Справочники и Данные · 12 мин
Физические лица в 1С: где найти и как работать со справочником
Где найти справочник «Физические лица» в 1С:Бухгалтерии, ЗУП и Управление торговлей. Пути в меню, настройка видимости, типичные ошибки и проверка данных.
Справочник «Физические лица» — один из базовых справочников в любой конфигурации 1С: в нём хранятся данные сотрудников, контактных лиц контрагентов, частных покупателей и подотчётных лиц. Проблема в том, что в разных конфигурациях и даже в разных релизах одной программы этот справочник находится в разных разделах меню, а иногда вообще скрыт настройками интерфейса. Поэтому пользователи регулярно сталкиваются с ситуацией, когда справочник «куда-то пропал».
Наиболее часто справочник ищут в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Управление торговлей. В каждой из этих программ путь к справочнику свой, и логика размещения объясняется ролью физических лиц в учёте: в ЗУП это центральный объект кадрового учёта, в Бухгалтерии — вспомогательный, в Управлении торговлей — часть данных о партнёрах и персонале.
Ниже разобраны конкретные пути к справочнику в основных конфигурациях, способы найти его через поиск, причины, по которым пункт меню может отсутствовать, и правила корректной работы с записями, чтобы не создать дубли и не нарушить связность данных.
Где находится справочник «Физические лица» в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 стандартный путь такой: откройте раздел «Справочники» в левой панели разделов и найдите пункт «Физические лица» в группе «Сотрудники и зарплата» или в общем списке справочников. В зависимости от релиза и настроек панели навигации пункт может располагаться сразу в корне списка либо внутри подгруппы.
Если в разделе «Справочники» пункта нет, раскройте полный список через команду «Все справочники» (обычно ссылка внизу панели навигации раздела) — там перечислены все доступные вашей роли справочники, включая «Физические лица». Отсутствие пункта в кратком меню чаще всего означает, что навигация настроена вручную и часть команд скрыта.
Через справочник физических лиц в Бухгалтерии открываются карточки с личными данными: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адреса. Эти данные подтягиваются в документы начисления зарплаты, доверенности, авансовые отчёты и кадровые приказы в упрощённом кадровом учёте.
Где найти физических лиц в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 справочник физических лиц — один из центральных. Основной путь: раздел «Кадры» → «Физические лица». Здесь ведутся все люди, когда-либо упоминавшиеся в учёте: действующие сотрудники, уволенные, внешние совместители, лица по договорам ГПХ.
Важно понимать разницу между справочниками «Сотрудники» и «Физические лица» в ЗУП. «Физическое лицо» — это человек как таковой (ФИО, документы, ИНН), а «Сотрудник» — это его трудовое отношение с конкретной организацией. У одного физического лица может быть несколько сотрудников: например, основное место работы и внутреннее совместительство, или работа в двух организациях одной группы компаний.
Из карточки физического лица в ЗУП доступны связанные данные: семья, образование, воинский учёт, инвалидность, налоговые вычеты. Изменение ФИО выполняется специальной командой «Изменить ФИО» с указанием даты, чтобы история сохранялась и старые документы не перезаписывались новым значением.
Физические лица в 1С:Управление торговлей и других конфигурациях
В 1С:Управление торговлей 11 физические лица используются в двух ролях: как сотрудники и подотчётные лица и как частные клиенты. Путь к справочнику: раздел «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Физические лица». В некоторых релизах список также доступен из раздела «Продажи» при работе с частными покупателями через карточку партнёра.
В 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP справочник находится в разделе «НСИ и администрирование» в группе кадровых данных. В 1С:Документооборот физические лица лежат в разделе «Справочники» и используются для адресатов корреспонденции и подписантов.
Если вы работаете в нетиповой или сильно доработанной конфигурации, расположение пункта могло измениться. В этом случае надёжнее всего использовать универсальные способы поиска, описанные ниже.
Где искать в разных конфигурациях
Раздел «Справочники» → «Физические лица». Подходит для ведения личных данных сотрудников при упрощённом кадровом учёте.
Раздел «Кадры» → «Физические лица». Полный кадровый учёт, история изменения ФИО, вычеты и льготы.
«НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Физические лица». Сотрудники и частные клиенты.
«НСИ и администрирование» → группа кадровых данных. Ограничение: часть функций зависит от включённых функциональных опций.
Как найти справочник через поиск и «Все функции»
Самый быстрый способ, не зависящий от настроек меню, — глобальный поиск. Нажмите Alt+F или кликните по полю поиска в правой верхней части окна и введите «физические лица». Программа покажет и сам справочник, и документы, и отчёты, где встречается этот термин. Двойной клик по строке справочника откроет список.
Второй универсальный способ — команда «Все функции». Если она не видна, включите её: меню (кнопка с треугольником в левом верхнем углу или «Сервис») → «Параметры» → установите флажок «Отображать команду "Все функции"». После этого в меню появится пункт «Все функции», где в ветке «Справочники» перечислены абсолютно все справочники конфигурации, включая «Физические лица».
Почему пункт «Физические лица» может отсутствовать в меню
Если справочник не находится ни в разделе, ни в поиске, причин обычно три. Первая — настройки панели навигации: администратор или сам пользователь ранее скрыл команду. Решается через кнопку настройки навигации (шестерёнка или «Настройка навигации» в разделе), где пункт можно вернуть в видимую часть.
Вторая причина — права доступа. Если у вашей роли нет прав на просмотр справочника «Физические лица», пункт меню не отображается, а через «Все функции» справочник либо не откроется, либо откроется пустым. Это типично для ролей кассира, менеджера по продажам в ограниченных настройках. Вопрос решается с администратором 1С: ему нужно проверить профиль группы доступа.
Третья причина — функциональные опции. Например, в Бухгалтерии при отключённом учёте зарплаты и сотрудников часть связанных справочников скрывается. Проверьте: «Администрирование» → «Параметры учёта» или «Настройки» → включите учёт сотрудников и зарплаты, если он нужен.
Как выбрать действие
Как правильно работать с карточкой физического лица
При создании нового физического лица заполняйте данные последовательно: ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС. ИНН и СНИЛС вводите без пробелов и лишних символов — программа проверяет контрольные суммы, и ошибка в одной цифре всплывёт при сдаче отчётности в самый неподходящий момент.
Перед созданием новой записи обязательно проверьте, нет ли этого человека уже в базе. Воспользуйтесь поиском по списку: введите фамилию в строку поиска списка справочника. В ЗУП при записи нового физического лица программа сама показывает похожие записи по совпадению ФИО и даты рождения — не игнорируйте эти подсказки.
Документы удостоверяющие личность, адреса и контакты хранятся в табличных частях или связанных регистрах сведений карточки. Изменение паспорта оформляйте добавлением новой записи с датой, а не перезаписью старой, если конфигурация поддерживает историю — это критично для кадровых документов и персонифицированной отчётности.
Проверка данных и устранение дублей
После того как справочник найден, полезно провести ревизию записей. Отсортируйте список по наименованию и просмотрите соседние строки: дубли часто отличаются одной буквой, наличием отчества или лишним пробелом. В ЗУП есть штатные механизмы объединения дублей: карточка физического лица → «Ещё» → «Объединить дубли» (название команды зависит от релиза). При объединении все ссылки из документов перенаправляются на одну запись.
Для проверки корректности заполнения используйте отчёты. В ЗУП — «Штатные сотрудники» и отчёты по персональным данным, в Бухгалтерии — справки о сотрудниках. Если в отчёте человек отсутствует, хотя в справочнике есть, проверьте, заведён ли для него сотрудник и оформлен ли приём на работу.
Как проверить результат
Список открывается, записи отображаются, поиск по фамилии работает
Список пустой или команда недоступна — проверяйте права и отборы списка
Человек подставляется в документы начисления и кадровые приказы
В документе человек не выбирается — вероятно, нет записи «Сотрудник» для этого физического лица
На одного человека одна карточка физического лица
Несколько карточек с похожими ФИО — требуется объединение дублей
ИНН и СНИЛС проходят проверку контрольных чисел
Программа подсвечивает поля красным — данные введены с ошибкой
FAQ
Чем справочник «Физические лица» отличается от справочника «Сотрудники»?
«Физическое лицо» описывает человека как личность: ФИО, документы, ИНН, дату рождения. «Сотрудник» — это запись о трудовом отношении конкретного физического лица с конкретной организацией. Одно физическое лицо может иметь несколько записей сотрудников (совместительство, работа в разных организациях базы), но карточка физического лица у него одна.
Почему в списке физических лиц нет человека, которому начисляют зарплату?
Скорее всего, в списке установлен отбор или применён фильтр по организации. Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и снимите все отборы. Вторая возможная причина — у вас ограничены права на уровне записей: администратор может настроить доступ только к сотрудникам определённых подразделений или организаций.
Можно ли удалить физическое лицо, которое ошибочно завели дважды?
Прямое удаление не рекомендуется, если на запись ссылаются документы. Правильный путь — объединить дубли штатной обработкой (в ЗУП это делается из карточки физического лица), чтобы все ссылки перенаправились на одну запись. Если документов нет совсем, пометьте лишнюю запись на удаление и выполните «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов».
Как изменить фамилию сотрудника после замужества, чтобы старые документы не пострадали?
Используйте специальную команду в карточке физического лица — «Изменить ФИО» (в ЗУП и Бухгалтерии она доступна по кнопке «Ещё» или отдельной ссылкой). Укажите новое ФИО и дату, с которой оно действует. Программа сохранит историю: документы до этой даты будут показывать старую фамилию, после — новую. Простое исправление поля перезапишет значение во всех периодах.
Почему кнопка «Все функции» не отображается в меню?
Она отключена в настройках по умолчанию. Откройте главное меню приложения → «Сервис» → «Параметры» и установите флажок «Отображать команду "Все функции"». Учтите, что в некоторых базах администратор может запретить эту команду на уровне прав — тогда пункт появится в меню, но не откроется.
Где хранятся паспортные данные физического лица и как их посмотреть?
Паспортные данные хранятся не в самом справочнике, а в связанном регистре сведений «Документы физических лиц». Открываются они из карточки физического лица — по ссылке «Документы» или «Личные данные» (зависит от конфигурации). Там же ведётся история: при замене паспорта добавляется новая запись с датой, а старая сохраняется.
Что важно запомнить
Справочник «Физические лица» в Бухгалтерии ищите в разделе «Справочники», в ЗУП — в разделе «Кадры», в УТ и ERP — в «НСИ и администрирование». Универсальный способ — поиск по Alt+F или команда «Все функции». Если пункт не отображается, проверяйте настройки навигации, права доступа и функциональные опции. Работая с записями, избегайте дублей и используйте штатную команду изменения ФИО с датой.