом) работает.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале

Норма

Отображается без пометки удаления, открывается и печатается

Тревожный признак

Не находится поиском или открывается с пустыми реквизитами

МЧД в ЭДО

Норма

Статус «Действует», документы подписываются без ошибок

Тревожный признак

Статус «Не найдена» или ошибка проверки при подписании

Прикреплённые сканы

Норма

Файл открывается из карточки документа

Тревожный признак

Ошибка «файл не найден» — нарушена связь с томом хранения

Часто задаваемые вопросы

Почему в разделе «Покупки» нет журнала «Доверенности»?

Видимость команды зависит от функциональных опций и прав пользователя. Проверьте настройки функциональности в разделе «Администрирование», а также права роли. Обходной путь — открыть документ через «Все функции» → «Документы» → «Доверенность».

Переносятся ли доверенности при обновлении конфигурации?

Да, документы и элементы справочников хранятся в данных, а не в конфигурации, поэтому типовое обновление их не затрагивает. Исключение — редкие случаи переименования объектов метаданных между редакциями, когда требуется штатная процедура перехода.

Где хранится МЧД, загруженная для подписания УПД?

В регистрах подсистемы ЭДО внутри информационной базы, с привязкой к организации и статусом проверки в реестре ФНС. Посмотреть её можно через настройки обмена электронными документами, а не через журнал обычных доверенностей.

Можно ли хранить сканы доверенностей контрагентов в 1С?

Да, через механизм присоединённых файлов: в карточке контрагента или документа есть команда «Присоединённые файлы». Заранее определите режим хранения (в базе или в томах на диске) и включите каталог томов в резервное копирование.

Что делать, если после переезда базы сканы доверенностей не открываются?

Проверьте настройку «Администрирование» → «Работа с файлами»: если использовалось хранение в томах на диске, скопируйте каталог томов на новый сервер и при необходимости обновите путь к тому. Сами записи в базе при этом обычно целы — потерян только доступ к файлам.

Как найти все доверенности с истекающим сроком действия?

Постройте отчёт по документам «Доверенность» с отбором по полю срока действия или используйте универсальный отчёт по справочнику доверенностей контрагентов. В конфигурациях без готового отчёта его собирают в конструкторе СКД без доработки.