Справочники и Данные · 10 мин
Для чего используется номенклатура в 1С
Номенклатура в 1С: что это, для чего используется справочник, как настроить виды номенклатуры, характеристики, единицы измерения и избежать типичных ошибок.
Номенклатура в 1С — это центральный справочник, в котором хранится информация обо всех товарах, материалах, услугах и работах, с которыми работает организация. Без корректно заполненной номенклатуры невозможно оформить ни один документ: ни поступление товара, ни реализацию, ни счёт на оплату, ни производственную операцию. Любая строка любого документа ссылается на элемент этого справочника.
От качества ведения номенклатуры зависят остатки на складах, себестоимость, цены, отчёты по продажам и даже корректность налогового учёта. Дубли позиций, неверные виды номенклатуры или перепутанные единицы измерения приводят к «разъезжающимся» остаткам, ошибкам в себестоимости и проблемам при инвентаризации.
В статье разберём, какие задачи решает справочник номенклатуры, как устроены его ключевые реквизиты, чем отличаются товары от услуг в учёте, как настроить характеристики и упаковки и каких ошибок стоит избегать при заполнении.
Какие задачи решает справочник номенклатуры
Главная функция номенклатуры — дать каждой позиции учёта уникальную «карточку», на которую ссылаются все документы. Когда менеджер оформляет реализацию, складской учёт списывает остатки именно по этой карточке, бухгалтерия видит выручку по конкретной позиции, а отчёт по продажам группирует данные по ней же.
Вторая задача — разделение учёта по типам позиций. Товары учитываются на складе количественно и участвуют в расчёте себестоимости, услуги — нет: для них важны только суммы продаж и затрат. Материалы уходят в производство, а комплектующие могут входить в состав наборов. Если тип выбран неверно, программа либо не даст провести документ, либо исказит учёт.
Третья задача — аналитика. Продажи, закупки, маржинальность, оборачиваемость склада — все эти показатели строятся по данным номенклатуры. Чем аккуратнее структура справочника (группы, виды, свойства), тем полезнее отчёты.
Из чего состоит карточка номенклатуры
Стандартная карточка содержит наименование (и полное наименование для печатных форм), артикул, единицу измерения, вид номенклатуры, ставку НДС и группу справочника. В зависимости от конфигурации добавляются штрихкоды, производитель, вес, объём, страна происхождения и номер ГТД для импортных товаров.
Реквизит «Вид номенклатуры» — самый важный. Он определяет тип позиции (товар, услуга, материал), счета учёта, которые будут подставляться в документы, и настройки вроде обязательности характеристик или серий. Менять вид у уже использованной в документах позиции следует осторожно: это может повлиять на отчётность.
Отдельный блок — коды классификаторов: ОКПД2, ТН ВЭД, коды для маркированных товаров. Они нужны для электронных документов, УПД, маркировки и таможенного учёта. Заполнять их стоит до начала обмена ЭДО, иначе документы будут уходить с пустыми или неверными кодами.
Товары, услуги и материалы: в чём разница в учёте
Товары и материалы — складские позиции: по ним ведётся количественный учёт, рассчитывается себестоимость при списании, они попадают в отчёты по остаткам. Разница между ними условна и задаётся видом номенклатуры: товары обычно перепродаются, материалы расходуются в производстве или на хозяйственные нужды.
Услуги и работы не имеют остатков на складе. Для них в документах указывается количество формально, а учёт ведётся только в суммовом выражении. Если услугу ошибочно завести как товар, в отчётах по складу появятся «виртуальные» остатки, которые придётся вычищать корректировками.
Сравнение типов номенклатуры
Складской учёт, себестоимость, остатки. Подходит для всего, что физически хранится и перепродаётся.
Тоже складской учёт, но списание идёт в затраты или производство, а не в реализацию.
Только суммовой учёт, без остатков. Нельзя оприходовать на склад и нельзя «зарезервировать».
Продаётся как одна позиция, но по складу списываются составляющие. Требует настройки варианта комплектации.
Характеристики, серии и упаковки
Когда нужны характеристики
Характеристики позволяют вести один товар в нескольких модификациях: размер, цвет, объём, мощность. Вместо десяти карточек «Футболка белая S», «Футболка белая M» и так далее создаётся одна позиция «Футболка» с характеристиками. Остатки, цены и штрихкоды при этом ведутся по каждой характеристике отдельно.
Характеристики включаются на уровне вида номенклатуры. Важно определиться заранее: если товар уже заведён без характеристик и по нему есть движения, переход на учёт по характеристикам потребует корректировки остатков.
Серии и сроки годности
Серии нужны для товаров с партийным учётом: лекарства, продукты, косметика. Серия фиксирует номер партии и срок годности, что позволяет списывать товар по FEFO (первым уходит тот, у кого раньше истекает срок) и находить остатки конкретной партии при отзыве.
Упаковки и единицы измерения
Если товар закупается коробами, а продаётся штуками, настраиваются упаковки с коэффициентом пересчёта. Например, базовая единица — штука, упаковка «короб» содержит 12 штук. В документах можно указывать любую единицу, программа пересчитает количество автоматически. Ошибка в коэффициенте — частая причина расхождений остатков, поэтому коэффициент проверяют по факту, взвесив или пересчитав одну упаковку.
- 1Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (или «Справочники» → «Номенклатура») и нажмите «Создать».
- 2Выберите вид номенклатуры с нужным типом: товар, услуга, материал.
- 3Заполните наименование, артикул, единицу измерения и ставку НДС.
- 4При необходимости включите характеристики, серии или упаковки и заполните их.
- 5Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе: остатки и счета учёта должны подставляться корректно.
Как номенклатура связана с ценами, складами и отчётами
Цены в 1С не хранятся внутри карточки — они регистрируются документом «Установка цен номенклатуры» по видам цен (закупочная, розничная, оптовая). Одна позиция может иметь несколько цен одновременно, а в документы подставляется та, что выбрана в соглашении с клиентом или в настройках документа.
Остатки по номенклатуре хранятся в разрезе складов, а при включённых характеристиках и сериях — ещё и в их разрезе. Отчёты «Остатки товаров», «Ведомость по товарам на складах», «Анализ доступности» строятся целиком на данных номенклатуры и её движений.
Для анализа продаж используются дополнительные реквизиты и свойства: бренд, категория, сезонность. Если заполнять их при создании позиции, позже можно строить ABC/XYZ-анализ и отчёты по маржинальности в нужных разрезах без ручной доработки данных.
Типичные ошибки при ведении номенклатуры
Самая распространённая проблема — дубли. Один и тот же товар заводится несколько раз с разным написанием («Кабель HDMI 2м», «Кабель HDMI 2 м.», «кабель hdmi 2 метра»), остатки дробятся, себестоимость считается по каждому дублю отдельно, а отчёты искажаются. Перед созданием новой позиции всегда ищите по артикулу, штрихкоду и фрагменту наименования.
Вторая ошибка — неверный вид номенклатуры или единица измерения, выбранные «на скорую руку». Исправить их после появления движений сложнее, чем заполнить правильно сразу. Третья — игнорирование ставки НДС в карточке: документы тогда требуют ручного исправления налога в каждой строке.
Как проверить, что номенклатура ведётся правильно
Периодически полезно проводить ревизию справочника: искать дубли через сравнение наименований и штрихкодов, проверять позиции без движений за длительный период и сверять остатки по отчёту с фактическим наличием на складе. В типовых конфигурациях есть штатные средства поиска и объединения дублей.
Объединение дублей — операция, требующая осторожности: программа заменяет ссылки во всех документах с дубля на основную позицию. Перед объединением сделайте резервную копию базы и убедитесь, что у объединяемых позиций совпадают единицы измерения и виды номенклатуры.
Как проверить результат
Каждому товару соответствует одна карточка
Находится несколько похожих позиций с движениями
Только реальные товары, услуг в отчёте нет
Услуги «висят» на складе, есть отрицательные остатки
Цена, НДС и счета учёта подставляются автоматически
Поля приходится заполнять вручную в каждой строке
Частые вопросы
Чем номенклатура отличается от вида номенклатуры?
Номенклатура — это конкретная позиция (товар или услуга), а вид номенклатуры — шаблон настроек: тип позиции, счета учёта, использование характеристик и серий. Один вид объединяет множество позиций с одинаковыми правилами учёта.
Можно ли удалить неиспользуемую позицию?
Если по позиции нет ни одного документа, её можно пометить на удаление и удалить через «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, удаление невозможно — используйте пометку на удаление как признак архивности, чтобы позиция не предлагалась при подборе.
Нужно ли заводить услуги в номенклатуре?
Да. Услуги оформляются теми же документами реализации, и для отчётов по продажам и выручке каждая услуга должна быть отдельной позицией с типом «Услуга». Количественного складского учёта по ним не ведётся.
Что делать, если один товар приходит от поставщиков под разными названиями?
Заведите одну карточку номенклатуры, а разные наименования поставщиков регистрируйте в механизме «Номенклатура партнёров» (в УТ, КА, ERP). Тогда поступления будут корректно привязываться к вашей позиции, а остатки не раздробятся.
Как найти и убрать дубли номенклатуры?
В типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит похожие элементы по выбранным реквизитам и заменяет ссылки во всех документах на основную позицию. Перед запуском сделайте копию базы.
Влияет ли номенклатура на налоговый учёт?
Да. Ставка НДС из карточки подставляется в документы и счета-фактуры, коды ТН ВЭД и страна происхождения нужны для импортного НДС и прослеживаемости, а вид номенклатуры определяет счета бухгалтерского учёта, на которые попадают проводки.
Что важно запомнить
Номенклатура — основа всего учёта в 1С: документы, остатки, цены, себестоимость и отчёты строятся на ней. Правильно выбирайте вид номенклатуры, не допускайте дублей, аккуратно настраивайте характеристики и упаковки, а перед массовыми изменениями делайте резервную копию.