Номенклатура поставщика в 1С: назначение и настройка

Номенклатура поставщика — это отдельный справочник в конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP), в котором хранятся товары так, как их называет и кодирует контрагент. У поставщика один и тот же товар может называться иначе, иметь другой артикул и другую единицу измерения, чем в вашей базе. Справочник «Номенклатура поставщиков» связывает эти чужие данные с вашей собственной карточкой номенклатуры.

Практическая ценность справочника проявляется в трёх задачах: автоматическом распознавании товаров при загрузке прайсов и электронных документов (ЭДО), печати документов с наименованиями поставщика и контроле закупочных цен по каждому контрагенту. Без этого механизма каждый загруженный прайс пришлось бы сопоставлять вручную, а при обмене по ЭДО товары не находились бы автоматически.

Важно понимать: номенклатура поставщика не заменяет основной справочник «Номенклатура» и не участвует в складском учёте напрямую. Это вспомогательный слой-«переводчик» между языком поставщика и вашим учётом. Остатки, проводки и отчёты всегда строятся по вашей номенклатуре.

Чем номенклатура поставщика отличается от обычной номенклатуры

Основной справочник «Номенклатура» описывает товар так, как он учитывается у вас: наименование для внутренних документов и отчётов, артикул вашей компании, единица хранения остатков, ставка НДС, вид номенклатуры. Справочник «Номенклатура поставщиков» хранит «внешний взгляд» на тот же товар и всегда подчинён конкретному контрагенту.

Один и тот же товар может иметь несколько записей номенклатуры поставщика — по одной на каждого контрагента. Например, кабель, который у вас называется «Кабель ВВГнг 3х2,5», у одного поставщика числится как «ВВГнг(А)-LS 3×2.5 ГОСТ», а у другого — «Кабель силовой 3*2.5». Оба варианта будут отдельными элементами справочника, но оба сошлются на одну вашу карточку.

Зачем нужен этот справочник на практике

Первая задача — загрузка прайсов и каталогов. Когда вы получаете от поставщика файл Excel или выгрузку, обработка загрузки ищет каждую строку по артикулу или наименованию именно в номенклатуре поставщика. Если сопоставление уже настроено, товары подставляются в документы автоматически; если нет — система предлагает создать новые связи.

Вторая задача — электронный документооборот. При получении УПД или товарной накладной по ЭДО система пытается найти товары из файла в вашей базе. Поиск идёт по связке «контрагент + артикул/наименование из файла» именно через номенклатуру поставщика. Заполненный справочник превращает загрузку входящего документа из ручного сопоставления в операцию на пару кликов.

Третья задача — учёт цен и условий закупки. В типовых конфигурациях цены поставщика регистрируются документом «Регистрация цен поставщика» именно по номенклатуре поставщика. Это позволяет хранить разные цены одного товара у разных контрагентов и автоматически подставлять цену нужного поставщика в заказ.

Где найти справочник и как завести элемент

В 1С:Управление торговлей 11 и ERP справочник находится в разделе «Закупки» (или «НСИ и администрирование» → «Номенклатура») под названием «Номенклатура поставщиков». Быстрый путь — из карточки контрагента или из документа закупки: в табличной части документа есть колонка «Номенклатура поставщика», из которой можно создать элемент на месте.

Элемент справочника содержит несколько ключевых полей. Обязательные: владелец (контрагент) и наименование товара у поставщика. Дополнительно заполняются артикул поставщика, ваша номенклатура (связь), единица измерения поставщика и упаковка. Именно поле «Номенклатура» превращает запись из просто строки текста в рабочее сопоставление.

1. 1
   Откройте раздел «Закупки» → «Номенклатура поставщиков» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите контрагента-владельца в поле «Поставщик»
3. 3
   Введите наименование и артикул товара точно так, как они указаны в прайсе или каталоге поставщика
4. 4
   Выберите вашу карточку в поле «Номенклатура» — это создаст связь
5. 5
   При необходимости укажите единицу измерения и упаковку поставщика
6. 6
   Запишите элемент и проверьте, что он появился в списке по этому контрагенту

Создание из документа поступления

Если вы загружаете приходную накладную из файла или ЭДО, несопоставленные строки подсвечиваются. По кнопке сопоставления система предлагает либо подобрать существующую номенклатуру, либо создать новую карточку. После выбора связь сохраняется в справочнике автоматически — в следующий раз тот же товар этого поставщика распознается без вашего участия.

Настройка сопоставления при загрузке прайсов

Типовая обработка «Загрузка данных из табличного документа» или «Помощник загрузки прайсов» работает по простому принципу: сначала ищет строку по артикулу поставщика, затем — по наименованию. Найденные записи подставляются в документ, ненайденные собираются в список для ручной обработки. Чем аккуратнее заполнены артикулы в справочнике, тем выше процент автоматического распознавания.

Практическая рекомендация — заполнять артикул поставщика без изменений, включая пробелы, дефисы и регистр, если поставщик использует их в выгрузках. Многие обработки сравнивают строки посимвольно, и «ABC-123» не совпадёт с «ABC123». Если поставщик периодически меняет артикулы, старые записи лучше не удалять, а помечать на удаление или оставлять без связи — это сохранит историю документов.

Использование в документах и ЭДО

В документах закупки (заказ поставщику, поступление товаров) колонка «Номенклатура поставщика» может быть скрыта настройками вида документа. Если вы работаете с ЭДО, включите её: вы увидите, какие строки сопоставлены, а какие требуют внимания. В печатных формах для поставщика (например, в заказе) можно выводить наименования и артикулы именно в его терминах — это снижает количество ошибок комплектации на стороне контрагента.

При получении электронных документов механизм сопоставления работает автоматически: система берёт артикул и наименование из файла, ищет их в номенклатуре поставщика по отправителю и подставляет вашу номенклатуру в создаваемый документ поступления. Если товар новый, будет предложено создать и карточку номенклатуры, и запись сопоставления одновременно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Загрузка прайса

Норма

Большинство строк распознаны и подставлены автоматически

Тревожный признак

Каждая строка требует ручного выбора номенклатуры

Входящий документ по ЭДО

Норма

Товары найдены, в документе заполнена колонка «Номенклатура»

Тревожный признак

Строки помечены как несопоставленные

Заказ поставщику

Норма

Цена подставляется из регистрации цен поставщика

Тревожный признак

Цены пустые или берутся из другого источника

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — создание дублей. Пользователь не находит существующую запись (например, из-за другого написания артикула) и создаёт новую. В результате один товар поставщика имеет две записи, и загрузка начинает вести себя непредсказуемо. Перед созданием нового элемента отбирайте список по контрагенту и ищите по части наименования.

Вторая ошибка — привязка записи не к той карточке номенклатуры. Например, товар «Краска белая 10 л» связан с карточкой «Краска белая 3 л». Цена поставщика при этом регистрируется корректно, но в поступлении подставится неверная фасовка, и складской учёт исказится. Проверяйте единицу измерения и упаковку в обеих карточках.

Когда справочник можно не вести

Если у вас один-два поставщика с небольшим ассортиментом и вы не используете ЭДО и загрузку прайсов, ведение номенклатуры поставщика может не окупиться трудозатратами. Документы поступления в этом случае проще заполнять подбором по своей номенклатуре. Однако при росте числа контрагентов и переходе на электронный документооборот справочник становится практически обязательным — без него автоматизация закупок не работает.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Поставщиков много, прайсы приходят регулярноВедите номенклатуру поставщиков и заполняйте артикулы точно по выгрузкам

Используется ЭДО с поставщикамиСопоставляйте товары при первом входящем документе — дальше распознавание будет автоматическим

Один поставщик, ассортимент до пары десятков позицийМожно обойтись без справочника и заполнять документы вручную

Нужны разные цены одного товара у разных поставщиковИспользуйте справочник вместе с документом «Регистрация цен поставщика»

Частые вопросы

Может ли один товар иметь несколько записей номенклатуры поставщика?

Да, и это нормально. Каждый поставщик называет и кодирует товар по-своему, поэтому одна ваша карточка номенклатуры может быть связана с записями нескольких контрагентов. Ограничение действует внутри одного поставщика: у него не должно быть двух активных записей с одинаковым артикулом, ссылающихся на разные ваши карточки.

Что будет, если не заполнять поле «Номенклатура» в записи поставщика?

Запись сохранится, но сопоставления не произойдёт: при загрузке прайсов и документов ЭДО система не сможет автоматически подставить вашу карточку. Такие «висячие» записи имеет смысл держать только как временные — до момента, когда вы решите, к какой карточке их привязать.

Участвует ли номенклатура поставщика в складском учёте и отчётах?

Нет. Все движения по регистрам, остатки на складах и аналитические отчёты строятся только по вашему справочнику «Номенклатура». Записи поставщика влияют лишь на заполнение закупочных документов, регистрацию цен и печатные формы для контрагента.

Как массово загрузить номенклатуру поставщика из файла?

Используйте типовую обработку загрузки данных из табличного документа: укажите контрагента-владельца, сопоставьте колонки файла с полями наименования, артикула и вашей номенклатуры. Перед загрузкой в рабочую базу проверьте результат на небольшом фрагменте файла — ошибки в сопоставлении колонок создадут сотни некорректных записей.

Поставщик изменил артикулы в новом прайсе. Что делать со старыми записями?

Не удаляйте старые записи, если по ним есть проведённые документы — иначе в документах останутся битые ссылки. Создайте новые элементы с актуальными артикулами и привяжите их к тем же карточкам номенклатуры. Старые записи можно пометить на удаление после проверки отсутствия ссылок или оставить для истории.