Справочники и Данные · 11 мин
Что такое номенклатура в 1С и как с ней работать
Номенклатура в 1С — что это такое, какие виды позиций бывают, как правильно создать и настроить карточку, типичные ошибки и способы проверки результата.
Номенклатура в 1С — это центральный справочник, в котором хранятся все товары, материалы, услуги, работы и продукция, с которыми работает организация. Каждая продажа, закупка, перемещение между складами и производственная операция в программе ссылается на элементы этого справочника, поэтому от качества его заполнения зависит корректность учёта в целом.
Если карточка номенклатуры настроена неправильно — например, указан неверный вид номенклатуры или ставка НДС — ошибки «разъедутся» по документам: неправильно посчитается себестоимость, некорректно сформируется книга покупок и продаж, исказятся отчёты по остаткам. Поэтому разобраться в устройстве справочника стоит до начала активной работы.
В разных конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия) справочник выглядит немного по-разному, но логика общая: есть базовые реквизиты, виды номенклатуры, единицы измерения, характеристики и серии. Ниже разберём каждый элемент и покажем, как создать позицию без ошибок.
Что входит в справочник «Номенклатура»
Справочник «Номенклатура» объединяет всё, что компания покупает, продаёт, производит или использует в работе. В одну базу могут входить тысячи и сотни тысяч позиций: от канцелярских скрепок до комплексных услуг по монтажу оборудования. Для удобства позиции группируют в папки (иерархические группы) — например, «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги».
Каждая карточка содержит набор реквизитов: наименование, артикул, вид номенклатуры, единицу измерения, ставку НДС, страну происхождения, производителя, штрихкоды. В торговых конфигурациях добавляются цены (обычно через отдельный регистр), остатки на складах, картинки и описания для печатных форм и сайтов.
Важно понимать: справочник хранит только «паспорт» позиции. Движения — приходы, расходы, резервы — фиксируются документами и регистрами, а не в самой карточке. Поэтому удаление или переименование элемента влияет на все документы, где он использован.
Виды номенклатуры: товары, услуги, материалы и работы
Вид номенклатуры — ключевой реквизит, определяющий поведение позиции в учёте. Типовые виды: товар (покупается и перепродаётся), материал (списывается в производство или на расходы), продукция (результат собственного производства), услуга и работа (не имеют складских остатков), набор и комплект.
От вида зависит, ведётся ли по позиции складской учёт, как считается себестоимость, какие счета учёта подставляются в документы. Например, услуга не может «лежать на складе» — попытка оприходовать её приходной накладной либо будет запрещена, либо приведёт к ошибкам в отчётах по остаткам.
В «1С:Бухгалтерии» вид номенклатуры привязан к счетам учёта через правила (счета 41, 10, 43, 20 и другие). В «Управлении торговлей» вид определяет тип: товар, услуга, работа, набор. Перед созданием первой позиции стоит продумать список видов — потом массово переделывать их сложно.
Основные виды позиций
Покупается для перепродажи, учитывается на складе, участвует в расчёте себестоимости продаж
Списывается в производство или на затраты, не продаётся как самостоятельная позиция
Не имеет складских остатков, отражается только в суммовом учёте
Выпускается собственным производством, требует настройки спецификаций
Как создать карточку номенклатуры: пошагово
Создание позиции начинается с выбора правильной группы и вида. В типовых конфигурациях справочник находится в разделах «НСИ и администрирование», «Справочники» или «Покупки/Продажи» — пункт «Номенклатура». Кнопка «Создать» открывает форму нового элемента.
Минимально необходимые поля: наименование (как позиция будет отображаться в документах), вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС. Для товаров дополнительно заполняют артикул, производителя, при необходимости — штрихкод и страну происхождения (важно для деклараций и прослеживаемости).
После сохранения проверьте, как позиция ведёт себя в документе: создайте тестовый приход или реализацию и убедитесь, что подставились правильные счета, ставка налога и складской учёт. Это займёт пару минут, но убережёт от массовых исправлений.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и выберите подходящую группу
- 2Нажмите «Создать» и укажите вид номенклатуры (товар, услуга и т.д.)
- 3Заполните наименование, артикул, единицу измерения и ставку НДС
- 4Добавьте штрихкод, производителя и прочие реквизиты по необходимости
- 5Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе
Характеристики, серии и единицы измерения
Характеристики позволяют вести учёт в разрезе вариантов одного товара — размеров, цветов, объёмов — без создания отдельных карточек. Например, «Футболка» — одна позиция номенклатуры, а «размер M, цвет чёрный» — её характеристика. Остатки и продажи тогда анализируются по каждой вариации отдельно.
Серии нужны там, где важен учёт по партиям: сроки годности в пищевой торговле, номера партий в фарме, гарантийные партии в технике. Включение серий меняет поведение складских документов — программа начнёт требовать указания серии при каждом движении, поэтому включать их стоит только там, где это действительно нужно.
Единицы измерения задают базовую единицу хранения (штуки, килограммы, литры) и дополнительные упаковки с коэффициентами пересчёта — например, коробка = 20 штук. Ошибка в коэффициенте приводит к неверным остаткам, поэтому проверяйте пересчёт на тестовом документе до начала реальных приходов.
Цены, остатки и связь с документами
Цены в типовых конфигурациях хранятся не в карточке, а в регистре сведений и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Это позволяет вести историю изменения цен и несколько видов цен одновременно: закупочная, оптовая, розничная. В документах цена подставляется автоматически по выбранному виду цен.
Остатки формируются движениями документов: приходные накладные увеличивают остаток, реализации и списания уменьшают. Посмотреть текущие остатки можно через отчёты «Остатки товаров на складах», «Ведомость по товарам» и аналогичные. Если остаток по отчёту не сходится с фактическим, ищите непроведённые или ошибочные документы, а не правьте карточку номенклатуры.
Карточка номенклатуры связана с десятками объектов: документами, регистрами, печатными формами, обменами с сайтом и кассами. Перед удалением позиции проверьте наличие ссылок (стандартная функция «Поиск ссылок на объект») — удаление используемого элемента нарушит целостность учёта.
Типичные ошибки при работе с номенклатурой
Самая распространённая проблема — дубли: одна и та же позиция заведена несколько раз с незначительными отличиями в написании («Кирпич М-150», «Кирпич М150», «кирпич м-150»). Дубли размывают остатки, ломают аналитику продаж и мешают инвентаризации. Бороться с ними помогают единые правила наименования и регулярный поиск дублей штатными средствами.
Вторая группа ошибок — неверные учётные настройки: неправильный вид номенклатуры, ошибочная ставка НДС, отсутствующий признак прослеживаемости для импортных товаров. Такие ошибки всплывают поздно — при закрытии месяца или сдаче отчётности — и требуют исправления уже проведённых документов.
Третья типичная ситуация — изменение реквизитов «задним числом» без понимания последствий. Например, смена единицы измерения у позиции с остатками приведёт к тому, что старые документы и новые будут считаться в разных единицах.
Как проверить, что справочник настроен правильно
Проверка начинается с контрольного документа: создайте тестовый приход и реализацию по новой позиции, проведите и посмотрите движения. Счета учёта, ставка налога и склад должны соответствовать ожиданиям. После проверки тестовые документы можно удалить или пометить, если база рабочая — предварительно согласовав с бухгалтером.
Для массовой проверки используйте отчёты: «Остатки товаров» покажет позиции с отрицательными остатками (частый признак дублей или ошибок в документах), анализ продаж — позиции без движений, которые засоряют справочник. В «1С:Бухгалтерии» полезна проверка через «Экспресс-проверку ведения учёта».
Полезно раз в квартал проводить ревизию справочника: искать дубли, архивировать неиспользуемые позиции (пометкой на удаление или переносом в папку «Архив»), сверять ставки НДС с актуальными требованиями. Регулярная гигиена справочника дешевле, чем разбор накопившихся ошибок при отчётности.
Как проверить результат
Подставились правильные счета, НДС и склад, документ проводится без ошибок
Ошибки проведения, неверные счета или пустая ставка налога
Остатки положительные и сходятся с фактом
Отрицательные остатки или расхождения с реальным складом
Каждая реальная позиция заведена один раз
Несколько карточек одного товара с разными остатками
Частые вопросы о номенклатуре в 1С
Чем номенклатура отличается от товара?
Товар — это один из видов номенклатуры. Справочник «Номенклатура» шире: кроме товаров он включает материалы, услуги, работы, продукцию, наборы и оборудование. Все они хранятся в одном справочнике, но по-разному участвуют в учёте.
Можно ли изменить вид номенклатуры у позиции, по которой есть документы?
Технически — иногда да, но это рискованно: документы могли записать движения по старым правилам, и отчёты за прошлые периоды перестанут сходиться. Безопаснее создать новую позицию с правильным видом и перенести остатки документом оприходования/списания.
Как найти и убрать дубли номенклатуры?
Во многих конфигурациях есть штатная обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» — «Обслуживание»). Она находит похожие элементы и заменяет ссылки в документах на выбранную «правильную» карточку. Перед объединением обязательно сделайте резервную копию базы.
Обязательно ли заполнять штрихкод и артикул?
Нет, эти поля не обязательные, но артикул сильно упрощает поиск и сверку с прайсами поставщиков, а штрихкод нужен для работы со сканером, маркировкой и кассами. Если торгуете через розничные точки — штрихкод фактически обязателен.
Что делать, если по позиции отрицательный остаток?
Минус означает, что расход проведён раньше или больше, чем приход. Проверьте хронологию документов, наличие непроведённых приходных накладных и возможные дубли позиции. Исправлять нужно документы, а не карточку номенклатуры.
Можно ли загрузить номенклатуру из Excel?
Да, в типовых конфигурациях есть встроенная загрузка из табличного документа (обычно в форме списка справочника — «Загрузить данные из файла»). Перед массовой загрузкой проверьте соответствие колонок реквизитам и загрузите сначала небольшую тестовую партию.
Что важно запомнить
Номенклатура — главный справочник товаров, услуг и материалов в 1С. Правильно выбирайте вид позиции, единицы измерения и ставку НДС, проверяйте новые карточки тестовыми документами и регулярно очищайте справочник от дублей.