Что означает номенклатура в 1С и как с ней работать

Номенклатура в 1С — это центральный справочник, в котором хранится перечень всего, с чем работает компания: товаров, материалов, услуг, работ, готовой продукции. Каждая позиция номенклатуры — это отдельная карточка с набором реквизитов: наименованием, видом, единицей измерения, ставкой НДС, артикулом и другими параметрами. Именно ссылки на элементы этого справочника используются во всех документах — поступлениях, реализациях, счетах, списаниях и производственных операциях.

Важно понимать: номенклатура — это не складские остатки и не цены. Справочник хранит только описание позиции, а количество и стоимость учитываются в регистрах и документах. Один и тот же элемент номенклатуры может присутствовать на разных складах и иметь разные цены в разных типах цен, но карточка остаётся одной.

Корректно построенный справочник номенклатуры определяет качество всего учёта: от него зависят правильность отчётов по продажам, расчёт себестоимости, заполнение печатных форм и обмен данными с сайтом или маркетплейсами. Ошибки на этапе заведения позиций — дубли, неверные виды номенклатуры, перепутанные единицы измерения — потом приходится исправлять дорого и болезненно.

Что такое номенклатура и где она находится

В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия) справочник называется «Номенклатура» и находится в разделах «НСИ и администрирование», «Справочники» или «Номенклатура и склад» — в зависимости от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии путь обычно такой: «Справочники» → «Номенклатура».

С технической точки зрения номенклатура — это иерархический справочник: позиции можно группировать по папкам (группам), например «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги». Группировка облегчает поиск и настройку отчётов, но на движения по регистрам папки не влияют.

Термин пришёл из классического учёта: «номенклатура» в широком смысле — это перечень наименований продукции, товаров или работ, принятый в организации. В 1С это понятие оформлено в виде объекта конфигурации со стандартным набором полей и возможностью расширения дополнительными реквизитами.

Какие виды номенклатуры бывают

Реквизит «Вид номенклатуры» определяет, как система будет учитывать позицию: вести ли складской учёт, участвует ли она в расчёте себестоимости, какие счета учёта подставлять в документы. В разных конфигурациях набор видов отличается, но базовая логика общая.

Выбор вида — не формальность. Если завести услугу как товар, программа будет требовать склад при продаже и показывать фиктивные остатки в отчётах. Если материал завести как услугу, он не попадёт в спецификации и не спишется в производство корректно.

Основные реквизиты карточки номенклатуры

Стандартная карточка содержит десятки полей, но критичны для учёта несколько. Наименование — рабочее название позиции, по которому идёт поиск. Полное наименование и наименование для печати выводятся в документах и печатных формах — именно их видит контрагент в счёте или накладной.

Артикул — внутренний код позиции, удобный для поиска и обмена с поставщиками. Единица измерения (штуки, килограммы, метры, упаковки) определяет количественный учёт. Ставка НДС подставляется в документы продажи и влияет на налоговые регистры и декларацию. Ошибка в этом поле напрямую бьёт по отчётности.

В торговых конфигурациях добавляются вес, объём, штрихкоды, производитель, торговая марка, ставки для маркированных товаров. Если штатных полей не хватает, используются дополнительные реквизиты и сведения — они настраиваются без изменения конфигурации через «Администрирование» → «Общие настройки» → «Дополнительные реквизиты и сведения».

Характеристики и серии: когда одной карточки мало

Частая ситуация: футболка одной модели существует в пяти размерах и трёх цветах. Заводить 15 отдельных карточек — путь к хаосу в справочнике. Для этого в 1С предусмотрены характеристики номенклатуры: одна карточка-«родитель», а размеры и цвета оформляются как её характеристики. Остатки и продажи учитываются по каждой характеристике отдельно.

Характеристики включаются в настройках вида номенклатуры, причём можно задать общий список характеристик на весь вид или индивидуальный для каждой позиции. Это удобно для одежды, обуви, кабельной продукции, металлопроката.

Серии решают другую задачу — учёт партий с конкретными сроками годности, номерами ГТД или серийными номерами. Серии обязательны для маркированных товаров и скоропортящейся продукции. В отличие от характеристик, серии обычно не влияют на аналитику продаж, а нужны для прослеживаемости и списания по срокам годности.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Позиция отличается размером, цветом или фасовкой, но это один товарИспользуйте одну карточку с характеристиками

Нужно контролировать сроки годности или серийные номераВключите учёт по сериям в виде номенклатуры

Позиции продаются по-разному, с разными ценами и поставщикамиЗаводите отдельные карточки номенклатуры

Набор продаётся как единое целое, но списывается по составляющимНастройте вариант комплектации в карточке набора

Как завести новую позицию номенклатуры

Порядок действий в типовой конфигурации одинаков по логике, отличаются только названия кнопок. Сначала убедитесь, что такой позиции ещё нет: используйте поиск по наименованию, артикулу и штрихкоду. Дубли — главная проблема справочников: они разрывают аналитику продаж и остатки на две карточки.

Затем создайте элемент, выберите правильный вид номенклатуры, заполните обязательные реквизиты и проверьте ставку НДС. Если позиция требует характеристик или серий — настройте их сразу, до появления документов: после начала движений по регистрам изменить схему учёта сложнее.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и выполните поиск по наименованию, артикулу и штрихкоду — исключите дубль
2. 2
   Создайте новый элемент и выберите корректный вид номенклатуры (товар, материал, услуга)
3. 3
   Заполните наименование, наименование для печати, артикул и единицу измерения
4. 4
   Проверьте ставку НДС и счета учёта, если они задаются в карточке
5. 5
   При необходимости включите характеристики или серии и заполните их
6. 6
   Сохраните карточку и проверьте позицию в тестовом документе поступления или реализации

Цены, остатки и документы: что карточка не хранит

Ключевое ограничение, которое путает новичков: в карточке номенклатуры нет ни остатков, ни закупочных цен. Остатки хранятся в регистрах накопления и смотрятся через отчёты «Остатки товаров на складах», «Ведомость по товарам». Цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» по типам цен (закупочная, оптовая, розничная) и тоже хранятся в регистре сведений.

Это сделано намеренно: одна позиция может лежать на нескольких складах и продаваться по разным ценам разным категориям клиентов. Карточка остаётся стабильным «паспортом» позиции, а изменяемые данные живут отдельно и имеют историю.

Поэтому проверять корректность заведённой позиции нужно не только открытием карточки, но и движениями: проведите тестовое поступление, посмотрите проводки и отчёт по остаткам, затем реализацию и отчёт по продажам. Так вы убедитесь, что вид номенклатуры и счета учёта настроены верно, до того как по позиции пойдут реальные операции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах» после тестового поступления

Норма

Позиция видна с нужным количеством и складом

Тревожный признак

Позиции нет или появились остатки у услуги — неверный вид номенклатуры

Проводки документа реализации

Норма

Счета учёта и НДС соответствуют учётной политике

Тревожный признак

Подставились неверные счета или ставка НДС

Поиск по штрихкоду и артикулу

Норма

Находится ровно одна карточка

Тревожный признак

Несколько дублей с одинаковым штрихкодом

Типичные ошибки при работе с номенклатурой

Большинство проблем со справочником возникает не из-за сложности программы, а из-за отсутствия регламента: кто заводит позиции, по каким правилам называет, кто проверяет дубли. В небольшой компании достаточно назначить одного ответственного и короткую инструкцию на одну страницу.

Отдельно предупредим про пометку на удаление. Пометить позицию можно, но физически она удалится только при отсутствии ссылок из документов. Если по позиции есть движения, правильнее не удалять её, а снять с продажи или переместить в архивную папку — иначе отчёты за прошлые периоды потеряют расшифровку.

Массовая загрузка и обновление позиций

Когда позиций сотни или тысячи, ручное заведение неприемлемо. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (в УТ и ERP — через «НСИ и администрирование»), которая принимает Excel или CSV: сопоставляете колонки файла с реквизитами справочника и загружаете пакетом.

Перед массовой загрузкой обязательно сделайте копию базы и прогоните файл на небольшой выборке из 10–20 строк. Проверьте, что программа нашла существующие позиции по ключевым полям (артикул, штрихкод) и обновила их, а не создала дубли. После загрузки сверьте итоговое количество новых элементов с ожидаемым.

Удобный контроль дублей — отчёт или обработка поиска дублей по наименованию и артикулу, запускаемая раз в месяц. В большинстве баз, где справочник ведут несколько сотрудников, дубли появляются регулярно, и дешевле находить их планово, чем сливать карточки перед годовой отчётностью.

Частые вопросы

Чем номенклатура отличается от товара?

Товар — один из видов номенклатуры. Номенклатура — общий справочник, куда входят также материалы, услуги, работы и готовая продукция. То есть каждый товар является номенклатурой, но не каждая позиция номенклатуры — товар.

Где в карточке номенклатуры посмотреть остаток и цену?

Нигде: карточка хранит только описание позиции. Остатки смотрятся в отчётах «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам», цены — в документе «Установка цен номенклатуры» и отчётах по ценам. В некоторых конфигурациях текущие остатки и цены выводятся на форме карточки как справочная информация, но хранятся в регистрах.

Можно ли объединить две карточки-дубля в одну?

Да, для этого существуют обработки поиска и объединения дублей (в ряде конфигураций — встроенная обработка «Поиск и удаление дублей»). Она заменяет ссылки на дубль во всех документах ссылкой на основную карточку. Перед объединением сделайте резервную копию и проверьте, что у объединяемых позиций совпадают вид номенклатуры и единицы измерения.

Что делать, если нужно изменить единицу измерения у позиции с движениями?

Прямое изменение базовой единицы после движений опасно: количество в старых документах перестанет корректно интерпретироваться. Безопасные варианты — добавить упаковку с нужным коэффициентом пересчёта или завести новую карточку с правильной единицей и списать остатки со старой.

Обязательно ли заполнять артикул и штрихкод?

Формально — нет, программа проведёт документы и без них. Практически — крайне желательно: артикул упрощает поиск и обмен с поставщиками, штрихкод нужен для сканеров и маркетплейсов. Позиции без идентификаторов сложнее контролировать на дубли.

Как закрыть позицию от продажи, не удаляя её?

Используйте механизм, предусмотренный конфигурацией: в УТ и ERP это статусы или запрет в соглашениях с клиентами, в простых случаях — перемещение в служебную папку «Архив» и исключение из подбора. Пометка на удаление для этой цели не подходит, если по позиции были движения.