Для чего предназначен справочник Номенклатура в 1С

Справочник «Номенклатура» — центральный список товаров, материалов, продукции, работ и услуг, с которыми работает организация. Каждая позиция, которая фигурирует в документах закупки, продажи, производства или складского учёта, должна быть заведена в этом справочнике: без карточки номенклатуры нельзя провести поступление, реализацию, перемещение или списание.

Практическая роль справочника шире, чем просто «список товаров». В карточке хранятся единицы измерения, вид номенклатуры, ставка НДС, признаки учёта по характеристикам и сериям, счета бухгалтерского учёта. От корректности этих данных зависит, как программа сформирует проводки, рассчитает себестоимость и заполнит отчёты. Ошибка в карточке тиражируется во все документы, где используется позиция.

Справочник присутствует во всех основных конфигурациях: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:УНФ. Структура карточки различается, но назначение идентично — обеспечить единый, нормализованный перечень позиций для всего учёта предприятия.

Какие задачи решает справочник

Первая задача — унификация. Когда менеджер оформляет реализацию, он не вписывает название товара вручную, а выбирает позицию из справочника. Это исключает ситуацию, когда один и тот же товар фигурирует в базе как «Кирпич М-150», «кирпич м150» и «Кирпич красный М150» — три разные строки разрушили бы аналитику продаж и складские остатки.

Вторая задача — передача учётных параметров в документы. Из карточки номенклатуры в документ автоматически подставляются единица измерения, ставка НДС, статья затрат, счёт учёта. Если в карточке указан счёт 41 вместо 10, все поступления этой позиции попадут на товары, а не на материалы — и бухгалтеру придётся исправлять проводки вручную.

Третья задача — аналитика. Отчёты по продажам, валовой прибыли, складским остаткам и оборачиваемости строятся в разрезе номенклатуры и её групп. Грамотно построенная иерархия папок справочника позволяет анализировать ассортимент по категориям без дополнительной обработки данных.

Что хранится в карточке номенклатуры

Состав реквизитов зависит от конфигурации, но базовый набор схож. Наименование — рабочее название позиции; часто есть отдельное полное наименование для печатных форм. Артикул — внутренний код позиции, по которому удобно искать товар и сверяться с каталогами поставщиков. Единица измерения — штуки, килограммы, метры, упаковки; в торговых конфигурациях можно задать несколько единиц с коэффициентами пересчёта.

Вид номенклатуры — ключевой классификатор. Он определяет тип позиции (товар, материал, продукция, услуга, работа) и через него в ряде конфигураций настраиваются счета учёта и шаблоны заполнения. Ставка НДС подставляется в документы и влияет на книгу покупок и продаж.

Дополнительно карточка может содержать штрихкоды, страну происхождения и номер ГТД для импортных товаров, признаки учёта по характеристикам и сериям, вес и объём для логистики, сроки годности, а также произвольные дополнительные реквизиты и сведения, которые администратор добавляет под нужды компании.

Как создать и заполнить карточку

Новая позиция создаётся из раздела справочников: в 1С:Бухгалтерии это «Справочники → Номенклатура», в управленческих конфигурациях — раздел «НСИ и администрирование» или «Закупки». Перед созданием убедитесь, что такой позиции ещё нет: воспользуйтесь поиском по наименованию и артикулу, чтобы не плодить дубли.

Заполняйте карточку последовательно: сначала вид номенклатуры (он может подтянуть настройки по умолчанию), затем наименование, артикул, единицу измерения и ставку НДС. Если товар учитывается по характеристикам или сериям, включите соответствующие признаки до того, как по позиции начнут оформлять документы.

1. 1
   Откройте справочник Номенклатура и проверьте поиском, что позиции ещё нет
2. 2
   Выберите группу (папку) соответствующей категории
3. 3
   Создайте элемент и укажите вид номенклатуры
4. 4
   Заполните наименование, артикул, единицу измерения, ставку НДС
5. 5
   При необходимости включите учёт по характеристикам и сериям
6. 6
   Запишите карточку и проверьте подстановку в тестовом документе

Массовая загрузка

Если позиций много, используйте штатную загрузку из табличного документа (Excel): в большинстве конфигураций есть обработка «Загрузка данных из файла». Подготовьте файл с колонками наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры. Перед загрузкой в рабочую базу проверьте результат на копии — исправлять тысячи некорректных карточек вручную трудоёмко.

Виды номенклатуры и счета учёта

Вид номенклатуры — не просто ярлык. В 1С:Бухгалтерии счета учёта настраиваются в регистре «Счета учёта номенклатуры» и могут задаваться для конкретной позиции, группы, вида номенклатуры или склада. Программа выбирает наиболее приоритетную запись: сначала ищет настройку для конкретного элемента, затем для группы, вида и общую настройку.

Типовая логика: товары для перепродажи — счёт 41, материалы — 10, готовая продукция — 43, товары в рознице — 41 с аналитикой по складам. Услуги и работы не имеют складского учёта, поэтому для них важен не счёт запасов, а настройка отражения выручки и затрат.

Характеристики, серии и упаковки

Характеристики нужны, когда один товар существует в нескольких модификациях: одежда по размерам и цветам, кабель по сечениям, краска по оттенкам. Вместо создания десятков отдельных карточек заводится одна позиция с включённым признаком учёта по характеристикам, а модификации оформляются как характеристики этой позиции. Остатки, цены и документы ведутся в разрезе характеристик.

Серии применяются для партионного учёта: лекарства, продукты питания, стройматериалы с номерами партий. При включённом учёте по сериям программа требует указывать серию в приходных и расходных документах, что обеспечивает прослеживаемость и контроль сроков годности.

Упаковки позволяют оформлять документы в коробах, паллетах и других тарных единицах с автоматическим пересчётом в базовую единицу хранения. Коэффициент пересчёта задаётся в карточке упаковки.

Маршрут решения

Как выбрать структуру учёта

Товар имеет модификации (размер, цвет, объём)Используйте одну карточку с характеристиками вместо отдельных позиций

Нужно отслеживать партии и сроки годностиВключите учёт по сериям до начала оформления документов

Позиция продаётся и поштучно, и упаковкамиНастройте упаковки с коэффициентами пересчёта

Позиция — услуга или работаВыберите соответствующий вид номенклатуры без складского учёта

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая проблема — дубли позиций. Они возникают при ручном вводе без предварительного поиска и при загрузках из разных источников. Дубли дробят остатки, искажают аналитику продаж и мешают инвентаризации. Периодически запускайте штатную обработку поиска и удаления дублей (в типовых конфигурациях она есть в разделе администрирования), объединяя дубли с заменой во всех документах.

Вторая ошибка — неправильный вид номенклатуры или счёт учёта, обнаруженный после того, как по позиции уже прошли документы. Исправление требует перепроведения документов или корректировочных операций, поэтому на этапе внедрения стоит выверить настройки на небольшом тестовом наборе позиций.

Третья ошибка — смешение товаров и услуг в одной группе без различения видов. При обмене данными между конфигурациями (например, УТ и Бухгалтерия) это приводит к некорректной выгрузке документов и ошибкам при проведении на стороне бухгалтерии.

Как проверить корректность настройки

После создания или изменения карточек выполните контрольную проверку на тестовом документе. Создайте черновик поступления или реализации, выберите позицию и убедитесь, что подставились правильная единица измерения, ставка НДС и счёт учёта. Проведите документ и посмотрите движения по регистрам и проводки.

Для массовой проверки используйте отчёты: остатки на складах в разрезе номенклатуры покажут позиции без движений и дубли, а оборотно-сальдовая ведомость по счетам 10, 41, 43 поможет выявить позиции, попавшие не на те счета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка реквизитов в документ

Норма

Единица измерения, НДС и счёт учёта заполняются автоматически и корректно

Тревожный признак

Поля пустые или подставляются неверные значения

Проводки документа

Норма

Позиция отражается на ожидаемом счёте (10, 41, 43)

Тревожный признак

Суммы попадают на неподходящий счёт

Остатки по складу

Норма

Остаток по позиции сходится с фактическим

Тревожный признак

Остаток раздроблен по дублям или характеристикам без необходимости

Отчёт по продажам

Норма

Позиция входит в нужную группу аналитики

Тревожный признак

Позиция выпадает из категории или дублируется

FAQ

Чем номенклатура отличается от товара в 1С?

«Товар» — бытовое название позиции, а «номенклатура» — техническое имя справочника, который включает не только товары, но и материалы, продукцию, работы и услуги. В документах всегда используется ссылка на элемент справочника Номенклатура независимо от типа позиции.

Можно ли удалить позицию номенклатуры, по которой есть документы?

Физически удалить такую позицию нельзя — программа не даст этого сделать из-за ссылок в документах. Можно пометить её на удаление, но она останется в базе до специальной обработки удаления помеченных объектов. Практичнее не удалять, а исключать позицию из использования, например, перенося в служебную папку «Архив».

Как объединить дубли позиций без потери документов?

Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования. Она находит похожие элементы по заданным правилам и заменяет все ссылки на выбранный «правильный» элемент во всех документах и регистрах. Перед запуском сделайте резервную копию базы.

Где настраиваются счета учёта номенклатуры в 1С:Бухгалтерии?

В регистре «Счета учёта номенклатуры», доступном из карточки позиции или через раздел справочников. Настройку можно задать для конкретного элемента, группы, вида номенклатуры, склада или организации в целом; программа применяет наиболее детальную подходящую запись.

Нужно ли заводить услуги в справочнике Номенклатура?

Да. Услуги и работы оформляются как позиции номенклатуры с соответствующим видом. Это позволяет выбирать их в актах, счетах и реализациях, вести аналитику продаж услуг и корректно формировать печатные формы.

Что делать, если по позиции уже есть движения, а нужно включить характеристики?

Прямое включение учёта по характеристикам для позиции с движениями обычно ограничено или требует корректировки остатков. Безопасный путь — создать новую позицию с характеристиками, списать остатки со старой и оприходовать на новую документом ввода остатков или перемещения, после чего использовать новую карточку.