Как добавить фирму в 1С 8.3 Базовая как новую организацию

Добавление новой организации в 1С 8.3 — типовая задача, которая возникает, когда компания открывает второе юридическое лицо, регистрирует ИП или начинает вести учет по дочерней структуре. В базовых версиях конфигураций (Бухгалтерия предприятия 8.3, Управление нашей фирмой и другие) это делается через штатный справочник «Организации» без привлечения программиста.

Важно сразу различать два разных действия: добавление новой организации внутри существующей информационной базы и создание новой информационной базы под отдельную фирму. В этой статье разбирается первый вариант — новая фирма как элемент справочника в уже работающей базе. Второй вариант потребуется, только если базовая версия конфигурации не поддерживает учет нескольких организаций.

Ниже описан полный порядок действий: от проверки ограничений базовой версии до заполнения учетной политики и проверки, что документы корректно формируются от имени новой фирмы.

Проверьте ограничения базовой версии перед началом

Ключевая особенность базовых версий 1С — ограничение на количество организаций в одной информационной базе. В «1С:Бухгалтерии 8.3 Базовая» учет ведется только по одной организации (или одному ИП). Технически второй элемент в справочник «Организации» может не добавиться, либо программа откажется проводить документы по второй фирме.

Если ваша базовая конфигурация допускает несколько организаций (это зависит от конкретного прикладного решения — например, «Управление нашей фирмой» в базовой поставке имеет свои ограничения), новая фирма добавляется штатно. Если нет — есть два рабочих пути: обновление до версии ПРОФ или создание отдельной информационной базы для новой фирмы.

Маршрут решения

Как выбрать действие

В базе уже ведется одна фирма и нужна вторая в Бухгалтерии БазоваяСоздайте отдельную информационную базу или перейдите на версию ПРОФ — в Базовой учет двух организаций недоступен

Конфигурация допускает несколько организацийДобавьте фирму через справочник «Организации» и настройте учетную политику

Новая фирма — это обособленное подразделение, а не отдельное юрлицоНе создавайте новую организацию — используйте механизм подразделений в карточке существующей

Подготовьте данные новой организации

Прежде чем открывать программу, соберите полный комплект реквизитов. Это ускорит ввод и исключит ошибки, которые потом придется исправлять в уже выставленных документах.

Минимальный набор данных:

• полное и сокращенное наименование организации точно по уставным документам;
• ИНН и КПП (для ИП — только ИНН);
• ОГРН (или ОГРНИП для предпринимателя);
• юридический и фактический адрес;
• данные руководителя и главного бухгалтера (ФИО, должность);
• банковские реквизиты: расчетный счет, банк, БИК, корреспондентский счет;
• система налогообложения (ОСНО, УСН и т.д.) и код налогового органа.

Для ИП вместо КПП указывается признак «Индивидуальный предприниматель» — программа сама скорректирует состав полей. Если фирма плательщик НДС, понадобится также определиться с моментом определения налоговой базы — это задается в учетной политике на следующем шаге.

Добавьте организацию через справочник

Непосредственно создание новой фирмы занимает несколько минут. Порядок действий одинаков для большинства типовых конфигураций на платформе 8.3.

1. 1
   Откройте раздел «Главное» (в некоторых конфигурациях — «Справочники» или «НСИ и администрирование»)
2. 2
   Перейдите в справочник «Организации»
3. 3
   Нажмите кнопку «Создать»
4. 4
   Выберите вид организации: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель»
5. 5
   Введите ИНН — при подключенном интернет-заполнении программа подтянет наименование, адрес и ОГРН автоматически
6. 6
   Проверьте и дополните реквизиты: КПП, адреса, подписантов
7. 7
   Перейдите на вкладку «Банковские счета» и добавьте расчетный счет
8. 8
   Нажмите «Записать и закрыть»

Функция автозаполнения по ИНН работает при наличии интернет-поддержки (действующего договора ИТС или регистрации базовой версии на портале 1С). Если автозаполнение недоступно, все поля вводятся вручную — это не влияет на дальнейшую работу, просто требует большей внимательности.

После записи карточки проверьте, что новая организация появилась в списке справочника и отображается в поле выбора организации в документах. Если в документах поле «Организация» не появилось, а раньше его не было — значит, ранее в базе была одна фирма, и программа скрывала это поле за ненадобностью. После добавления второй оно станет видимым и обязательным.

Настройте учетную политику и параметры новой фирмы

Созданная организация без учетной политики — это пустая оболочка: документы проводиться не будут или будут проводиться с ошибками. Учетная политика задается индивидуально для каждой организации в базе.

Откройте карточку новой фирмы и перейдите по ссылке «Учетная политика» (или через «Главное» → «Налоги и отчеты» → вкладка «Учетная политика» с выбором нужной организации). Укажите систему налогообложения, метод оценки запасов, порядок признания расходов и другие параметры, соответствующие реальной политике фирмы. Период действия настройки укажите с даты начала ведения учета в программе.

Дополнительно проверьте раздел «Налоги и отчеты» для новой организации: код налогового органа, ставки, применяемые льготы. Если фирма на УСН, убедитесь, что выбран правильный объект налогообложения — «доходы» или «доходы минус расходы», так как от этого зависят все регистры налогового учета.

Проверьте результат и первые документы

Корректность настройки проверяется на тестовом документе. Создайте, например, «Счет на оплату покупателю» от имени новой организации и выведите печатную форму.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счета или акта

Норма

В шапке указаны наименование, ИНН, КПП и банковские реквизиты новой фирмы

Тревожный признак

Подставляются реквизиты старой организации или поля пустые

Нумерация документов

Норма

У новой организации своя нумерация, не конфликтующая с первой фирмой

Тревожный признак

Документы новой фирмы продолжают нумерацию старой

Проведение документа

Норма

Документ проводится без сообщений об отсутствии учетной политики

Тревожный признак

Ошибка «Не заполнена учетная политика» или «Не указана организация»

Отчеты (например, ОСВ)

Норма

В отборе доступна новая организация, данные по ней формируются отдельно

Тревожный признак

Новая фирма отсутствует в отборе или данные смешиваются

Если печатная форма выводится с правильными реквизитами и документ проводится, настройка завершена. После этого имеет смысл сразу ввести начальные остатки по новой фирме, если она уже вела деятельность до старта учета в 1С, — через помощник ввода остатков в разделе «Главное».

Альтернатива: отдельная информационная база

Если базовая версия не позволяет вести две организации в одной базе, создайте для новой фирмы отдельную информационную базу. Это делается через стартовое окно 1С: кнопка «Добавить» → «Создание новой информационной базы» → выбор шаблона конфигурации из каталога шаблонов.

Плюс отдельной базы — полная изоляция данных: нумерация, отчеты, обмены с банками и ЭДО настраиваются независимо. Минус — придется переключаться между базами, а консолидированные отчеты по двум фирмам получить штатно не выйдет. Также учтите, что для файловых баз каждая база хранится в своем каталоге, и резервное копирование настраивается для каждой отдельно.

Сравнение вариантов

Вторая организация в той же базе

Подходит, если конфигурация поддерживает мультиорганизационный учет. Общие справочники контрагентов и номенклатуры, сводные отчеты. Недоступно в Бухгалтерии 8.3 Базовая

Отдельная информационная база

Единственный вариант для Бухгалтерии Базовая. Полная изоляция данных, но нет общих справочников и сводной отчетности, двойная работа по обновлению

Переход на версию ПРОФ

Снимает ограничение на число организаций и добавляет многопользовательский режим. Оправдан при росте числа фирм и пользователей

Типичные ошибки при добавлении фирмы

Отдельная частая ситуация — пользователь добавляет обособленное подразделение как новую организацию. Это неверно: подразделение не является самостоятельным юридическим лицом и оформляется внутри карточки основной организации, иначе нарушится отчетность по НДФЛ и страховым взносам.

Частые вопросы

Можно ли в 1С Бухгалтерии 8.3 Базовая вести две организации в одной базе?

Нет. Базовая версия Бухгалтерии 8.3 рассчитана на учет только одной организации или одного ИП. Для учета нескольких фирм в одной базе требуется версия ПРОФ или КОРП, либо создается вторая отдельная информационная база.

Почему после добавления второй фирмы в документах не появляется поле «Организация»?

Обычно причина обратная: поле появляется именно после добавления второй организации, а с одной фирмой оно скрыто. Если поле не отображается, проверьте, записана ли карточка новой организации, и обновите форму документа. Также убедитесь, что конфигурация вообще поддерживает несколько организаций.

Что делать, если автозаполнение по ИНН не работает?

Автозаполнение требует подключения к сервисам 1С (регистрация на портале или договор ИТС) и доступа в интернет. Если сервис недоступен, введите все реквизиты вручную по выписке из ЕГРЮЛ — на дальнейшую работу программы это не влияет.

Нужно ли заново заводить контрагентов и номенклатуру для новой фирмы?

Нет, если обе организации находятся в одной базе: справочники контрагентов и номенклатуры общие для всех организаций. Заводить заново придется только организационно-зависимые данные — банковские счета, учетную политику, договоры с указанием стороны.

Как указать руководителя новой организации для печатных форм?

В карточке организации перейдите по ссылке «Ответственные лица» (или «Подписи») и добавьте руководителя и главного бухгалтера с указанием периода действия полномочий. Именно отсюда ФИО и должности подставляются в счета, акты и счета-фактуры.

Можно ли перенести данные из базы первой фирмы в базу новой?

Да, штатно доступна выгрузка справочников через встроенную обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» или через универсальный обмен. Переносятся контрагенты, номенклатура, договоры. Документы и остатки переносить между базами разных юрлиц обычно не требуется — по новой фирме остатки вводятся отдельно.